基本機能のみでも十分価値がある。
「便利すぎて昔に戻れない」という社内利用者の言葉が象徴的だった

1.導入前の課題

週1回精算のため、手続きに追われる曜日があった Excelを使う紙ベースの申請では経過が共有できない

「ハーモス経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

出張精算は国内・海外ともExcelを利用して紙ベースで出力していました。ただ、せっかく記入してもらっても経理ソフトへ入力するのは経理スタッフの仕事で、件数が重なると時間がかかります。経費精算は週1回、月曜までに申請されたものを火曜に入力し、水曜に振り込むスケジュール。「毎週火曜は入力の日」というプレッシャーがずっとありました。

また、申請書類がどこまで回覧され誰が承認しているか、問い合わせがあるたび経理スタッフが聞いて回るのも手間でした。これでは将来、対応できなくなると思い、業務拡大や増員が見込まれていた2013年から経費精算システムの導入を考え始めました。

2.選定の理由

決め手は、クラウド化、駅すぱあと、コンプライアンス、振替仕訳 基本機能と付属のオプションだけで理想の形を構築できた

「ハーモス経費」を採用いただいた理由は何ですか

理由は4つあります。１つ目はクラウド化できること。出先から「ハーモス経費」に直接入力できるのは外出の多いスタッフにとってありがたい機能です。2つ目は「駅すぱあと」との連動で、ルート確認の手間が大幅に減り助かっています。3つ目はコンプライアンス。承認フローを自由に設定可能で承認ログが残るため、本社が要求する内部統制にも対応できます。4つ目はオプションの振替伝票。売上や原価計上などに使う振替伝票も「ハーモス経費」で処理するようにしたので、すべての会計伝票の作成を「ハーモス経費」システムに一元化することができました。

カスタマイズは特にしていないです。基本機能と付属のオプションを使い、初期導入費用はあまりかかっていません。これだけで私たちにとっては充分な機能が揃っています。

3.導入の効果

締切に追われる経理スタッフを負担から解放してくれた 今後の業務拡大にも対応できる安心感がある

導入後はどんなところが改善されましたか

以前は火曜と月次決算が重なると大変な作業量になり、経理スタッフに負担がかかっていましたが、「ハーモス経費」導入後は送金締切までのピリピリした緊張が解けて経理スタッフの作業負担を減らすことができました。残業は目に見えて減っています。

映像制作やマネジメントを始めて経費処理の種類は多岐にわたり、日々増えています。でも「ハーモス経費」なら大丈夫という安心感があります。スタッフの中には「便利すぎて昔に戻れない」と話してくれましたが、それが実感です。今後は請求処理業務でもハーモス経費の請求書発行機能を導入しようと準備中です。