人事管理資料とは？種類・保存期間・整理方法を人事担当者向けに解説

従業員名簿や勤怠・給与に関する資料など、人事担当者が扱う資料の種類はさまざまです。機密性が高い情報を含むことが多いため、人事管理資料を作成する場合は、取り扱いの社内ルールを定めて適切な方法で保管することが求められます。

本記事では、人事管理資料とは何か、種類や保存期間、整理・保管方法、人事管理資料を人材育成や人材配置に活用するためのポイントを解説します。

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人事管理資料とは

人事管理資料とは、人事業務で作成・保管・活用する資料の総称です。従業員名簿や評価資料、勤怠・労務資料、雇用契約・入退社関連資料など、人事担当者が扱うさまざまな種類の資料が該当します。

人事管理資料には、従業員個人に関する情報や、評価・勤怠・給与など機密性の高い情報が含まれます。そのため、資料の作成・保存・閲覧範囲について社内ルールを定め、適切に管理することが重要です。

また、人事管理資料は、人材育成や人材配置を検討する際の基礎情報にもなります。必要な情報を確認しやすい状態で管理しておくことで、人事施策を検討する際の判断材料として活用できます。

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人事管理資料の主な種類と管理項目

人事管理資料にはさまざまな種類があります。人事情報の内容ごとに資料を作成して保管しておくと、人事データを整理できて確認や活用がしやすくなります。

法定の資料は、法律の規定に則って作成・保存する必要があります。必要書類の作成に漏れがないようにするため、人事担当者が一般的に作成する人事管理資料の種類を確認しておきましょう。

従業員名簿（労働者名簿）

従業員名簿とは、氏名や生年月日、性別など、従業員に関する情報を記載した資料です。労働基準法で作成が義務付けられています。

日雇労働者を除くすべての従業員について、事業場ごとに従業員名簿を作成する必要があります。労働基準法・労働基準法施行規則に基づき、従業員名簿に記載が必要な項目は以下のとおりです。

【従業員名簿の記載事項】
・労働者の氏名
・生年月日
・履歴
・性別
・住所
・従事する業務の種類
・雇入れの年月日
・退職の年月日およびその事由（退職の事由が解雇の場合はその理由を含む）
・死亡の年月日およびその原因

なお、「従事する業務の種類」は、常時30人未満の労働者を使用する事業場では記入を省略できます。

従業員名簿の保存期間は原則5年です。ただし、現在は経過措置により、当分の間は3年とされています。

組織図

組織図とは、企業の組織体系や指揮命令系統がわかるように組織の内部構造を図式化した資料です。

組織図を見れば、組織の全体像や各部署の役割、部門同士の関係性などをひと目で把握できます。組織構造を明確化するためや、関係者に自社の組織構造を理解してもらうために作成する資料です。

組織図には、大きく分けると外部向けと内部向けの2種類の資料があります。投資家や取引先などに公開する外部向けの組織図では、部門や部署など企業構造の大枠を記載することが一般的です。

一方で、従業員向けの内部資料として作成する場合は、部課長などの役職名や担当者名まで記載して、部署内の組織構造や指揮命令系統がわかるようにします。

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評価資料

評価資料とは、従業員の人事評価に関する内容を記載した資料です。企業の人事評価制度で定めた評価基準に対する従業員の評価結果などを記載します。

評価資料は、主に昇給や昇格、異動などを検討する際に使われる資料です。すべての従業員の人事評価結果をひとつの資料にまとめることで、誰を昇給・昇格させるのか、ある部署に異動・配置する人材として適任なのは誰か、検討しやすくなります。

評価資料は、人事評価結果というセンシティブな内容を含む資料です。ある従業員の人事評価情報が他の従業員に漏れることはあってはなりません。閲覧・アクセスできる人は人事担当者や経営者などに限定するなど、厳重に管理する必要があります。

勤怠・労務資料

勤怠・労務資料には、出勤簿やタイムカード、勤怠管理システムの記録、賃金台帳などが含まれます。企業は、労働時間や賃金計算に関する記録を適切に作成・保存する必要があります。

出勤簿は、事業者が従業員の労働時間を適正に把握して管理するための資料です。賃金台帳は、従業員に支払う給与額や、給与計算の基礎になった労働時間などを記載する法定帳簿です。

【出勤簿の記載事項】
・出勤日、労働日数
・始業時刻、終業時刻、休憩時間
・時間外労働、休日労働、深夜労働を行った日付や時間

賃金台帳は、従業員に支払う給与額や、給与計算の基礎になった労働時間などを記載する資料です。労働基準法・労働基準法施行規則に基づき、以下の項目の記載が必要です。

【賃金台帳の記載事項】
・氏名
・性別
・賃金計算期間
・労働日数
・労働時間数
・時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数
・基本給や手当など賃金の種類ごとの額
・控除した項目とその額

