経費精算は年度またぎでもできる？前年度の経費の仕訳・会計処理や注意点を解説

年度をまたいでも経費精算することは可能

たとえば3月28日に従業員が業務に必要な備品を購入し、4月3日に経費申請、4月10日に会社から従業員へ精算金が支払われたとします。

この場合、従業員への精算が4月だからといって、必ず4月の費用として処理するわけではありません。

経費精算における「従業員への立替金の返金」と、「会社が費用をどの事業年度に計上するか」は分けて考える必要があります。

申請日・精算日と費用を計上する年度は必ずしも同じではない

経費精算には、実際には複数の「日付」が登場します。

たとえば「3月利用→4月申請→4月支払い」であっても、4月に支払ったという事実だけで費用の帰属年度を決めるわけではありません。

年度またぎの経費精算では、これらの日付を区別して考えることが重要です。

費用は支払日だけで判断しない

企業会計では、現金を支払った時点だけを基準として収益・費用を認識するのではなく、取引やサービスの提供などの事実に基づいて費用を認識する「発生主義」が基本的な考え方となります。

そのため、3月に発生した費用を4月に支払った場合でも、支払日だけを理由に4月の費用と判断するわけではありません。

一方で、「領収書の日付が3月なら、すべて3月の費用」と単純に判断できるわけでもありません。サービスの提供期間や契約内容などによって、適切な処理は異なります。

法人税では「債務が確定しているか」も重要

法人税上、販売費・一般管理費その他の費用については、別段の定めがあるものを除き、事業年度終了の日までに債務が確定しているものが、その事業年度の損金の額に算入されます。

国税庁は「債務が確定しているもの」について、以下の3つの要件をすべて満たすものとしています。

• 事業年度終了の日までに、その費用に係る債務が成立していること
• 事業年度終了の日までに、その債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること
• 事業年度終了の日までに、その金額を合理的に算定できること

そのため、「3月の日付の領収書がある」「4月に従業員へ精算した」という情報だけではなく、取引内容や債務が確定しているかなどを踏まえて判断することが重要です。

参考：国税庁「販売費、一般管理費その他の費用における債務確定の判定」

消費税の「課税仕入れの時期」にも注意

消費税の仕入税額控除についても、「課税仕入れを行った日」がどの課税期間に属するかを確認する必要があります。国税庁の消費税基本通達では、「課税仕入れを行った日」は、原則として課税仕入れに該当する資産の譲受け・借受けをした日、または役務の提供を受けた日とされています。

そのため年度またぎの取引では、法人税上の費用の帰属だけでなく、消費税上どの課税期間の課税仕入れとなるのかについても確認が必要です。

参考：国税庁「課税仕入れ等の時期」

① 3月に発生した経費を4月に申請・精算する場合

たとえば3月中に従業員が業務上必要な消耗品を購入し、会社の費用として計上すべき要件を満たしているものの、経費申請と従業員への精算が4月になったケースを考えます。

前年度の費用として未払計上する場合、考え方の一例は以下です。

【3月の処理例】

（借方）消耗品費 10,000円 ／（貸方）未払金 10,000円

【4月に従業員へ精算した際の処理例】

（借方）未払金 10,000円 ／（貸方）普通預金 10,000円

このように、費用を計上する時期と、実際に従業員へ支払う時期を分けて処理するケースがあります。

② 3月に支払い、4月以降にサービス提供を受ける場合

3月中に代金を支払っていても、サービスの提供を受けるのが翌年度であれば、支払時に全額を当年度の費用として処理するとは限りません。

前払費用とは、継続的にサービスの提供を受ける契約で料金を先に支払った場合に、まだサービスの提供を受けていない期間に対応する費用です。たとえば、3月に翌年度分のサービス利用料を支払った場合などが該当します。原則として、支払った時点では「前払費用」として資産に計上し、実際にサービスの提供を受けた時に費用として計上します。

一方、支払日から1年以内に役務提供を受ける一定の前払費用について、継続して支払日の属する事業年度で損金算入している場合などには、「短期前払費用」として支払時の損金算入が認められる取扱いがあります。

ただし、「1年以内の契約ならすべて支払年度の経費にできる」という意味ではありません。適用には要件があるため、契約内容や継続的な処理などを確認する必要があります。

参考：国税庁「短期前払費用として損金算入ができる場合」

③ 出張が年度をまたぐ場合

3月30日に出発し、4月2日に帰着する出張のように、1回の出張そのものが年度をまたぐ場合もあります。

このケースでは、「出発日が3月だからすべて前年度」「精算したのが4月だからすべて翌年度」と一律に決めるのではなく、交通費・宿泊費・日当などそれぞれの費用の内容や発生時期、自社の会計方針等を踏まえて処理を確認する必要があります。

