小口現金による精算との違い

立替経費を小口現金で精算している場合、会社側では現金の準備・保管、従業員への受け渡し、出納記録、帳簿と現金残高の確認などが必要になります。

給与と同時、または銀行振込による精算へ切り替えることで、こうした現金を直接扱う業務を減らすことができます。

一方、振込へ変更すると、精算額の確定後に振込データを作成するなど、別の作業が必要になります。

そのため、「小口現金から給与振込へ変更する＝経費精算業務全体が効率化される」とは限りません。

申請から承認、経理確認、会計処理、支払いまでの一連の業務を見て、どこに負担があるのかを整理することが大切です。

小口現金の管理負担を軽減できる

小口現金による精算を減らすことで、経理担当者が行っていた現金の準備・保管・受け渡し・残高確認などの作業を減らせます。

また、社内で保管する現金を減らすことは、現金の紛失や金額の不一致といった管理上のリスクを抑えることにもつながります。

支払業務をまとめやすい

経費をその都度振り込むのではなく、給与支給日に合わせて支払うことで、支払日を集約できます。

「毎月〇日までに承認された経費を当月の給与日に精算する」といったルールを設定すれば、経理担当者だけでなく、従業員にとっても支払時期を把握しやすくなります。

振込件数や振込手数料を抑えられる場合がある

給与と経費を別々に銀行振込すると、それぞれに振込処理が必要になる場合があります。

給与と立替経費の支払いを集約できれば、振込件数を減らせる場合があり、金融機関との契約内容や振込方法によっては、振込手数料の負担軽減につながることがあります。

ただし、振込手数料の体系は金融機関や契約内容によって異なります。給与と経費をまとめれば必ず振込手数料が安くなるわけではないため、自社が利用している金融機関の料金体系を確認しましょう。

給与の締め日によって立替期間が長くなることがある

特に注意したいのが、経費精算の締め日と給与支給日の間隔です。

例えば、次のような運用を考えてみましょう。

8月16日に発生した経費は8月15日の締め日に間に合わないため、翌月25日の支払いとなります。

少額の立替であっても、頻度が高い場合は従業員の負担になることがあります。特に、出張費や宿泊費など高額な立替では影響が大きくなりやすいでしょう。

給与同時振込を採用する際は、経理担当者が処理しやすい締め日だけでなく、従業員がどれくらいの期間立て替えることになるかも確認しましょう。

給与と立替経費を区分して管理する

前述のとおり、給与と立替経費は性質が異なります。

同じ支払日に同じ口座へ振り込む場合でも、経理処理や社内データ上で「給与」と「立替経費の精算額」を区分して管理できる運用を整えておくことが重要です。

給与計算と経費精算の締め日を調整する必要がある

給与と同時に振り込むには、給与振込データを確定するまでに経費精算額も確定させる必要があります。

そのため、

• 従業員の経費申請期限
• 上長の承認期限
• 経理担当者の確認期間
• 給与計算の締め日
• 振込データの作成日

を踏まえてスケジュールを設計する必要があります。

締め日を給与処理に合わせて早めすぎると従業員の立替期間が長くなり、遅く設定すると経理担当者の確認期間が短くなる可能性があります。

経費の受取口座を分けたい従業員への対応を検討する

会社によっては、給与と立替経費を同じ口座で受け取りたい従業員だけでなく、別々の口座で管理したい従業員もいるでしょう。

給与同時振込へ変更する場合は、自社の給与・経費の振込方法や利用している銀行サービスの仕様も踏まえ、どの口座へ支払うのかをあらかじめ整理しておくことが重要です。

申請時の入力を効率化する

領収書AI-OCRや法人カード、交通系ICカードなどとのデータ連携を利用できるシステムでは、領収書の内容や利用データを申請に活用できます。

日付・金額などを毎回手入力する作業を減らすことで、申請者の入力負担や転記ミスの抑制につながります。

申請内容の確認・承認を効率化する

社内規程に応じたチェック機能や承認ワークフローを利用すれば、設定した条件に応じた確認や承認ルートへの回付をシステムで支援できます。

経理担当者や承認者が毎回すべてを目視で確認するのではなく、システムによるチェックと人による判断を組み合わせることで、確認業務を効率化できます。

仕訳データの作成・会計連携を効率化する

承認された経費精算データをもとに仕訳データを作成できるシステムでは、経費精算システムから会計システムへデータを連携できます。

経費精算後に会計ソフトへ同じ内容を改めて入力する作業を減らすことができます。

振込データ（FBデータ）の作成を効率化する

精算額が確定した後には、従業員へ支払うための振込データを準備する必要があります。

経費精算データをもとにFBデータを作成・出力できるシステムを利用すれば、従業員名や振込金額などを別のファイルへ転記して振込データを作る作業を減らせます。

これは給与と同時に振り込む場合だけでなく、経費を給与とは別の日に振り込む運用でも活用できます。

AI-OCRやデータ連携で申請時の入力を効率化

ハーモス経費には領収書AI-OCR機能が標準搭載されており、領収書やレシートをスマートフォンで撮影すると、日付・金額・消費税額（8％・10％）・発行元・適格請求書発行事業者登録番号（T番号）などを読み取ってデータ化し、明細入力に活用できます。

