株式会社ニシムタ

業界：小売
事業概要：家庭雑貨用品、居住関連用品、カー・レジャー・スポーツ関連用品、家電製品、その他販売業務、マンション賃貸、店舗の賃貸業務
従業員数： 3,500名（2024年1月現在）
https://nishimuta.co.jp/

鹿児島県を中心とした南九州エリアにて、スーパーマーケットとディスカウントストアを複合した「スーパーセンター」を28店舗展開する株式会社ニシムタ。2024年に66周年を迎えた同社では、1店舗で20〜30におよぶカテゴリの商品を提供し専門店にも劣らない品揃えを実現されています。

「お客様にとってお買い物自体をワクワクできる体験にできるように」をモットーに、一店舗ごとに異なるコンセプトを設計の上、事業展開を進め、2022年時点では鹿児島県内において第3位の売上高を誇る企業へと成長されております。

また、1958年創業と歴史ある会社でありながら「まずは挑戦してみて、失敗も含めて大事なことをつかんだ上で成長してほしい」と、挑戦を後押しする風土を形成し、小売業の本場と言われるアメリカで毎年若手社員を対象に研修を実施するなど、日々トライアルアンドエラーを繰り返しながら継続的な成長を実現されております。

同社では、これまでICカードを用いた打刻を実施されており、集計作業に要する作業工数の増加にお悩みをお持ちでした。そこで今回は「ハーモス勤怠」をご導入された後の変化や多店舗展開をされる中での社内への浸透方法を中心に、当時の導入責任者で現在総務人事部に所属されている西鎮弘様にお話を伺いました。

ICカード打刻・紙による申請を併用

当社は、南九州を中心に28店舗・約3,500名の従業員を抱え、正社員・契約社員・パート・アルバイトなど複数の雇用形態が混在しています。PCを日常的に利用しない従業員が多いことも踏まえ、出勤するとICカードで打刻を行い、有給休暇は紙にて申請を行った後に管理担当者が代理で取得日時を登録するといった運用を10年以上実施しておりました。

私はパート従業員を中心に約1,000名の勤怠管理を担当していたのですが、打刻漏れの確認を行う作業に毎月6日間ほどの時間をかけておりました。他業務もある中で1ヶ月の4分の1ほどの時間を勤怠の確認作業に要していたわけですから、なんとかこの時間を削減できないか、と日々感じておりました。

また、ICカードを日々利用する中でカードの磁気不良や打刻機器の不良が発生してしまうこともあり、それによって生じる不具合や交換費用も悩みの一つとなっていましたね。

このような課題を感じる中で「紙運用を廃止しましょう」「個人の打刻実績についても本人が修正をできるようにしましょう」という声が社内でもあがりはじめ、本格的に勤怠管理システムの検討を始めることとなりました。

「ハーモス勤怠」とのタイムリーな出会い

勤怠管理システムの選定を始める中で、当初は「ハーモス勤怠」とは全く異なるシステムの検討を進めておりました。そんな中、忘れもしない2022年2月14日だったのですが、当時「IEYASU」として提供されていた勤怠管理システムが株式会社ビズリーチによるM&Aを経て「ハーモス勤怠 by IEYASU」として提供をスタートする、というプレスリリースを拝見したんです。

詳しく調べてみると、費用感・機能共に納得のできる内容となっており、今後大企業向けに機能もアップデートされていくのだろうなという印象も持てたので、経営層の合意の下、正式に導入することに決定いたしました。

導入を決めてからは、選定当初から携わっていたメンバーを中心に3名でチームを組成し、システムの初期設定・検証・各店舗への導入支援を約半年かけて進めていきました。

勤怠における管理業務を5割削減。法律に則した運用も同時に実現

「ハーモス勤怠」導入後については、主にスマホ打刻を活用しておりますので、これまでのICカードは全て廃止になり交換費用も0円になっていますね。また何よりも、月末の締め作業が減ったというのが大きな変化です。

各従業員がスマホアプリ上で打刻時刻の修正を行えるようになったことで、これまで3、4名の担当者が6日間ずつかけて実施していた締め作業を、約3日間に短縮できたというのが本当に大きかったと感じています。

また、導入当初はそこまで意識していなかったのですが、勤怠管理システムの導入を進める中で労務管理をより法律に則った形で実現できるようになった、というのも導入メリットの一つだと認識しております。

若手社員の協力の下、まずは1店舗で検証を実施

デバイスを使うことに慣れていない従業員も多かったので、最初はスマホアプリ上の出勤ボタンを押して「これで大丈夫なの？」というところから始まりました。

「ハーモス勤怠」の担当者に伴走してもらう形で、まずは当社の勤務形態に即した設定を行い、その後、本社近くに立地している「ニシムタ与次郎店」の1店舗から、従来の打刻方法との並行稼働という形で検証をスタートしました。本社から徒歩で行ける距離にある店舗なので、必要があればリアルタイムで相談ができるというのがメリットとしてありましたね。

検証開始時、ご年配の方を中心にスマホの操作に慣れていない従業員も一定数いたのですが、若手社員を中心に協力してもらい「ここのボタンを押すと良いですよ」と打刻操作を実演してもらうことで、少しずつ新しい方法に慣れていってもらいました。

与次郎店での検証を実施した後、もう一度設定をチーム内で見直し給与計算システムとの連携を確認しました。その後、各店舗で想定される使い方に応じて様々な勤務パターンを作成し、リリース準備が整ったタイミングでZoomでの説明会・各店舗におけるテスト稼働を進めていくこととなりました。

説明会を複数回実施。4ヶ月におよぶテスト稼働を経て、導入決定から約半年で全体稼働を実現

説明会は各店舗の店長・副店長・施設管理者・部門管理者を対象に合計5、6回ほど実施をしました。皆さんには「どの回でも大丈夫なので必ず参加してください。1回で分からない場合は2回でも3回でも参加してください」と伝え、説明会のその場でアプリのインストールからログインURL・個人ID/パスワードの入力をしてもらい、出退勤の打刻についても画面を通して実演をしました。

リアルタイムで説明会を実施したことで質疑応答の時間を設けることができ、管理担当者の視点では見えていなかった改善点が浮き彫りになったり、各店舗の習熟度を確認できたりとお互いに情報交換をしながら進められたのは良かったと感じております。

説明会において特に大切にしていたのは、皆さんにとってこういうメリットがありますよというのを何度もお伝えすることですね。言われたから使おうではなく、自分たちにとっても使った方が良いから活用しようという方向にベクトルを向けることが大切だったと感じています。

説明会を実施した後、全28店舗を3つのブロックに分け、9月はAブロック、10月はBブロック、11月はCブロック、12月は全ブロックといった流れで順にテスト稼働を行いました。店舗の規模によって営業時間や勤務形態が異なるので、3つのブロックにそれぞれの規模ごとの店舗を分散させることで4ヶ月間にわたり検証のPDCAを回すことが可能となりました。

テスト稼働を行う際には、現場経験のある管理担当者に各店舗からの問い合わせ対応を担当してもらい、店舗からとにかく声を集めてほしいと依頼をしておりました。