経費精算を自動化するには？自動化できる業務・方法とシステム活用のポイントを解説

経費精算で自動化・効率化しやすい業務一覧

※自動化・支援できる範囲は、利用するシステムや設定内容によって異なります。

このように、定型的な入力やデータ照合、明確な条件に基づくルールチェックは自動化・システムによる支援と相性がよい一方、支出の背景や例外事情を踏まえた判断には人の関与が重要です。

経費精算の自動化では、「すべてを人からAIやシステムへ置き換える」のではなく、業務ごとにシステムと人の役割を整理することがポイントとなります。

領収書や利用明細からの手入力が発生する

紙の領収書やレシートから、日付・金額・支払先・利用目的などを申請フォームへ転記する作業は、申請者にとって負担となります。

入力に手間がかかるほど申請を後回しにしやすくなり、転記ミスや領収書の紛失につながる可能性もあります。

申請内容と証憑の確認に時間がかかる

承認者や経理担当者は、申請データと領収書原本または画像を突き合わせ、日付や金額、発行元などに相違がないか確認します。

申請件数が増えるほど、こうした確認作業の負担も大きくなります。

社内規程との照合に手間がかかる

「役職ごとの宿泊費上限を超えていないか」「必要な事前申請が行われているか」「必要項目が入力されているか」など、社内規程との照合も必要です。

Excelや紙を中心とした運用では、承認者や経理担当者が規程を確認しながら個別に判断する場面が増えます。

不備・例外対応や差し戻しが発生する

入力漏れ、金額の誤り、領収書の不鮮明さ、規程違反などがあると、申請者への確認や差し戻しが発生します。

申請者・承認者・経理担当者の間を何度も往復することで、処理全体が滞りやすくなります。

仕訳作成・会計システムへの連携作業が残る

承認後には、必要に応じて経理部門で内容を確認・確定し、勘定科目や税区分を反映した仕訳データを作成します。

経費精算システムと会計システムが十分に連携していなければ、CSV加工や会計システムへの再入力といった作業も発生します。

① AI-OCRで領収書入力を効率化する

AI-OCRを活用すると、スマートフォン等で撮影した領収書やレシートから、日付・金額・発行元などの情報を読み取り、申請データへ反映できます。
製品によっては、消費税額や適格請求書発行事業者登録番号（T番号）などにも対応しています。
ゼロから手入力する項目を減らすことで、入力負担や転記ミスのリスクを軽減できます。

AI-OCRを活用した経費精算の仕組みや、従来のOCRとの違い、導入するメリット・選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：経費精算を効率化するOCR（AI-OCR）とは？仕組み・メリット・選び方を解説

② 法人カード・交通系ICカード等の利用データを連携する

対応する経費精算システムでは、法人カードや交通系ICカードの利用データを取り込み、申請作成を支援できます。
利用日・金額・乗車区間などを利用履歴から反映できれば、手入力を減らし、入力ミスや申請内容の誤りを抑えやすくなります。

Suicaなどの交通系ICカードを使った経費精算の方法や、利用履歴の取り込み、私用・物販利用、定期区間との重複などの注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：経費精算でSuicaを使うには？利用履歴・領収書の扱いや交通費精算を効率化する方法を解説

③ 申請内容や重複を自動チェックする

過去の申請データや証憑情報と照合し、同一・類似する申請の可能性を検知してアラートを表示する機能があります。

人の目だけですべての過去申請と照合するのではなく、確認が必要な申請をシステムが示すことで、二重申請の確認負担を軽減できます。

④ 社内規程をシステムに設定してチェックする

金額上限、必須入力項目、事前申請の有無などをシステムに設定し、条件に応じて警告や申請制御を行う方法です。

「人が規程を覚えて毎回確認する」運用から、規程をシステムへ組み込み、申請段階で確認しやすくする運用へ転換できます。

⑤ 承認ルートへの回付を自動化する

申請者の所属、申請内容、金額などに応じて、あらかじめ設定した承認ルートへ自動で回付します。
ここで自動化されるのは「承認する行為」ではなく、誰に承認を依頼するかというルート判定・回付です。支出の妥当性を確認し、承認・否認を判断する役割は承認者に残ります。