また、法人カードの利用実績データや交通系ICカードの利用データを経費精算に活用する機能にも対応しています。

こうした機能によって、申請者が領収書や利用履歴を見ながら一から入力する項目を減らせます。

規程チェック・承認ワークフローで確認業務を支援

ハーモス経費では、社内規程に応じたチェックや重複申請の確認、条件に応じた承認ワークフローの設定などに対応しています。

申請内容に応じて必要な確認や承認へつなげることで、申請者・承認者・経理担当者の確認業務を支援します。

仕訳データ・振込データ（FBデータ）を作成

ハーモス経費では、申請内容をもとに仕訳データと振込データ（FBデータ）を作成できます。

また、支払先と支払日が同じデータを自動で合算（名寄せ）し、振込額を決定します。

例えば、同じ従業員に対して複数の経費精算がある場合も、個別に集計して振込金額を計算する作業を減らし、振込データの作成を効率化できます。

ハーモス経費で作成した振込データは、経費を別日に振り込む運用に活用できるほか、給与と同じ支払日に精算する場合も、社内の給与振込処理と組み合わせて運用できます。具体的なデータ連携方法は、利用している給与・銀行システムや社内運用によって異なります。

給与と同じ支払日に精算する場合でも、経費を別日に振り込む場合でも、ハーモス経費上で精算額を確定し、経費分の振込データを準備するまでの業務を効率化できます。

サービス詳細：ハーモス経費の機能・サービス詳細

電子帳簿保存法に対応した電子保存・証憑管理

• 電子帳簿保存法対応・証憑管理：ハーモス経費は、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引に対応しており、領収書や請求書などの証憑を電子保存・管理できます。また、スキャナ保存ソフト法的要件認証および電子取引ソフト法的要件認証の双方でJIIMA認証を取得しています。

25年以上の実績と利用継続率99.8％の運用基盤

• 25年以上の実績・セキュリティ基盤：2000年に「eKeihi」としてサービスを開始して以来、25年以上にわたり経費精算業務を支援してきた運用実績があり、利用継続率は99.8％（2025年3月時点）です。Microsoft Azureを採用した基盤に加え、SAML認証（SSO）やIPアドレス制限などのセキュリティ機能にも対応しています。

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Q1. 立替経費を給与と一緒に振り込むことはできますか？

A.立替経費を給与の支払日に合わせて従業員の口座へ振り込む方法があります。
ただし、給与は労働の対価として支払われる賃金であるのに対し、立替経費は従業員が会社の業務上必要な費用を立て替え、後から会社が精算するものです。
給与と同じ日に振り込む場合も、領収書などの証憑や申請内容をもとに実際の業務上の支出であることを確認し、給与と立替経費を区分して管理・経理処理することが重要です。国税庁の質疑事例でも、会社が負担すべき業務遂行上の費用の立替払いについて、「立替金の精算」として扱う考え方が示されています。

Q2. 給与と一緒に振り込んだ立替経費には税金がかかりますか？

A.会社が負担すべき業務上の費用を従業員が立て替え、その実費を会社が精算する場合は、給与と同じ日に振り込んでも、原則として給与所得として課税されるものではありません。給与と同じ日に振り込んだという理由だけで、立替経費が給与所得として扱われるわけではありません。
国税庁の質疑事例では、緊急業務のために従業員が支払ったタクシー代について、会社が負担すべき業務遂行上の費用であることなどから、従業員による支払いを会社費用の「立替払」、会社から従業員への支払いを「立替金の精算」とする考え方が示されています。
参考：国税庁「緊急業務のために出社する従業員に支給するタクシー代等」
一方、業務のためという名目で支給された金銭であっても、実際にその目的に使用したことが明らかでない場合は、給与等として課税対象になることがあります。国税庁は、業務用として毎月一定額を支給し、精算を行っていない「渡切交際費」について、給与等に該当するとしています。
参考：国税庁「役員等に支給する渡切交際費がある場合の『給与所得の源泉徴収票』の記載方法」
そのため、給与と同じ日に立替経費を振り込む場合も、領収書等の証憑や申請内容をもとに実際の業務上の支出であることを確認し、給与と立替経費を区分して管理・経理処理することが重要です。
なお、具体的な税務上の取扱いは、支出内容や精算方法等によって異なる場合があります。個別の判断が必要な場合は、国税庁の最新情報を確認し、税理士等の専門家へ相談してください。

Q3. 経費は給与と一緒に振り込むのと別日に振り込むのと、どちらがよいですか？

A.一概にどちらがよいとはいえません。
給与同時振込は支払業務を集約しやすい一方、締め日によっては従業員の立替期間が長くなる場合があります。別日や月複数回の振込では立替期間を短縮しやすくなる一方、振込回数や経理担当者の処理回数が増える可能性があります。
経費件数、立替金額、経理体制、従業員の立替期間などを踏まえて決めるのが良いでしょう。

Q4. 給与と経費をまとめると振込手数料を削減できますか？

A.振込件数を集約できる場合、金融機関との契約内容や振込方法によっては、振込手数料を抑えられることがあります。
ただし、給与振込と経費振込の扱いや料金体系は金融機関・契約によって異なるため、給与と経費をまとめれば必ず手数料が安くなるわけではありません。