研修履歴資料

研修履歴資料とは、従業員が参加する研修を一覧で記載し、出欠状況や実施結果などを管理するための資料です。

企業が実施する研修には、新入社員研修やハラスメント研修、評価者研修など、非常に多くの種類があります。研修の対象者が多い場合、従業員のうち「誰が・いつ・どの研修に」参加するのか、管理が大変になることが少なくありません。

研修履歴資料を作成し、自社で実施している研修を一覧化すれば、研修対象者の把握や研修案内の実施、研修後のフォローがしやすくなります。

また、これまでに受講した研修を従業員ごとに確認できるため、今後受講すべき研修の種類や人材育成の方針を検討する際にも活用できます。

スキル管理資料

スキル管理資料とは、従業員の保有スキルや能力、技能などを管理するための資料です。

人事評価シートに従業員や評価者が記入したスキル・能力をまとめたものや、業務に必要な専門資格の保有者を一覧化した資料などが該当します。システムエンジニアの保有スキルを把握するためのスキルシートもスキル管理資料のひとつです。

従業員の保有スキルを人事担当者が管理しておけば、そのスキルが必要となる部署やポストに誰を配属するか、検討しやすくなります。

また、専門の資格や免許の保有者しか就けない業務がある場合、従業員ごとに保有資格の有無や種類を一覧化すると、誤って無資格者に業務をさせるミスを防ぎやすくなります。

配置・異動資料

従業員がどの部署に配属されたのか、異動履歴をまとめた資料も人事担当者が作成する資料のひとつです。異動の年月日や配属された部署、担当業務などを記載します。

従業員ごとに過去の配属先情報を一覧化しておくと、人材配置や人材育成の検討で活用できます。今までの配属先に関連する部門や部署に異動させれば従業員の知見が広がり、経験したことのない業務に就かせれば新たなスキルや能力を習得できるでしょう。

また、配置・異動資料は、業務の属人化や特定担当者への過度な業務集中を確認する際にも活用できます。同じ部署や業務を長期間担当している従業員がいる場合は、業務分担やチェック体制を見直すきっかけになります。

雇用契約・入退社関連資料

雇用契約書をはじめとした入退社時に交わす書類は、人事管理資料のなかでも特に重要な書類です。勤務時間や給与の算定方法などは雇用契約で定めた内容に基づくため、入社時に従業員と交わした雇用契約書は紛失しないように保管しておく必要があります。

社会保険の手続き書類など、従業員の入退社時に提出してもらう書類には多くの個人情報が含まれます。従業員本人の氏名や生年月日、住所、家族情報、給与額など、情報漏えいが起きないように関連資料は厳重な管理が必要です。

雇用契約書や労働条件通知書、秘密保持契約書など、入退社時に従業員と交わす書類は、回収漏れが起きないように必要な書類の種類や回収時期をリスト化しておきましょう。

人事管理資料の保存期間と注意点

人事管理資料のなかには、一定期間の保存が法律で義務付けられているものがあります。人事管理資料を作成する際は、以下で解説する注意点を理解して適切に保管しましょう。

資料ごとに異なる保存期間

人事管理資料のうち、保存期間が法律で定められている主な書類は以下のとおりです。

書類	保存期間	起算日
入退社に関する書類（雇用契約書、労働条件通知書など）	原則5年（当面の間は3年）	死亡・退職の日
労働者名簿		死亡・退職の日
出勤簿		最後の記入日
健康保険・厚生年金保険に関する書類（資格取得確認通知書など）	2年	完結の日
雇用保険の被保険者に関する書類（離職票など）	4年	完結の日
雇用保険に関する書類（被保険者関係以外）	2年	完結の日
労災保険に関する請求関係書類	3年	完結の日
労働保険の徴収・納付等に関する書類	3年	完結の日
賃金台帳	原則5年（当面の間は3年）	最後の記入日
健康診断個人票	5年	作成日
安全、衛生委員会議事録	3年	作成日

人事管理資料の保存期間は、法改正によって期間が変更になる場合があります。人事担当者が各種資料を作成・保存する際は、労働基準法や労働安全衛生法など該当法令の最新の内容を確認してください。

保存期間管理を怠った場合のリスク

人事管理資料の保存や管理が適切に行われていないと、書類の紛失や情報漏えいのリスクが高まります。法律で定められた人事管理資料の保存義務に違反した場合、罰則を科される可能性もあります。