⑥ 仕訳データの作成を効率化する

申請内容とあらかじめ設定した勘定科目・税区分等のルールをもとに、会計システムへ連携する仕訳データを作成できる製品があります。

経理担当者がすべての伝票についてゼロから仕訳を入力する負担を減らせます。

⑦ 会計システムとのデータ連携を自動化・効率化する

確定した申請データから作成した仕訳データを、利用している会計システムの取込形式に合わせて出力・連携します。

これにより、CSVの手加工や会計システムへの再入力を減らし、経理部門の後工程を効率化できます。

AI・システムが得意なのは定型化・ルール化できる業務

AIやシステムで支援しやすいのは、たとえば以下のような処理です。

• 領収書画像からの文字読み取り
• T番号とデータベースとの照合
• 過去データとの重複候補の検知
• 設定された金額上限や必須項目のチェック
• 条件に応じた承認ルートへの回付
• 仕訳ルールに基づくデータ作成・出力

特に、「条件が明確」「同じ処理を大量に繰り返す」といった業務は、自動化との相性がよい領域です。

人による確認・判断を残した方がよい業務

一方で、次のような業務では個別の事情や背景を踏まえた判断が必要です。

• 支出が本当に業務上必要だったか
• 規程を超過した支出に合理的な理由があるか
• 不鮮明な証憑や読み取り結果をどう扱うか
• 不正・不審な利用が疑われる場合に追加確認が必要か
• 想定していなかった例外を会社として認めるか

システムは「設定された条件に合致しているか」をチェックできますが、「なぜその支出が必要だったのか」「今回だけ例外として認めるべき事情があるか」といった背景まで含めた判断は、人が担う余地が残ります。

「100％自動化」ではなく、人とシステムの役割分担を設計する

経費精算の自動化で目指したいのは、人の仕事をなくすことそのものではありません。
定型的な入力・照合・ルールチェック・データ作成をシステムへ任せ、人は例外対応や妥当性確認など、より判断が必要な業務へ集中する。こうした役割分担を設計することで、業務効率化と内部統制の両立につなげやすくなります。

① 申請者の入力負担を軽減できる

AI-OCRやカード・ICカード連携などを活用することで、申請者が手入力する項目を減らせます。
スマートフォン等から申請しやすい環境を整えることで、経費発生後の早い段階で申請する運用にもつなげやすくなります。

② 承認者・経理担当者の確認作業を減らせる

申請データと証憑の紐付け、T番号照合、重複候補の検知、規程チェックなどをシステムで支援することで、人が確認すべき対象を絞り込みやすくなります。

③ 入力ミスや確認漏れを防ぎやすくなる

手作業による転記を減らし、必須項目チェックや各種アラートを活用することで、入力ミスや確認漏れのリスクを抑えやすくなります。

④ 差し戻しや問い合わせを減らしやすくなる

申請段階で入力漏れや規程違反を把握できれば、不備を含んだ申請がそのまま後工程へ進むケースを減らせます。結果として、差し戻しや経理への問い合わせ削減につながります。

⑤ 月末・月初に集中する経理業務を効率化できる

入力・申請から仕訳・会計連携までの手作業を減らすことで、月末・月初に集中する経理処理の負担を軽減できます。また、経費発生後に申請しやすい運用を整えることは、申請の月末集中を抑えるうえでも有効です。

⑥ 経費精算ルールを統一し、内部統制を強化しやすくなる

社内規程をシステムの条件として設定することで、承認者ごとの確認基準のばらつきを抑えやすくなります。また、申請・承認・証憑などの情報を一元的に記録・参照できる環境は、内部統制や監査対応の基盤としても役立ちます。

自動化そのものを目的にしない

「AIを導入する」「できるだけ多くの工程を自動化する」こと自体を目的にすると、本来解決したかった業務課題が曖昧になる可能性があります。

まずは、「何に時間がかかっているのか」「どのミスや差し戻しを減らしたいのか」を整理することが重要です。

現在の業務フローとボトルネックを整理する

入力、承認、確認、例外対応、会計連携など、現在の経費精算フローを書き出し、どこに最も負担が集中しているかを確認します。

「入力」「確認」「判断」「後工程」などに分解すると、自動化すべきポイントを整理しやすくなります。

「どこから自動化するか」の優先順位を定める

すべてを一度に変えるのではなく、件数が多い・定型化しやすい・手作業時間が長い工程から優先するのも一つの方法です。
たとえば、

• 入力件数が多い → AI-OCR・カード・ICカード連携
• 不備・差し戻しが多い → 入力制御・規程チェック
• 照合作業が多い → T番号照合・重複チェック
• 会計転記が多い → 仕訳データ作成・会計システム連携

