経費精算の計上日はどう決まる？商品購入・サービス利用など取引別の判断基準を解説

1. 費用の発生日｜商品が納品された日・サービスの提供を受けた日

費用の発生日は、経費を計上する基準となる取引が発生した日です。商品であれば納品・引渡しを受けた日、サービスであれば提供を受けた日などが該当します。

代金を支払った日とは一致しない場合があります。たとえば、3月31日に商品が納品され、代金を4月30日に支払った場合、原則として費用の発生日は3月31日です。

2. 領収書の発行日｜証憑に記載された日

領収書の発行日は、領収書が発行された日です。商品やサービスの取引日と一致するとは限らず、後日発行される場合もあります。

そのため、領収書の発行日だけで計上月を判断せず、商品の納品日やサービスの提供日なども確認します。なお、「領収日」が記載されている場合は、発行元が代金を受け取った日を示すため、「発行日」と区別して確認しましょう。

3. 申請日｜経費精算を申請した日

申請日は、従業員が会社へ経費精算を申請した日です。経費精算システムで申請を送信した日や、申請書を提出した日などが該当します。

たとえば、3月31日に発生した交通費を4月2日に申請した場合、申請日は4月2日ですが、原則として経費は3月分として計上します。

このように、申請日が翌月になっても、計上月は原則として費用が発生した月を基準に判断します。

4. 計上日｜会計帳簿上の取引日として記録する日

計上日は、経費を会計帳簿上でどの時点の取引として記録するかを示す日付です。計上日によって費用が反映される月・年度が変わるため、月次損益や決算にも影響します。

そのため、申請日や支払日ではなく、商品の納品日やサービスの提供時期など、費用が実際に発生した時期を確認して設定することが重要です。

5. 支払日（精算日）｜会社から従業員へ精算する日

支払日（精算日）は、会社が従業員へ立替経費を払い戻した日です。費用の発生日や申請日とは役割が異なり、会社が定める締日・支払日によって後日精算される場合があります。

たとえば、申請締日を毎月5日、払い戻し日を同月25日とする会社で、3月31日に交通費を立て替え、4月2日に申請した場合は、次のようになります。

この場合、払い戻しは4月25日ですが、交通費は原則として3月分の経費として計上します。支払日が翌月になっても、費用の計上月が支払月へ変わるわけではありません。

費用の発生日とは何か｜発生主義の考え方

発生主義とは、現金の支払時期ではなく、取引によって費用が発生した時期を基準に計上する考え方です。

たとえば、商品が3月31日に納品され、代金を4月に支払った場合でも、原則として3月分の費用として計上します。サービスの場合も、契約日や支払日ではなく、実際に提供を受けた時期を確認して計上します。

費用の発生日と支払日・引落日が異なる場合の考え方

費用の発生日と支払日・引落日が異なる場合は、費用の計上と代金の支払いを分けて処理します。

支払いや引落しが翌月以降になっても、それだけを理由に費用の計上月が変わるわけではありません。

商品を購入した場合｜納品・引渡し日を基準に判断

消耗品など、購入時に費用として処理する商品は、原則として納品・引渡しを受けた時期を基準に計上します。注文日と納品日が異なる場合は、注文日ではなく納品日を確認しましょう。

たとえば、3月末に商品を注文し、4月に納品された場合は、原則として4月分の費用として計上します。

申請時は、納品書などから実際の納品日を確認します。なお、固定資産や棚卸資産に該当する場合は、費用処理ではなく資産計上の要否を別途確認する必要があります。

サービスを利用した場合｜提供完了・提供期間を基準に判断

単発のサービスでは、原則として提供が完了した日が費用の計上基準です。成果物の納品を伴う業務委託や外注の場合も、納品完了日を基準に判断します。

たとえば、3月に契約を結び、成果物が4月に納品された場合、費用は4月分として計上します。契約を結んだだけでは、サービスの提供は完了していません。

申請者は、成果物の納品日など、サービス提供が完了した日を申請内容に反映します。経理担当者は、サービス提供が完了した日を確認し、その日付が属する月へ計上します。契約日や支払日は、原則として計上月を判断する基準にはなりません。

クレジットカードで支払った場合｜商品・サービスの提供時期を基準に判断

クレジットカードで支払った場合も、カードの引落日ではなく、商品の納品日やサービスの提供時期を基準に計上します。カードを利用した日と費用の発生日が一致する取引では、カード利用日を基準に判断できます。

たとえば、3月31日にカードで消耗品の引渡しを受け、4月に利用代金が引き落とされた場合、費用は原則として3月分です。4月の引落時に、新たな費用として計上するわけではありません。

交通費・宿泊費｜実際に利用した日を基準に判断

交通費や宿泊費は、原則として実際に交通機関を利用した日や宿泊した日を基準に計上します。予約日や事前に代金を支払った日は、通常、計上月を判断する基準にはなりません。

たとえば、3月に新幹線やホテルを予約し、4月に出張した場合は4月分の費用として扱います。3月中に代金を支払っていても、予約した月には計上しません。

出張が複数日にわたる場合は、申請者に交通機関の利用日・宿泊日を、申請内容へ記載してもらいましょう。月をまたぐ出張でも、誤った月への計上を防げます。

通信費・サブスクリプション｜対象期間を基準に判断

企業では、インターネット回線やクラウド会計ソフト、Web会議ツールなどを毎月継続して利用します。このような費用は、実際にサービスを利用した期間に合わせて計上するのが基本です。

たとえば、3月1日から3月31日まで利用したクラウドサービスの請求書が、4月5日に発行されたとします。このような場合、費用の計上は3月分としましょう。請求書の発行月は4月ですが、費用の対象期間は3月だからです。

