経費精算システムの主な機能

※利用できる機能や対応範囲は製品によって異なります。

経費精算システムの導入効果を考える際は、機能の数ではなく、これらの機能によって現在の業務がどう変わるのかを見ることが重要です。

① 申請者の入力・申請負担を軽減できる

経費精算で申請者の負担になりやすいのが、領収書を見ながら日付や金額、支払先などを入力する作業です。

AI-OCRに対応したシステムでは、領収書をスマートフォンなどで撮影し、記載された情報を読み取って申請データへ反映できます。また、法人カードや交通系ICカードの利用データを取り込める製品では、利用履歴を申請に活用できます。

さらに、出張時の日当（出張手当）の自動計算や、部署・プロジェクト（PJ）コードの入力補助機能を備えたシステムを活用することで、出張申請や案件ごとの経費入力にかかる手間も大幅に削減できます。

これにより、申請者が一から手入力する項目を減らし、転記時やコード選択時の入力ミスを抑えやすくなります。

一方で、AI-OCRで読み取った結果が常に正しいとは限りません。読み取り内容や経費の利用目的など、必要な内容を申請者が確認・補足する作業は残ります。

経費精算システムのメリットは、入力作業そのものをすべてなくすことではなく、システムで取得できる情報を活用し、人が入力・確認する範囲を減らせることにあります。

関連記事：経費精算がめんどくさいのはなぜ？申請者・承認者・経理の負担と解決策

② 場所にとらわれず申請・承認を進めやすくなる

紙の経費申請書を利用している場合、申請書を作成して上長へ提出し、承認後に経理へ回す必要があり、承認者が出張や外出をしていると、処理が止まることもあります。

クラウド型の経費精算システムでは、パソコンやスマートフォンなどから申請・承認できる製品が多く、紙を直接受け渡すことなく手続きを進められます。また、申請が現在どこまで進んでいるかをシステム上で確認できれば、「誰の承認待ちなのか」を確認する負担も軽減しやすくなります。

ただし、システム化しただけで承認そのものが早くなるとは限りません。承認者が内容を確認し、業務上必要な支出かどうか判断する工程は必要です。そのため、承認ルートや通知方法も含めて、自社の実際の運用に合わせて設計することが重要です。

③ 規程確認や差し戻しを減らしやすくなる

経費精算では、「宿泊費の上限を超えていないか」「事前申請が必要な支出ではないか」など、社内規程に沿った確認が必要です。Excelや紙を使った運用では、申請者や承認者、経理担当者が規程を確認しながら判断する場面が多くなります。

経費精算システムには、製品によって、設定した金額上限を超えた申請へのアラート表示や、事前申請がない場合の申請制御、重複の可能性がある申請の検知などを行えるものがあります。こうした機能を利用すると、設定した条件との定型的な照合をシステムで支援できるため、申請後に経理担当者が不備を発見して差し戻すケースを減らしやすくなります。

一方で、「例外的に上限を超えることを認めるか」「この支出が業務上必要だったか」といった判断までシステムだけで完結するわけではありません。ルールとして条件化できるものはシステムで確認し、例外や業務上の妥当性は人が判断するという役割分担が重要です。

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④ 経理担当者の転記・集計作業を減らせる

申請・承認が完了した後も、経理担当者には会計処理があります。Excelなどで管理している場合、承認済みの経費について、勘定科目・部門・税区分・金額などを会計システムへ入力したり、インポートできる形式へ加工したりする作業が必要になる場合があります。

仕訳データを作成・出力できる経費精算システムでは、承認された申請データを会計処理に利用できるため、同じ内容を会計システムへ改めて入力する作業を減らせます。

ただし、経費精算システムと会計システムの連携方法は製品によって異なります。導入前には、「会計システムと連携できる」という説明だけで判断せず、自社で利用している勘定科目・部門コード・税区分・出力形式などに対応できるかを確認することが大切です。

⑤ 振込データ作成など支払準備を効率化できる

従業員が立て替えた経費を銀行振込で精算する場合、精算額を確定した後に、支払先や振込金額などのデータを準備します。

振込データ（FBデータ）を作成できる経費精算システムであれば、承認済みの経費精算データを支払いに利用できるため、従業員名や振込額を別のファイルへ転記・集計する作業を減らせます。

なお、システムが振込データを作成できることと、銀行振込そのものを実行することは別です。銀行側での内容確認や承認、振込操作などが必要になる場合があります。

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⑥ 証憑管理の効率化と内部統制・法令対応を支援できる

領収書や請求書などの証憑を紙で管理している場合、回収・ファイリング・保管・検索といった作業が発生します。電子保存に対応した経費精算システムを利用すると、領収書等を申請データとあわせてシステム上で保存・検索できるため、紙を扱う作業や保管負担を軽減できます。