というように、自社が抱えるボトルネック（課題）と、それを解決する機能を対応させて優先順位を整理するとスムーズです。課題別の優先的な導入例と期待できる効果は以下の通りです。

AIやシステム処理を過信しない

AI-OCRの読み取り結果は、画像の状態や帳票の種類などによって誤認識が生じる可能性があります。
また、システムによる警告やチェックも、設定した条件を前提として動作します。自社のリスクや運用に応じて、どの段階で人が確認するかをあらかじめ決めておくことが重要です。

社内規程とシステム設定を一致させる

経費精算規程を変更したにもかかわらず、システム上の上限金額や承認条件が以前のままでは、ルールと運用にずれが生じます。

規程変更に応じてシステム設定も定期的に見直し、実際のルールとの整合性を保つことが重要です。

① 自社が自動化したい業務に対応しているか

まず、自社のボトルネックとなっている入力・確認・承認・仕訳・会計連携などの工程を改善できる機能があるか確認します。

機能数の多さではなく、自社が減らしたい手作業に直接効くかという視点が重要です。

② OCRだけでなく、読み取り後の確認まで効率化できるか

OCRの読み取り性能だけでなく、T番号照合、重複候補の検知、規程チェックなど、データ化した後の確認作業まで支援できるか確認します。

③ 社内規程や承認フローを柔軟に設定できるか

自社の金額上限、必須入力条件、申請内容や部門に応じた承認ルートなどを設定・維持できるか確認します。

システムに業務を無理に合わせるのではなく、現在の運用との適合性も比較しましょう。

④ 例外処理を運用へ組み込めるか

領収書紛失、期限超過、規程外支出など、実務では例外が発生します。
理由や補足情報の入力、追加承認など、自社が必要とする例外処理をどこまでシステム上で運用できるか確認することが重要です。

⑤ 会計システムやカード等と連携できるか

現在利用している会計システムへの仕訳データ出力や、法人カード・交通系ICカードなどとの連携可否を確認します。

申請入力だけでなく、経理の後工程まで含めて評価しましょう。

⑥ 法制度への対応範囲を確認する

電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引データ保存への対応や、インボイス制度に関するT番号確認支援など、必要な法制度対応を確認します。

ただし、システムを導入しただけで、あらゆる運用が自動的に法令適合するわけではありません。システムの対応機能と自社の運用を組み合わせて要件を満たすことが重要です。電子帳簿保存法では、制度ごとに保存要件が定められているため、最新の国税庁資料もあわせて確認しましょう。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

⑦ 料金体系・従量課金・サポート体制

OCRや各種連携機能が基本料金に含まれるのか、読み取り枚数による従量課金があるのか等を確認します。

加えて、導入時の設定支援や運用開始後の問い合わせ体制なども比較しましょう。

AI-OCRで領収書入力を効率化

スマートフォンアプリで領収書を撮影すると、AI-OCRが日付・金額・消費税額・発行元・適格請求書発行事業者登録番号（T番号）を読み取り、データ化します。

読み取り結果を確認・修正して申請できるため、ゼロから手入力する負担を減らせます。
ハーモス経費の領収書AI-OCRは標準搭載されており、基本料金内で読み取り枚数の従量課金なく利用できます。

T番号照合・重複チェックで確認作業を支援

領収書から読み取ったT番号を国税庁のデータベースと照合し、インボイス制度に関する確認作業を支援します。

また、ハーモス経費には、申請データの重複を確認する「重複申請チェック」と、AI-OCRで読み取った証憑情報を利用して類似・同一領収書の可能性を確認する「証票重複チェック」があります。
重複の可能性がある場合にアラートを表示することで、確認すべき申請を把握しやすくします。