また、過去の評価や面談ログが散逸した場合、従業員の成長プロセスや過去の取り組みを確認しにくくなります。その結果、評価や育成方針を検討する際に、直近の印象や一部の情報に判断が偏るおそれがあります。

さらに、従業員に関する情報を企業が適切に管理できていなければ、従業員からの信用を失うことになりかねません。従業員の間で不信感や不公平感が広がり、モチベーション低下につながる恐れもあります。

人事管理資料を作成する際は、後述する整理・管理のポイントを押さえたうえで、適切に管理することが重要です。

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人事管理資料を整理・管理する際のポイント

企業の人事担当者が人事管理資料を作成する際は、ただ作成して終わるのではなく、資料を活用しやすいように整理・管理することが大切です。

必要なときに最新の人事データをすぐに確認できれば、人材育成や人材活用を効率的に推進できます。以下では、人事管理資料を整理・管理する際の3つのポイントを解説します。

資料を種類ごとに分類して検索性を高める

人事管理資料は種類や量が多く、分類せずに保管すると何の資料がどこにあるのかわからなくなることがあります。必要な資料をすぐに取り出せるように、棚やデータフォルダ内で管理する際は、種類ごとに分類し、保管場所を明確に分けましょう。

入退社関連の書類、日頃の勤務管理や給与に関する書類、研修・スキル管理などの人材育成関連書類など、性質が異なる資料ごとに区分して保管するとわかりやすくなります。

また、各区分の資料についても、保管する際の並び順を決めておきましょう。年月日順や従業員名による五十音順など、資料が取り出しやすくなる保管方法は書類の種類ごとに異なります。

アクセス権限を設定する

人事管理資料が誰でも自由に閲覧・編集できる状態では、情報漏えいや誤操作による情報消失のリスクが高まります。アクセス権限を設定することが重要です。

資料を棚で保管する場合には鍵付きの棚で保管し、鍵の管理者を決めておきます。データで保管する場合は、アクセス権限を付与した者のみ閲覧・編集できるようにしたりパスワードを設定したりしてセキュリティ対策を施します。

資料を紙で保管する場合もデータで保管する場合も、誰がどの資料を閲覧・編集してよいのか、アクセス権の範囲を社内ルールで明確に定めましょう。人事管理資料は、閲覧できる者を役職者や人事担当者などに限定して管理することが大切です。

表計算ソフトや個別ファイルで管理する場合に起こりやすい課題

人事管理資料は、表計算ソフトや個別ファイルで管理することもできます。ただし、資料が分散すると、最新版管理や検索、権限管理などに課題が生じやすくなります。

以下では、表計算ソフトや個別ファイルで管理する場合に起こりやすい5つの課題を紹介します。

検索・集計に時間がかかる

人事管理資料が表計算ソフトや個別ファイルに分散していると、必要な従業員情報、評価履歴、スキル情報、研修履歴、異動履歴などを探すのに時間がかかります。

一つひとつの紙資料を棚から取り出して確認したり、データファイルを開いたりする作業は、思いのほか手間や時間がかかる作業です。人事労務業務全体の遅延につながる恐れもあるため、個別の資料やファイルの数はできる限り減らしたいところです。

また、情報が別の資料やファイルに分かれていると、集約・集計する際に転記が必要になり、転記ミスなど人為的なミスが起きる可能性も高まります。

権限管理や情報漏えい対策

人事管理資料は、氏名、住所、評価、給与、勤怠、健康情報、異動履歴など、個人情報や機密性の高い情報が含まれる資料です。機密性の高い情報を含む資料の数が多くなれば、紛失など情報漏えい事故が起きるリスクが高まります。

また、人事管理資料を保管する際は、資料やファイルごとに閲覧・編集できる範囲を適切に制御する必要があります。人事管理資料が表計算ソフトや個別ファイルに分散している場合、セキュリティ対策の対象となる資料数が増える点も問題です。

閲覧権限の付与や管理など、資料やファイルの数が多いとセキュリティ対策に手間がかかり、人事担当者の負担が増えてしまいます。

管理方法が属人化しやすい

表計算ソフトや個別ファイルで人事管理資料を管理していると、管理方法が属人化しやすい点にも注意が必要です。ファイルの保存場所、更新ルール、集計方法、関数・マクロの内容などを特定の担当者だけが把握している状態になりやすくなります。

たとえば、各担当者が自身のパソコン内で資料を保管しているケースです。最新版資料の保管方法などが部署内で共有されていないと、他の担当者は業務のやり方がわかりません。