また、承認履歴を残したり、社内規程に応じたチェックを設定したりすることで、「誰が申請し、誰が承認したのか」「どのルールに基づいて処理したのか」を確認しやすくなり、内部統制を支える仕組みとしても活用できます。

ただし、経費精算システムを導入するだけで法令対応や内部統制が完了するわけではありません。例えば電子帳簿保存法では、電子取引によって授受した領収書・請求書等の電子データは、法令上の要件に沿って電子データとして保存する必要があります。「スキャナ保存」を利用する場合にも、一定の保存要件を満たす必要があります。

制度に沿った運用を行うには、自社の保存方法を整理したうえで、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

導入・運用費用がかかる

クラウド型の経費精算システムでは、一般的に利用人数や機能などに応じた利用料が発生します。製品によっては、AI-OCRや法人カード連携、電子帳簿保存法対応機能などが基本料金に含まれている場合もあれば、オプション料金や利用量に応じた従量料金が発生する場合もあります。

そのため月額基本料金だけではなく、自社が実際に必要とする機能を利用した場合の総額で比較しましょう。

初期設定や業務整理が必要になる

経費精算システムを自社の運用に合わせるには、経費区分や勘定科目、承認ルート、社内規程、部門などの設定が必要です。特に、現在のルールが部署ごとに異なっていたり、担当者の経験に依存していたりする場合は、システム設定の前に現行運用を整理する必要があります。

一方で、これは自社の経費精算ルールを見直す機会にもなります。「現在の運用をそのままシステムへ移す」のではなく、不要な手順や重複した確認がないかも合わせて確認するとよいでしょう。

従業員への周知・定着が必要になる

経費精算システムは、経理担当者だけでなく多くの従業員が利用します。経理担当者にとって便利なシステムでも、申請者の操作が複雑であれば、問い合わせが増えたり、申請が遅れたりする可能性があります。

導入時には、経理担当者だけでなく実際に申請・承認を行う従業員にも操作してもらい、

• 領収書の登録方法
• 交通費の申請方法
• スマートフォンでの操作性
• エラーや差し戻し時の分かりやすさ

などを確認しておくことが重要です。

導入しても人による確認・判断は残る

AI-OCR、規程チェック、仕訳データ作成などを利用しても、経費精算におけるすべての判断をシステムだけで行えるわけではありません。

例えば、「取引先との会食は業務上必要だったのか」「規程の上限を超えているが例外として認めてよいのか」といった判断には、申請の背景や会社の方針を踏まえた確認が必要です。

経費精算システムは、人の判断そのものを置き換えるものではなく、人が判断する前段階の定型作業を減らし、確認しやすい状態を作るものと考えると、導入後の運用をイメージしやすくなります。

まず現在の経費精算コストを把握する

最初に、現在の経費精算にどれくらいの作業が発生しているかを確認します。例えば、次のような項目を整理してみましょう。

「経費精算に月〇時間かかっている」という全体の数字だけではなく、どの工程にどれだけ時間がかかっているのかまで分けることがポイントです。

導入後に「減る作業」と「残る作業」を分ける

次に、システム導入によって削減できる時間を見積もります。

例えば、領収書1件の入力に現在3分かかっていたとしても、AI-OCR導入後に確認作業まで含めて0分になるわけではありません。

「現在3分 → 導入後1分」と見積もるのであれば、削減できる時間は1件あたり2分です。

このように、「現在の作業時間 － 導入後にも必要な作業時間 ＝ 削減できる作業時間」として考えると、実態に近い試算になります。

申請者・承認者・経理担当者それぞれについて算出すると、どの立場で導入効果が大きいかも分かります。

導入・運用にかかる総コストと比較する

削減できる工数を把握したら、システムの費用と比較します。基本的な考え方は次のとおりです。

評価期間内の経済的な効果 ＝ 削減できる工数の換算額 ＋ 削減できる支出 － 導入・運用総コスト

• 削減できる支出：印刷代、郵送費、紙のファイル保管スペース費用など
• 導入・運用総コスト：月額利用料、初期費用、オプション料金、導入・教育工数など

費用対効果の試算例

※以下は計算方法を示すための仮定例です。特定のシステム導入による削減時間や費用対効果を示すものではありません。

• 条件設定（仮定）：従業員50名、月間の経費申請・明細500件、平均時間単価2,500円／時間
• 現在の総作業時間：月80時間（申請・承認・経理合計）
• システム導入後の想定削減：月50時間削減（残存作業30時間）
• 月間削減工数の換算額：50時間 × 2,500円 ＝125,000円／月
• 月間削減できる支出：印刷・郵送・用紙代など ＝10,000円／月
• システム関連費用（仮定）：月額利用料・オプション等を合計して35,000円／月と仮定