請求書や契約内容からサービスの対象期間を確認し、その期間に合わせて計上しましょう。

前払い費用｜サービス提供時期を基準に判断

前払いした料金のうち、まだサービスの提供を受けていない部分は、原則として前払費用として資産に計上します。その後、サービスの提供を受けた期間に応じて、該当する費用科目へ振り替えます。

たとえば、年間契約のクラウドサービス料金を一括払いした場合、全額を支払月の費用にすると計上月がずれかねません。また、決算をまたぐ契約では、利益や税額の計算を誤る原因にもなります。

一般的には、契約期間に応じて、各月・年度へ費用を配分するのが基本です。申請者に、利用期間が分かる書類を添付してもらうと、期間按分の漏れを防げます。

ただし、国税庁が定める「短期前払費用」の要件を満たす場合は、支払時の損金算入（法人税の所得計算で費用に含める処理）が認められます。支払日から1年以内に提供を受けるサービスに係る費用であることや、継続して同じ処理を行うことなどが条件です。

適用の可否は、契約内容をもとに、税理士へ確認しましょう。

領収書の「発行日」と「受領日」の違い

「発行日」は領収書が発行された日、「受領日」は自社が領収書を受け取った日です。いずれも、商品の納品日やサービスの提供日とは別の日付になる場合があります。また、「領収日」は発行元が代金を受領した日を示すため、「受領日」と混同しないようにしましょう。

たとえば、3月31日に商品が納品され、その領収書を4月2日に受け取った場合、受領日は4月2日ですが、費用は原則として3月分へ計上します。

領収書を受け取った日だけで判断せず、納品書などから実際の納品日を確認しましょう。

領収書の日付が実態とずれている場合の対応

領収書の日付と実際の取引日が違う場合は、納品書や注文履歴などから、商品の納品日やサービスの提供日を確認しましょう。実際に費用が発生した時期に合わせて計上するのが基本です。

領収書の日付に誤りや抜けがある場合は、自己判断で書き換えず、発行元へ確認したうえで訂正・再発行を依頼しましょう。

必要に応じて、納品書や注文履歴など、実際の取引時期を確認できる資料も申請者に提出してもらいます。領収書だけでは判断できない場合でも、取引実態を確認したうえで計上月を判断できます。

月をまたいで経費精算する場合の考え方

月末発生の経費を翌月申請した場合でも、原則として発生月の費用として計上します。申請月が変わっても、費用の発生月は変わりません。

たとえば、3月中に発生した経費を4月に申請した場合でも、原則として3月分として処理します。申請者には、商品の納品日やサービスの提供日など、費用の発生時期が分かる情報を正確に記載してもらい、その日付に基づいて計上月を確定しましょう。

発生月へ正しく計上すれば、申請の遅れによって、費用が翌月へずれるミスを防げます。

年度をまたぐ場合は「期ずれ」を考慮

「期ずれ」とは、本来とは異なる期に、費用を計上することです。前年度に発生した費用を翌年度へ回すと、前年度の費用は本来より少なくなります。その分、前年度の利益は多く、翌年度の利益は少なく計算されるため、正確な利益や税額の計算ができない状態です。

たとえば、3月決算の会社で3月31日に発生した費用を4月分として計上した場合、前年度に計上すべき費用が不足します。翌年度にはその費用が加わるため、2つの年度で利益が正しく計算されません。

税務上も、計上年度の誤りは所得金額の算出に影響します。申告後に判明した場合は、更正の請求や修正申告の要否を確認しましょう。

対策として、年度末は、領収書だけでなく、商品の納品日やサービスの提供期間などが確認できる資料も確認し、本来計上すべき年度を判断しましょう。資料から取引日を特定し、正確な年度へ計上することで、期ずれを防げます。

決算をまたいで経費が見つかった場合の対応

決算後に前期分の経費が見つかった場合は、まず本来の計上月と、決算・申告の状況を確認しましょう。

正確な計上年度を特定するには、申請者から領収書や納品書などを提出してもらう必要があります。たとえば、3月分の経費が4月になってから見つかったとしましょう。このような場合、本来の計上月は3月です。証憑に3月中の取引や利用が記載されていれば、その内容を根拠として3月分に計上できます。

決算書を確定する前なら、本来の年度へ費用を反映します。確定・申告後は、金額の重要性や税額への影響を踏まえ、経理責任者や税理士と訂正の要否を判断してください。税額を多く申告した場合は更正の請求、少なく申告した場合は修正申告が検討対象です。

Q1. 月末にクレジットカードを利用し、翌月に引き落とされた場合は何月の経費になりますか？

A.商品の納品日やサービスの提供日が月末であれば、原則としてその月の経費です。たとえば、3月31日にカードで消耗品を購入し、その日に引渡しを受け、4月に引き落とされた場合は、原則として3月分として計上します。

ただし、カード利用日と商品の納品日・サービスの提供時期が異なる場合は、利用月だけで判断してはいけません。前払いした料金は、サービスの提供時期を基準に処理します。カード明細と納品書などを照合し、実際に費用が発生した月へ計上しましょう。

Q2. 領収書の日付と経費精算の申請日が違っても問題ありませんか？

A.領収書の日付と申請日が異なること自体は、問題ではありません。

領収書の発行日と申請日は、それぞれ示す内容が異なります。領収書の発行日は証憑が発行された日、申請日は社内で経費精算の手続きを行った日です。たとえば、3月末に発生した経費を4月に申請しても、本来3月分なら計上月は変わりません。

ただし、申請期限を過ぎた場合の扱いは社内規定に従い、必要な手続きを取りましょう。