エージェントならではの悩みを「ハーモス勤怠」が解決。大幅な業務効率化だけでなく、フリーランスの稼働状況を把握することでクライアントとのトラブル回避にも貢献。

エージェントならではの悩みを「ハーモス勤怠 by IEYASU」が解決

我々ランサーズエージェンシーは、副業・兼業を中心としたフリーランスエージェント事業を行っている会社です。主にウェブ業務やシステム開発のスキルを持ったフリーランスを、業務委託という形式で企業にマッチングしています。

フリーランスの人たちは直接クライアント企業に出向いて日々の業務を行うので、我々としては、その実態を正確に把握することが難しい、というのが大きな課題でした。もちろん、事前に必ず面談を行い、スキルだけでなく様々な適性も確認した上で、企業とマッチングしてはいるのですが、それでも、やはり避けられないトラブルはありまして……。

その典型が「依頼された業務を時間通りに行っていない」というものです。クライアントからすれば「ちゃんと把握しているんですか？」と言いたくもなるでしょうが、その一方で、我々の側にはなかなか見えにくい部分でもあり、どうしても対応が後手後手に回ってしまっていました。後手に回るということは、それだけフォローの工数も増えるので、うちのメンバーにも大きな負担となっていたのです。

そんな悩みをきれいに解決してくれたのが「ハーモス勤怠 by IEYASU」です。日々の業務の開始・終了をパソコンやスマートフォンのアプリで簡単に記録できるため、フリーランスの人たちにはリアルタイムでの打刻を徹底してもらい、そのデータを我々が随時チェックすることで、即座に状況を把握することができるようになりました。

もし打刻がなかった場合、それだけでは現場に行っていないのか単に忘れただけなのかわかりませんが、少なくとも「打刻がない」という事実をキャッチすることはできます。それによって、先手を打って対応することができるので、少ない工数でフォローアップでき、また、大きなトラブルに発展する事態を未然に防ぐことにもつながっているのです。

毎月恒例の「戦争」が、ついに終わった……

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入する前というのは、フリーランスの人たちには、エクセルで作ったフォーマットに日々の稼働状況を入力してもらっていました。月が終わったら、それをプリントアウトして内容をクライアントに確認してもらい、承認のハンコをもらった上で、PDFにして本部に提出してもらう、という流れだったのです。

そのため、月の初めにはすべてのフリーランスからPDFを回収し、稼働状況をチェックして、売上データのほうにも反映させて……という煩雑かつ膨大な作業が待っていて、それはもう「戦争」と言ってもいいような状況でした。しかも毎月のことですから、うちのメンバーは本当に大変だったと思います。

それはフリーランスにとっても同じことで、うちでは週２日とか週３日といった案件も多いのですが、その場合、複数の企業を掛け持ちしている方も結構いるので、つまり、ハンコをもらってPDFを送信して……という作業も複数やる必要があったのです。

でも「ハーモス勤怠 by IEYASU」なら、日々の打刻がそのまま月次データになります。月初には、うちからクライアントに承認依頼を送って、クライアントは直接システム上で承認。うちはそれを確認すればいいわけですから、圧倒的に作業効率が上がりました。加えて、親会社が上場したことで、うちの月次決算にもスピード感が求められるため、その点でも「ハーモス勤怠 by IEYASU」は大いに活躍してくれています。

当然、クライアント企業の作業も大幅に軽減されています。何と言っても、ハンコを捺す必要がなくなりましたからね。もちろんそれだけではなく、稼働状況は日々データとして「見える化」されているわけですから、１か月分をまとめて確認する必要もなく、承認作業そのものがかなり楽になったはずです。

これぞ、まさにDX（デジタルトランスフォーメーション）だと実感しています。

DXがもたらす「効率化」の先にあるもの

ただ、どんなに便利で素晴らしいツールだと説明されても、新しいものを導入するときというのは、得てして、懐疑的な意見が出てくるものです。本当に便利なのか、かえって手間が増えるんじゃないか……等々、初めての経験に対する不安は誰しも当然あります。

特に、クライアント企業にもルーティン作業の変更を求めなければいけないような場合には、「ちゃんと使ってくれない気がする」「あの企業はこういうシステムには抵抗感がありそう」など心配の種がより一層大きくなって、うちでもやはり、そうした意見はありました。

でも私自身は、これまでにも様々なツールやサービスを導入してきた経験から、「喉元過ぎればなんとやら」だということを身を以て学んでいます。もちろん最初のうちは多少大変なこともありますが、それ以上のメリットが必ずある。「ハーモス勤怠 by IEYASU」の場合で言えば、単に作業効率がアップするというだけの話ではありませんでした。

というのも、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入する以前、我々がフリーランスの業務実態を把握できるのは、基本的には月に一度のエクセルを見る場面でした。何かトラブルが起こったときにクライアントから連絡が来てようやく問題を認識する、ということも稀にあり、サービス価値向上の課題だと認識していました。

でも今は、「ハーモス勤怠 by IEYASU」によってリアルタイムでの打刻が可能になったおかげで、フリーランスひとりひとりの稼働状況がリアルタイムでわかり、それによって業務の進捗状況を把握することもできます。ちゃんと打刻していない人にはあらかじめ注意できますから、トラブルの芽を摘むと同時に、クライアントに対するサービスの向上にもつながっているわけです。

クライアントの側からしても、ただ作業が楽になっただけでなく、ハンコを捺す手間から解放されたことで、本来の「承認」という意識をもってデータを見てもらえるようになったと思います。フリーランスの業務実態を我々のほうでも随時把握していることは、認識の共有という点でも大きなメリットになっているのではないでしょうか。

エージェント/SES会社は絶対に「ハーモス勤怠 by IEYASU」を使うべき

我が社が「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入したのは2019年11月で、最初はいくつかのクライアントだけに試験導入していました。それから数か月後、新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言の発出で、世の中が一気にテレワークにシフト。「あらかじめ『ハーモス勤怠 by IEYASU』を導入しておいて良かった！」と心底思ったのは言うまでもありません。当然、今ではすべての契約先に導入しています。

もし「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入しないまま緊急事態宣言を迎えていたら、あの2020年４月〜５月は、月次決算もまともにできていなかったかもしれません。それはおそらくクライアント側も同様で、それこそハンコでの承認のままだったら、一体どうなっていたことか……。今回のコロナ禍という状況も、スムーズに「ハーモス勤怠 by IEYASU」に移行できた理由のひとつだと思います。

ただ、コロナ禍はあくまできっかけにすぎず、働き方改革やDXという時代の流れの中では、いずれ紙＋ハンコから脱却しなければならない日がやって来ます。そして、我々のようなエージェント事業者にとって、契約先でのフリーランスの実態をリアルタイムかつ可視化されたデータで正確に把握することは、よりよいサービスを提供するために不可欠な要素です。

もし、エージェント事業者やSES会社でまだフリーランスの稼働管理にシステムを導入していないところがあれば、絶対に「ハーモス勤怠 by IEYASU」を使ったほうがいい、と声を大にして言いたいですね。シンプルでありながら必要な機能はそろっていて、UIやUXの観点からも使いやすいと好評です。

ちなみに、「ハーモス勤怠 by IEYASU」の導入に当たっては、当然、他の複数のサービスとも比較検討しましたが、自社とフリーランスとクライアントの三者がシステムに入れること、リアルタイムでの打刻が可能なこと、それに料金の面から、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を選ばせていただきました。ぜひ追加してもらいたい機能もありますので、今後のさらなる進化に大いに期待しています。