【月間の経済効果試算】

（125,000円 ＋ 10,000円）－ 35,000円 ＝＋100,000円／月（年間 120万円の経済的プラス効果）

なお、「削減工数 × 時間単価」で算出した金額は、必ずしも同額の人件費が現金支出として減ることを意味しません。月50時間の作業を削減できても、給与がその分だけ直接減るわけではないためです。

その分、本来業務や決算分析、業務改善などへ時間を振り向けられるという、生産性向上による経済的効果として捉える必要があります。

金額に換算しにくい「内部統制を支える運用の整備」や「従業員の申請負担の軽減」なども含めて、総合的に判断しましょう。

経費精算システム導入のチェックリスト

• 経費申請・明細の件数が多い
• 領収書を見ながら手入力する項目が多い
• 申請の不備や差し戻しが頻繁に発生している
• 未申請・未承認の確認や催促に時間がかかっている
• 複数拠点から紙の申請書・領収書等を回収している
• 会計システムへの転記やCSV加工を行っている
• 経費規程が複雑で、申請者や承認者の確認に時間がかかっている
• 部門・金額・申請内容などによって承認ルートが変わる

反対に、経費の発生件数が少なく、現在の運用でも申請・確認・会計処理に大きな負担が生じていない企業では、導入による削減効果が限定的な場合もあります。

重要なのは、「従業員〇人以上なら導入する」といった一律の基準ではなく、現在どの工程に負担があり、その負担をシステムによってどの程度改善できるかで判断することです。

自社の経費規程・承認フローに対応できるか

まず確認したいのが、自社の運用ルールをシステム上で再現できるかです。

例えば、

• 金額によって承認者を変更する
• 部門によって承認ルートを変更する
• 一定額以上の支出は事前申請を必須にする
• 宿泊費の上限を役職別に設定する

など、自社特有のルールがある場合があります。「承認ワークフローに対応」と書かれているだけで判断せず、実際の自社ルールをデモやトライアルで再現できるか確認しましょう。

会計システムなど既存システムと連携できるか

会計システムとの連携も重要です。単にCSVを出力できるかだけでなく、

• 勘定科目
• 部門コード
• 税区分
• プロジェクトコード
• 出力項目・順序
• マスタ情報

など、自社の会計処理に必要な情報を受け渡せるか確認しましょう。可能であれば、本番で使用するデータに近い形式を使ってテストしておくと、導入後の追加加工が必要かどうかを把握しやすくなります。

申請者・承認者が使いやすいか

経費精算システムは全社で利用することが多いため、経理担当者だけの使いやすさで選ばないことも重要です。

スマートフォンから申請できるか、領収書を登録しやすいか、差し戻された理由が分かりやすいかなど、実際の利用者の視点でも確認しましょう。

必要な機能を含めた総額はいくらか

料金を比較する際は、月額基本料金だけで判断しないようにしましょう。

例えば、AI-OCR、法人カード連携、電子帳簿保存法対応、会計システム連携、追加ワークフロー、導入支援などの費用体系は製品によって異なります。自社の利用人数や月間の申請件数、必要な機能を整理し、実際に利用する条件で見積もることが大切です。

導入・運用時のサポートを確認する

システムを導入するまでには、承認ルートや会計マスタ、社内規程などの設定が必要です。そのため、

• 初期設定をどこまで支援してもらえるか
• 導入時に相談できる担当者がいるか
• 運用開始後の問い合わせ方法
• マニュアルやサポートコンテンツの充実度

なども確認しましょう。

経費精算システムを選ぶときは、「機能があるか」だけではなく、「自社の実際の業務で使えるか」まで確認することが重要です。

領収書AI-OCRを基本料金内で利用可能

ハーモス経費には領収書AI-OCR機能が標準搭載されており、読み取り枚数に応じた追加の従量料金なく、基本料金内で利用できます。

スマートフォンなどで領収書を読み取ると、日付・金額・消費税額（8％・10％）・発行元・適格請求書発行事業者登録番号（T番号）などをデータ化し、申請内容に利用できます。さらに、領収書等から読み取ったT番号を国税庁のデータベースと照合する機能にも対応しています。

読み取った内容は、画像とテキストを並べたプレビュー画面で確認し、必要に応じて修正できます。つまり、AI-OCRを利用しても確認工程そのものが不要になるわけではなく、領収書を見ながら一から入力する項目を減らせることがメリットです。

機能詳細：ハーモス経費「領収書AI-OCR」

社内規程に沿った申請・承認を支援

ハーモス経費では、会社ごとの経費規程や運用に合わせて、申請内容のチェックや承認ルートを設定できます。

例えば、

• 事前申請がない経費精算を制御する
• 事前承認された金額を超えた精算にアラートを表示する
• 接待交際費や会議費等について設定した金額条件に基づいて制御する
• 同一領収書の使い回しや、日付・金額が重複する申請の可能性を検知する