また、経費精算の申請自体は帰着後になることもあるため、年度末に出張予定がある場合は、経理担当者が事前に把握できる運用を整えておくことも有効です。

④ 年間契約・サブスクリプションなど利用期間が年度をまたぐ場合

ソフトウェアやクラウドサービス、保守サービスなどを年間契約し、料金を一括で支払うケースもあります。

たとえば3月に1年分の料金を支払っても、サービス提供期間の大部分が翌年度であれば、前払費用としての処理を検討する必要があります。

ただし、前述した短期前払費用の取扱いを適用できる場合もあるため、「支払った日」「契約期間」「サービス提供期間」などを確認し、自社の会計方針や税務上の取扱いに沿って判断することが重要です。

決算確定前（決算作業中）に判明した場合

決算作業中に前年度に帰属する可能性がある未申請経費が判明した場合は、取引内容や債務の確定状況などを確認し、前年度の決算に適切に反映する必要があるかを判断します。

たとえば、従業員から経費申請が届いていなくても、会社として前年度中に発生した債務を把握でき、債務確定の要件を満たしている場合には、未払計上を検討することになります。なお、法人税上の債務確定には「債務の成立」「具体的な給付の原因となる事実の発生」「金額の合理的な算定」という3要件を満たす必要があります。

そのため年度末には、単に「提出済みの経費申請を処理する」だけでなく、未申請の経費が残っていないか確認することも重要です。

決算確定後（確定申告後）に判明した場合

決算・税務申告が完了した後に、前年度に帰属する可能性のある未精算経費が判明した場合は注意が必要です。

判明した年度の費用として単純に処理するのではなく、費用が本来どの年度に帰属するのか、金額の重要性や決算・税務申告への影響などを確認することが重要です。

必要となる会計・税務上の対応は個別事情によって異なります。過年度の経費が決算・申告後に判明した場合は、自社だけで一律に処理を決めず、必要に応じて顧問税理士や税務署等へ確認してください。

決算・税務処理への影響

前年度に帰属すべき費用を翌年度の費用として処理するなど、期間帰属を誤ると、各事業年度の損益が適切に反映されない可能性があります。

また、課税取引では消費税上の課税仕入れの時期も関係するため、「いつ申請されたか」「いつ支払ったか」だけで処理しないことが重要です。

予実管理・部門別損益への影響

年度またぎは税務だけの問題ではありません。

たとえば本来3月に発生していた経費が4月の費用として集計されれば、前年度と翌年度の予算実績や、部門別・プロジェクト別の損益把握にも影響する可能性があります。

正確な経営管理を行うためにも、経費がどの期間に帰属するものなのかを適切に把握することが重要です。

経理担当者の確認・修正作業の増加

年度末になって未申請経費が大量に見つかると、経理担当者には通常の経費処理に加えて、次のような確認・調整作業が発生します。

• 未申請者への催促
• 費用の発生時期の確認
• 領収書等の証憑確認
• 未払・前払処理の確認
• 仕訳の修正
• 申請者や承認者への問い合わせ

年度末だけ対応を強化するのではなく、日常的に経費申請が滞留しにくい運用を整えることが重要です。

年度末の経費精算スケジュールを明確にする

まず、年度末に発生した経費をいつまでに申請するのかを社内で明確にします。

たとえば、

• 3月中に発生した経費の申請期限
• 年度末出張の申請方法
• 締切後に経費が判明した場合の連絡方法
• 例外申請の手続き

などを事前に周知しておくと、申請者も対応しやすくなります。

ただし、会社が定めた社内申請期限を過ぎたからといって、直ちに従業員の立替経費を一切精算できなくなるわけではありません。社内期限と、立替金の返還請求や会計・税務上の時期は分けて考える必要があります。

関連記事：経費精算はいつまで？申請期限・時効と期限を過ぎた場合の対応を解説

申請者・承認者それぞれの締切を設定する

年度内に処理を進めるためには、申請者の提出期限だけを決めても十分とは限りません。

申請者が期限内に提出していても、上長の承認で止まっていたり、差し戻し後の再申請に時間がかかったりすれば、経理担当者が確認できる時期が遅くなります。

そのため、

申請者の提出期限 → 承認者の承認期限 → 経理担当者の確認期限

というように、決算スケジュールから逆算して工程ごとの期限を設定しましょう。

申請を日常的にため込まない運用をつくる

領収書の保管や手入力、経路・運賃の検索、経費科目の選択など、経費申請そのものに手間がかかると、「後でまとめて申請しよう」と先送りされやすくなります。

経費精算には入力だけでなく、申請者・承認者・経理担当者それぞれに確認や判断の負担があります。こうした日常的な負担を見直し、普段から、経費が発生した後に申請しやすい運用を整えることが、申請遅れを減らすうえで重要です。

