きめ細やかな対応でスムーズにクラウド版に移行
請求書データから明細を簡単に取り込めて起票が楽に
他社製品と比較し、安価で機能の良さをあらためて実感

1.「ハーモス経費」利用のメリット

画像添付機能のおかげで在宅勤務時も精算が進められた
クラウド版への移行で電子帳簿保存法対応の内部統制が簡単に

「ハーモス経費」はどのような点でメリットを感じましたか？

2011年にSAPの導入に合わせて「ハーモス経費」を導入しました。申請者が「ハーモス経費」に入力し、プリントアウトした精算書に領収書などの証票を添付して経理に提出。経理が内容を確認し、精算書のバーコードを読み取って承認作業を行っています。件数でいうと支払請求書が一番多く、ほかには旅費交通費やMRの駐車場代・ガソリン代などの経費が多いですね。経費精算のデータが蓄積され、データ管理もしやすい点が気に入っています。

またコロナ禍で導入が進んだ在宅勤務にも役に立っています。精算の際に証票の画像を添付すれば原本は後日提出でもOKとしたことで、証票提出のために出社する必要がなくなりました。「ハーモス経費」の画像添付機能がなかったら、大変な状況になっていたと思います。
ただ弊社のシステムの事情で社外からはアクセスしづらいという課題を抱えており、電子帳簿保存法の改正も見据えて、21年9月にオンプレミス版からクラウド版に移行しました。

2.選定の理由

他社製品と比較し、機能面の充実ぶりに気づいた
早くてきめ細やかなサポートで移行も予定通り進められた

「ハーモス経費」のクラウド版を選んだ理由は何ですか？

「ハーモス経費」のクラウド版を含めて4社の製品を比較しましたが、他社製品は高機能でも費用が高額であったり、「ハーモス経費」とほとんど機能が変わらないのに高かったりしましたね。一方で「ハーモス経費」のクラウド版を使ってみると、スマートフォンアプリからもスムーズに利用でき、精算時にデータ添付もしやすく、画面もより見やすくなっていました。他社製品と比較してみて初めて、欲しかった機能がそろっていたことに気づきました。操作もしやすく、費用も安い。そのうえデータ移行の手間もかからないので、クラウド版で「ハーモス経費」を使い続けることにしました。

実際の移行までにオンラインサポートのチャットを使ってたくさん質問をしたのですが、ほとんど当日中に返信があり、レスポンスが早くて驚きましたね。移行時もデータの提出がギリギリになってしまったのですが、迅速に対応してくれたおかげで予定通り切り替えできました。きめ細やかな対応でとても助かりました。

3.クラウド版の導入効果

伝票起票時に請求書データから明細を一気に取り込めて楽
改正電子帳簿保存法の電子取引に則った運用も開始できた

クラウド版ではどのような機能が役に立っていますか？

CSVもしくはExcelデータを使って、支払依頼伝票を簡単に起票できます。一枚の請求書の中に部門や内訳が複数記載されていても一気に取り込めるため、入力がとても楽になりました。また操作画面もより直感的に使えるようになりました。例えば検索ウインドウを開かなくても、入力部分に文字を途中まで入れようとすると候補が自動で表示されるため、スムーズに作業ができて便利です。

クラウド版への切り替えに合わせて「駅すぱあと」連携、法人カード連携も利用を始めました。社員からは「駅すぱあと」を使うことで金額や経路の入力が不要になり、バスにも対応できるようになって便利になったと聞いています。経理としても旅費交通費の明細の正当性が一目でわかり助かっています。法人カードを利用した際の経費精算については従来通り紙の明細の利用も認めていますが、データ連携の場合は金額の打ち間違いの可能性がないため、私たちも安心してチェックできます。

また電子帳簿保存法対応（電子取引）機能が使えるようになったことで、これまでPDFで受け取りプリントアウトしていた領収書や請求書をデータのまま処理できるようになって、手間がかなり省けました。今後は社員の「ハーモス経費」スマートフォンアプリとAI-OCRの利用開始、紙での領収書や請求書の提出廃止など、申請者の負担を減らすために業務効率化の取り組みを続けていきたいと思います。