脱タイムカードを実現。シンプルで分かりやすい「ハーモス勤怠」はマニュアル要らずで簡単に設定できるため、診療後の時間を使ってスムーズに導入・運用開始できた。

多忙を極めるクリニックでのタイムカード時代からの脱却

2017年の開業したての頃は、スタッフも10人程度でワンフロアでの出発でした。そのため、事務作業にはなるべくコストをかけず、自分の手で対応しようと思っていました。そこで当時使っていたのが紙のタイムカードでした。運用としては、出勤と退勤のときにスタッフに自身の紙をタイムカードリーダーに入れて打刻してもらい、月末に私が労働時間や残業時間を「Excel」に入力して、手動で計算するというものでした。10人の頃であればそこまで負担やミスもなく対応できていました。しかし、事業が拡大しフロアも改築して、従業員や非常勤医師、パートタイマーなどが増え、雇用形態も増えていくと、徐々にタイムカードでの対応が難しくなりました。

打刻するために行列ができてしまったり、退勤打刻しようとするとカードが詰まってしまい後続のスタッフがその日は打刻できないこともあったりしましたね…。

やはり最も影響があったのが集計作業でした。10人の頃は1〜2日で終わっていたものが、35人にもなると気づけば1週間程度かかっていました。集中してやらないとミスが起きる作業ですので、診察時間のあとに対応せざるを得ず、帰宅時間も遅くなっていました。残業時間の集計なども手計算で行っていたので、ミスも発生して、手戻りもあったので、どうにかしなければいけないと思い始めました。

そこで、タイムカードを使わずに勤怠管理ができるシステムを導入しようと思って探していたところ、なんと無料で始められるシステムがあるということを知って「ハーモス勤怠 by IEYASU」を使い始めました。

マニュアルなしで初期設定まで完了

正直、使いこなせるか結構不安だったんです。診療後にシステムの設定をしながら、わからないところは調べて、勉強しながらやらなければならないと思っていました。しかし、実際にシステムを使ってみるととてもシンプルで使いやすく、素直に驚きました。当初想定していた以上に簡単で、マニュアルを見なくても初期設定まで全くつまずくことなく行えました。他の勤怠管理システムも検討していたのですが、比較すると圧倒的に「ハーモス勤怠 by IEYASU」が使いやすかったです。実際に使ってみたときの簡単さと、無料で使えるのが選んだ理由ですね。

今まで1週間かかっていた集計作業が2時間で完結

実際に導入してから、とても助かっています。特に集計作業はかなり時間が削減できています。今まで1週間ほどかかっていた集計作業は2時間ほどで完了できるようになりました。勤務区分別に自動で時間を集計してくれるので、計算ミスはなくなりました。タイムカードを使っていた頃は本当に時間がかかっていたので非常に助かっています。

また、現場のスタッフの反応もいいですね。当院ではICカードリーダーを設置して打刻をしていますが、タイムカードでは起きていた、故障して打刻できないといったトラブルが完全になくなり、スムーズに打刻できるようになったので非常に好評です。2つのフロアの両方にICカードリーダーを設置したので、打刻のための行列ができることもなくなりました。打刻の方法自体も非常にシンプルで、現場スタッフも支障なく移行できました。さらに、勤務時間や残業時間も自分で確認できるようになったので、現場の勤怠管理への意識も向上しとても助かっております。当院は出勤が基本ですので、現地で打刻できるICカードリーダーを採用していますが、QRコード（※）を読み取って打刻もできるということなので、今後はその方法も取り入れようと思っています。

※「QRコード」はデンソーウェーブの登録商標です。

今後使ってみたい機能について

本当に使いやすすぎて、マニュアルを見ずに設定できてしまったものですから、まだ未知の機能が多くて…（笑）。有給休暇の付与機能も今後は使っていきたいなと思っています。今はスタッフに有給休暇の残日数を自分で数えて「今月何日使用しました」と申告してもらい集計しています。今後は、手作業が発生しているところを徐々にシステムに移していき、もっとスタッフが患者さんに集中できる環境をつくっていきたいと思っています。「ハーモス勤怠 by IEYASU」はそのためにはとても必要なツールですね。

忙しくてアナログ運用しているクリニックこそ、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入すべきだ

当院のように、院長が事務作業を兼任しているクリニックも少なくないと思います。そして、診療後の時間を使って手作業での集計に時間をかけてしまっていると思います。そんな小規模なクリニックにこそ、ぜひ「ハーモス勤怠 by IEYASU」を使ってほしいですね。本当に学習時間なしで感覚的に操作できるので、想像以上に手間がかからず導入できます。勤怠管理システムは中規模以上の一般企業が使用してこそのものと思っていましたが、クリニックでも十分に費用に見合った効果を得られるので、とてもおすすめです。