業務が属人化すると、その担当者が休んだ場合や退職した場合などに、他の担当者には管理方法や保管場所がわからず、業務に支障が出る恐れがあります。

評価判断が属人的になりやすい

人事管理資料が表計算ソフトや個別ファイルに分散している場合、評価の根拠を継続的に蓄積・参照しにくくなります。

その場合、従業員の成長プロセスや過去の改善状況を十分に確認できず、評価が直近の印象や一部の出来事に左右される恐れがあります。

評価資料や面談ログを継続的に蓄積し、時系列で参照できるようにすれば、目標の進捗、行動の変化、過去の改善状況を確認しやすくなります。直近の出来事や評価者の印象だけに依存せず、昇格や配置を検討する際の根拠として活用できます。

ただし、記録だけで評価者の主観を完全に排除できるわけではありません。複数の評価者による確認や本人との対話も組み合わせ、判断の妥当性を高めることが重要です。

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人事管理資料を一元管理するメリットと方法

表計算ソフトや個別ファイルではなく、人事管理資料を一元管理すればさまざまなメリットがあります。以下では主なメリットを紹介するので、人事管理資料を表計算ソフトや個別ファイルで保管している場合には一元管理を検討してみてください。

従業員情報・評価・スキル・配置情報の一元活用

従業員に関する基本情報や評価、スキル、配置情報などをまとめて管理すれば、相互に情報を組み合わせて分析できるようになります。人材育成や人材配置を検討する際、人事管理資料で管理しているデータを活用しやすくなる点がメリットです。

人事管理資料は種類が多く、情報量が多いため管理が大変だと考えがちですが、人的資本経営や戦略人事に活用できる情報が豊富にあると捉えることもできます。

人材情報を有効活用できれば、従業員の能力を高めて企業の成長につなげる人的資本経営を推進でき、事業戦略と連動した人事戦略を策定できれば、戦略人事の実現につなげられます。

人事管理システムを利用した一元管理

人事管理資料を一元管理する方法として代表的なのが人事管理システムの導入です。人事管理システムとは、採用や勤怠、給与計算、評価などの人事労務業務で必要な情報を一元的に管理できるシステムです。

ひとつのシステム内で人事データを一元的に管理すれば、従業員情報や評価履歴、スキル情報などを検索・集計しやすくなります。

別々の資料で管理している場合に比べて、必要な情報を確認する手間を減らしやすい点がメリットです。

また、複数の資料に同じ基本情報を入力している場合は、一元管理をすることによって情報の重複や転記作業を減らしやすくなります。

データに基づいた人材活用・タレントマネジメントへの発展

人材情報を一元管理できれば、データに基づいた人材活用・タレントマネジメントが可能になります。

スキル、経験、評価、配置履歴、キャリア志向などの情報を可視化できれば、経営戦略に沿った人材配置や育成方針を検討する際の判断材料として活用できます。

また、人事や管理職だけでなく、従業員自身が保有スキルやキャリア目標を確認・更新できる状態を整えることも重要です。

1on1などで本人の希望や目標を共有し、必要な経験や学習機会を検討することで、会社側の一方的な管理にとどまらず、従業員の自律的なキャリア形成を支援できます。

タレントマネジメントシステムを活用すれば、従業員のスキルやコンディション、組織全体のエンゲージメントを把握し、組織の生産性向上につなげられるでしょう。

まとめ

従業員名簿や勤怠・労務資料、評価資料など、人事管理資料にはさまざまな種類があります。保存期間が法律で決まっている資料については、法定の期間保存する必要があります。

人事管理資料を作成・保管する際は最新版資料の保管方法を決め、アクセス権管理や情報漏えい対策を行いましょう。資料の更新や保管のルールが不明確だと、同じ資料が複数作成され、どれが最新版なのかわからなくなることがあります。

人事管理資料は表計算ソフトや個別ファイルでも管理できますが、人事管理システムなどを導入して一元管理することを検討してみてください。

従業員情報・評価・スキル・配置情報など、複数の情報を一元的に管理すれば、検索や集計がしやすくなり、人材情報を人材育成や人材配置の検討に活用しやすくなります。

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人事管理資料を人材育成や人材配置に活用するには、従業員情報、目標、評価、スキル、配置履歴などを一元的に管理し、必要なときに確認できる状態を整えることが重要です。

HRMOSタレントマネジメントでは、従業員の目標や評価結果、スキル、配置、育成情報などの人材データを一元管理できます。

人材情報を継続的に蓄積することで、従業員一人ひとりの状況や成長の変化を把握しやすくなります。

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