エム・デー・ビー株式会社

業界： IT
事業概要：システム開発及びネットワーク・サーバ構築等
従業員数：従業員数：180名（2022年10月現在）
https://www.mdb.co.jp/

Web作成やデザイン業務から、セキュアなシステムとサーバの設計、構築、保守まで幅広くSIサービスを展開され、多くの企業様のシステム開発案件に携わられているエム・デー・ビー株式会社様。従業員の8、9割を占めるほどエンジニアが多く在籍しており、請負形態だけでなくSES形態でも対応が可能です。また、金融・情報系などさまざまな業界で培ってきた経験・スキルを基に、お客様に技術的な解決を提案可能なエンジニアが多数いるため、大手メーカーから表彰を受けるほどの確かな技術力を提供されています。

同社では法改正への対応を機に、勤怠管理システムの導入を検討し「ハーモス勤怠 by IEYASU」をご導入いただきました。システムを担当されている後藤さんと青木さんに、導入のきっかけや実際の効果について伺いました。

法改正へ迅速な対応が必要だった

当社の場合、従業員180名のうち8、9割がエンジニアで、その多くがお客様の勤務形態に合わせて働いています。そのため、各勤務先によって多数の勤務区分が発生しており、管理や集計作業が大変でした。「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入する前は、さまざまな現場で働いている従業員からメールやチャット、「Excel」など、多種多様なフォーマットで勤怠報告してもらい、その情報を手動で計算していました。各現場で出勤時間や退勤時間だけでなく、休み時間なども異なるため、別々で集計する必要がありとても手間でした。また、お客様に稼働時間をご報告するために、当社で管理しているものとは別に報告用のデータを用意する必要があり、管理面での負担が大きくのしかかっておりました。そんななか、働き方改革による法改正がきっかけで、労働時間の適正な管理が義務付けられたため、勤怠管理システムの導入に向けて本格的に動き出すこととなりました。

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を選んだ決め手

勤怠管理システムの導入が動き出し、クラウドの勤怠管理システムや自社開発などさまざまな選択肢があったなかで「ハーモス勤怠 by IEYASU」を選んだのは、最もコストパフォーマンスが良く使いやすかったからです。当社の場合は従業員一人に対して、お客様の数だけ勤務区分が必要となります。始業や退勤などの時間が少しでも異なれば、別の勤務区分として取り扱わなければならないため、そういった設定がしやすい「ハーモス勤怠 by IEYASU」はとてもありがたかったです。また、導入当時、比較していた他の選択肢に比べて圧倒的に低コストで始められたのも決め手の一つでした。

シンプルで使いやすいけど、それ故の苦労

全部で100以上ある多くの勤務区分を登録するのは大変でしたが、柔軟なシステムなので、ほぼ全ての勤務区分を登録できました。苦労しながらも、カスタマーサポートに伴奏していただきながらなんとか設定を進めていき、運用を開始できました。従業員はシステムリテラシーの高いエンジニアが多かったので、基本的な使い方の浸透はスムーズでした。ただ、従業員側でも自身の勤務区分や勤怠情報など、変更できる箇所が多いので導入当初はこちらが予期せぬ修正が加わっていて多少の混乱がありました。柔軟なシステムが故の難しいところかもしれません。しかし今は、自作した社内向けの運用マニュアルを展開しているので、従業員自身の誤った修正は減り運用も安定しています。

今まで紙で対応していた業務がシステム化することで業務負担の軽減につながった

やはり今までの紙や「Excel」での管理が「ハーモス勤怠 by IEYASU」に変わったことで、打刻データがそのままシステムに反映されて自動で集計されるので、データの転記や計算の手間がなくなったことが効果として非常に大きいです。勤怠情報を提出しない従業員への後追いの手間もなくなりました。特に、有給休暇の管理は、今まで台帳で管理していたので残数の管理や付与なども全て手動で行っていました。それも「ハーモス勤怠 by IEYASU」で設定すれば自動で付与や残数の管理をしてくれるようになり、従業員自身で確認できるので問い合わせもなくなりました。紙、「Excel」、メールなどさまざまなツールで管理していたものが一つに集約されたことで、煩雑化していた業務が簡単になり、ミスも削減できたと実感しています。