学校法人中国学園が「ハーモス経費」を導入。業務効率化と研究費の”見える化”で、DX推進の第一歩に

学校法人中国学園様（本部：岡山県岡山市）に、経費精算システム「ハーモス経費」を導入いただきました。これまで紙や現金を前提としていた精算業務を見直し、研究費を含む予算管理の効率化と、教員が自ら予算を管理できる環境づくりに取り組まれています。

導入の背景

紙・小口現金からの脱却と、研究費予算管理

導入前の経費精算は、紙の伝票や現金精算、手入力が中心でした。大きな不便はなく「困り事がないのが困り事」という状況でしたが、デジタル化の流れや業務効率化の意識改革への必要性を踏まえ、紙や小口現金からの脱却を進めることとなりました。

さらに背景には、学校会計ならではの「研究費の予算管理」という目的がありました。
研究費は学部やプロジェクト単位、教員単位で細分化されるため「誰が・何に・どれだけ使ったのか」を正確に把握すると同時に、柔軟な予算調整を可能にする仕組みは不可欠でした。

また、従来は経理課が一括管理し、教員が都度問い合わせる運用となっていました。
「教員自身の裁量で予算を管理し、研究活動に集中できる環境を整えたい」─こうした思いを実現するためにも、システム導入が検討されました。

今回の導入は、教員を含む法人全体のDX推進に向けた「第一歩」としても位置づけられ、意識改革と効率化の両立に取り組まれています。

導入後の期待効果

経費精算の手間を削減。領収書は撮るだけで自動保存され、提出漏れも防止

これまでは「買い物をし、領収書を提出すれば現金が戻ってくる」という従来型の運用でした。ハーモス経費の導入により、小口現金中心の運用を見直し、精算業務の効率化を実現されています。

特に好評いただいているのが、スマホアプリと領収書AI-OCRによる仕組みです。領収書をスマホアプリで撮影すると同時にクラウドへ自動アップロードされるため、入力漏れや提出忘れを防止。さらに領収書AI-OCRが日付や金額など申請に必要な情報を読み取り自動転記し、そのまま申請まで完了できます。精算漏れや手間を減らせる点に大きなメリットを感じていただいています。

柔軟な予算管理機能で、教員が自ら研究費を管理

導入の決め手となったのは、柔軟性の高い予算管理機能です。
ハーモス経費では、学部単位や教員単位で研究予算を配分・付け替えでき、さらに予算マスターのメモ機能を活用することで、付け替えの履歴を残すことも可能です。

「誰が・何に・どれだけ使ったのか」という情報はデータとして出力でき、予算残高もシステム上で簡単に確認できます。これにより、経理部門は効率的かつ透明性の高い管理を実現し、教員も自身の研究費をスムーズに把握できるようになりました。

「予算の見える化」が進むことで、教員は経理に都度問い合わせる必要がなくなり、自分の裁量で予算を運用可能に。結果として研究活動に一層集中できる環境に繋がると好評いただいています。

ハーモス経費の予算管理機能を紹介

ハーモス経費の「予算管理機能」は、部門や教員、プロジェクトなどセグメントごとの予算状況を可視化し、管理を効率化できる機能です。セグメントごとに予算を設定でき、残高の確認や予算実績の比較表も簡単に出力することが可能です。経理部門は効率的で透明性のある予算管理を実現できると同時に、利用者も予算状況を把握しやすくなります。

今後の活用

今後は法人カードとの連携を進め、細かな経費精算の手間をさらに軽減する予定です。これにより、研究や教育活動に一層専念できる環境を構築していかれる見込みです。

ハーモス経費の導入は、単なる業務効率化にとどまらず、「これだけラクになる」という体験を通じて意識を変え、法人全体のDXを後押しする取り組みとしても期待されています。

学校法人中国学園様について

学校法人中国学園は、「自律創世」を教育理念に掲げ、岡山県岡山市を拠点に教育・研究と地域貢献を両立する総合学園です。1962年に「中国女子短期大学」として創立され、2002年には中国学園大学を開設。現在は現代生活学部・子ども学部・国際教養学部に加え、2つの大学院が設置され、専門性と実践力を兼ね備えた人材育成を目指しています。

設立	1962年（学校法人としての創立）、2002年に大学を開設
代表者	理事長 中島 義雄
所在地	岡山県岡山市北区庭瀬83番地
事業内容	大学・短期大学の運営、教育・研究・地域連携活動
コーポレートサイト	https://www.cjc.ac.jp/