関連記事：経費精算がめんどくさいのはなぜ？申請者・承認者・経理の負担と解決策

関連記事：経費精算の課題とは？立場別の問題点と繰り返す原因・解決策を解説

経費が発生した後に申請しやすくする

領収書を溜め込んで年度末にまとめて入力する運用が、申請遅れの大きな原因です。

経費精算システムによっては、スマートフォンからの申請、領収書AI-OCR、交通系ICカードや法人カード等の利用データ取り込みなどに対応しています。

これらを活用すれば、領収書を保管して年度末にまとめて入力するのではなく、経費が発生した後に申請しやすい運用をつくることができます。

「ハーモス経費」では、スマートフォンからの経費申請に対応しているほか、高精度な領収書AI-OCRで日付・金額・発行元などを読み取り、申請データとして利用できます。さらに、交通系ICカードや法人カードの利用データを活用することで、交通費やカード利用明細の手入力を減らし、申請を進めやすくできます。

機能詳細：ハーモス経費「領収書AI-OCR」

申請時の入力ミス・不備による差し戻しを減らす

年度末に申請が集中すると、不備による差し戻しが発生して処理が翌年度へ持ち越されやすくなります。

経費精算システムでは、製品によって必須項目の設定、金額上限などの規程チェック、条件に応じた承認ルート設定などが可能です。

ハーモス経費では、会社独自の旅費規程や金額上限に応じた自動チェック機能、入力必須化、柔軟な承認ルート設定が可能です。申請時点で不備やルール違反に気づきやすい仕組みを整えることで、差し戻しや確認の負担を減らせます。

申請から会計処理までのデータをつなぐ

申請が滞りなく承認されても、経理担当者による仕訳データの作成や手入力での転記作業がネックになっては意味がありません。

ハーモス経費は、申請内容をもとに自動で仕訳データを作成し、会計システム向けのCSVデータとして出力できます。会計システムとの連携実績は100種類以上あり、システムに合わせた出力レイアウトの設定にも対応しています。

申請・承認から仕訳データ作成・会計システムへの連携までをつなぐことで、年度末に経理担当者が行う転記・データ加工などの負担軽減につなげられます。

機能詳細：ハーモス経費「会計ソフト連携・データ出力」

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申請遅れによる年度またぎを防ぐには、従業員が申請しやすい環境づくりと、経理担当者の確認・仕訳業務の負担軽減が欠かせません。ハーモス経費の主な機能や料金、運用改善のイメージを確認したい方に向けて、基本資料をご用意しています。

Q1. 3月の領収書を4月に経費精算できますか？

A.年度をまたいで経費精算すること自体は可能です。

ただし、4月に申請・精算したからといって、必ず4月の費用として処理するわけではありません。取引内容や費用の発生時期、債務の確定状況などを確認し、どの事業年度に帰属する費用なのかを判断する必要があります。

Q2. 前年度の経費を翌年度に計上してもよいですか？

A.前年度に帰属する費用を、申請が遅れたという理由だけで翌年度の費用として処理してよいとは限りません。

決算前であれば前年度の決算に反映する必要があるかを確認し、決算・申告後に判明した場合は、金額の重要性や税務申告への影響などを踏まえて対応を検討します。判断が難しい場合は税理士等の専門家へ確認してください。

Q3. 年度をまたいだ出張費はどちらの年度に計上しますか？

A.「出発日が属する年度」「帰着日が属する年度」のどちらかへ一律に計上するとは限りません。

交通費・宿泊費・日当などの費用の内容や発生時期、自社の会計方針等を踏まえて処理を判断する必要があります。

Q4. 経費精算の申請期限を過ぎたら精算できませんか？

A.会社が定めた社内申請期限を過ぎたからといって、直ちに経費精算が一切できなくなるわけではありません。

社内の申請期限と、従業員が立て替えた費用の返還請求、会計・税務上の処理時期はそれぞれ分けて考える必要があります。まずは自社の経費精算規程や期限後の申請ルールを確認してください。

関連記事：経費精算はいつまで？申請期限・時効と期限を過ぎた場合の対応を解説

Q5. 3月に支払った年間契約料は全額3月の経費にできますか？

A.3月に支払ったという理由だけで、必ず全額を3月の属する事業年度の費用として処理できるわけではありません。

事業年度終了時にまだ提供を受けていない役務に対応する費用は、前払費用として資産計上し、原則として役務提供を受けた時に損金算入します。

一方、一定の要件を満たす短期前払費用については、支払った事業年度に損金算入できる取扱いがあります。契約期間やサービス内容、継続的な処理の有無などを確認することが必要です。

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