といった機能があります。また、承認ルートは部門・役職・プロジェクト等の条件によって設定でき、金額に応じたルート変更にも対応しています。

こうした機能を使うことで、申請者・承認者・経理担当者が毎回すべての条件を記憶して確認するのではなく、ルールとして設定できる確認をシステムで支援する運用を構築できます。一方で、支出の業務上の必要性や例外申請を認めるかといった判断は、人が行う必要があります。

機能詳細：ハーモス経費「承認ワークフロー・申請チェック」

仕訳データ・振込データの作成を効率化

ハーモス経費は、100種類以上の会計システムとの連携実績があり、CSVデータによる連携や自動連携ツール「iConnect」に対応しています。会計システム側の部門コードや勘定科目の体系に合わせてマスタを設定し、仕訳データを出力することも可能です。

また、従業員への立替経費や取引先への支払いについて、FBデータを出力する機能も備えています。支払先と支払日が同じデータは自動的に合算（名寄せ）されるため、振込額を個別に集計する作業を減らすことができます。

申請から承認だけでなく、その後の会計処理・支払準備まで含めて業務を見直せます。

機能詳細：ハーモス経費「会計ソフト連携・データ出力」

電子帳簿保存法に対応した電子保存・証憑管理

ハーモス経費は、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引に対応しており、領収書や請求書などの証憑を電子保存・管理できます。また、スキャナ保存ソフト法的要件認証および電子取引ソフト法的要件認証の双方でJIIMA認証を取得しています。

なお、電子帳簿保存法そのものの要件については、国税庁の最新情報を確認してください。

制度参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

サービス詳細：ハーモス経費の機能・サービス詳細

25年以上の実績と利用継続率99.8％

ハーモス経費は、2000年に「eKeihi」としてサービスを開始して以来、25年以上にわたり経費精算業務を支援してきました。利用継続率は99.8％（2025年3月時点）です。

また、システム基盤にはMicrosoft Azureを採用し、SAML2.0に準拠したシングルサインオン（SSO）やIPアドレス制限などのセキュリティ機能にも対応しています。

【無料ダウンロード】ハーモス経費がわかる基本資料3点セット

経費精算システムを検討する際は、機能だけでなく、自社の現在の業務をどこまで効率化できるかを確認することが重要です。ハーモス経費の主な機能や料金、導入後の運用イメージを確認したい方に向けて、基本資料をご用意しています。

Q1. 経費精算システムを導入すれば経費精算をすべて自動化できますか？

A.すべての業務を自動化できるわけではありません。AI-OCRによる領収書読み取り、設定条件に基づく規程チェック、仕訳・振込データ作成など、定型的な作業を効率化できる製品があります。一方、読み取り結果の確認、支出が業務上必要だったかの判断、規程外となる例外申請への対応など、人による確認・判断が必要な業務は残ります。導入時には、「自動化できる業務」と「人が担当する業務」の両方を確認しておきましょう。

Q2. 経費精算システムは小規模な会社でもメリットがありますか？

A.企業規模だけでは判断できません。従業員数が少なくても、経費申請の件数が多い、手入力や会計システムへの転記が多い、複数の承認経路がある、規程確認に時間がかかるといった企業では、導入によって作業負担を軽減できる可能性があります。一方、経費の発生件数自体が少なく、現在の運用にも大きな負担がない場合は、システム費用や導入負担に見合う効果が得られるかを確認する必要があります。従業員数ではなく、現在発生している作業量や課題を基準に判断することが重要です。

Q3. 経費精算システムの費用対効果はどう計算しますか？

A.現在の経費精算にかかっている工数・支出と、導入後の工数・システム費用を比較して考えます。まず、申請・承認・経理確認・会計処理・支払処理などにかかっている時間を把握し、システム導入後にどの程度減らせるかを見積もります。そのうえで、「削減できる工数の換算額 ＋ 削減できる支出 － 導入・運用総コスト」という形で比較すると、導入による経済的な効果を整理できます。ただし、削減工数を金額換算した値は、同じ金額だけ人件費の現金支出が減ることを意味するものではありません。内部統制や従業員負担の軽減など、金額に換算しにくい効果も合わせて判断しましょう。

経費精算業務の見直しを検討している方へ

ハーモス経費では、領収書AI-OCRや規程チェック、承認ワークフロー、仕訳・振込データ作成など、経費申請から会計・支払準備までの業務を支援する機能を提供しています。機能や料金、具体的な運用イメージを確認したい方は、以下の資料をご覧ください。