社内規程に応じた入力・申請チェック

事前申請の必須・任意設定、事前承認金額を超えた精算へのアラート、入力項目の制御など、社内規程に合わせたチェックを設定できます。

条件に応じてシステムが警告・制御することで、規程違反や入力不備を申請・承認段階で把握しやすくし、差し戻しの削減につなげます。

例外申請については、自社で必要となる理由入力・証憑添付・承認方法などを整理し、システム上でどのように運用するかを導入時に設計することが重要です。

設定した承認ルートに沿って自動回付

所属部署や申請内容、金額などの条件に応じて、ワークフローを自動分岐させ、設定した承認ルートへ回付できます。

承認そのものは承認者が判断しますが、「誰へ回すか」というルート選択をシステムに任せることで、申請者が毎回承認者を判断する負担を軽減できます。

電子帳簿保存法に対応した電子保存・証憑管理

領収書のアップロードと同時にタイムスタンプを付与し、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引データ保存に対応した形で証憑をシステム上に保存できます。ハーモス経費は、スキャナ保存・電子取引の双方についてJIIMA認証を取得しています。

仕訳データ作成から100種類以上の会計システム連携まで支援

ハーモス経費は、申請内容をもとに仕訳データを作成し、会計システムへ連携できます。
勘定奉行、弥生会計、freee、マネーフォワード、SAPなどを含む100種類以上の会計システムとの連携実績があり、主要製品向けの標準テンプレートに加え、汎用レイアウト機能を使って企業独自の出力形式にも対応できます。

25年以上の実績と利用継続率99.8％の運用基盤

ハーモス経費は、2000年に「eKeihi」としてサービスを開始して以来、25年以上にわたり経費精算業務を支援してきました。利用継続率は99.8％（2025年3月時点）です。
Microsoft Azureを採用した基盤に加え、SAML認証（SSO）やIPアドレス制限にも対応しています。

Q1. 経費精算はどこまで自動化できますか？

A.AI-OCRによる入力、カード・ICカードデータの取り込み、重複・規程チェック、承認ルートへの回付、仕訳データ作成、会計連携など、幅広い工程を自動化・効率化できます。一方、例外対応や支出の妥当性など、個別事情を踏まえた判断には人の関与が重要です。

Q2. AIを使えば経費精算を完全に自動化できますか？

A.すべての業務を人の確認なしに完全自動化することを前提とするのではなく、業務ごとに役割を分けることが現実的です。AIやシステムは文字認識やルールに基づく処理を得意としますが、支出の背景や例外事情を踏まえた妥当性判断には、人の確認・判断を残すことが実務上重要です。

Q3. Excelでの経費精算も自動化できますか？

A.関数やマクロなどを使って計算・転記等を部分的に効率化することはできます。ただし、証憑との紐付け、承認フロー、規程チェック、電子保存、会計連携などを含む業務全体を一元的に効率化したい場合は、経費精算システムも選択肢になります。

Q4. 経費精算の自動化はどこから始めるべきですか？

A.まず、自社で最も工数がかかっている工程を特定します。入力が課題ならAI-OCRやカード連携、差し戻しが多いなら入力制御や規程チェック、経理の転記負担が大きいなら仕訳データ作成・会計連携というように、ボトルネックに応じて優先順位を決めると進めやすくなります。
なお、ハーモス経費をはじめとする経費精算システムを活用すれば、入力からチェック・承認・会計連携までの工程をまとめて効率化することが可能です。

Q5. OCRとAI-OCRの違いは何ですか？

A.一般に、従来型OCRは定型帳票や指定された文字領域の読み取りに用いられてきたのに対し、AI-OCRはAI技術を活用し、異なるレイアウトの帳票にも対応しやすい特徴があります。ただし、対応範囲や読み取り精度は製品や画像品質によって異なります。

Q6. 経費精算を自動化すると承認者や経理担当者の確認は不要になりますか？

A.完全に不要になるとは限りません。システムによるチェックを活用することで定型的な確認負担を軽減できますが、不鮮明な証憑、例外的な申請、不審な利用などは人による確認が必要です。システムには、確認をすべてなくすのではなく、人が確認すべき申請を絞り込む役割があります。