自社システムとのAPI連携によって従業員の勤怠場所の把握を実現。シンプルな勤怠管理にとどまらない独自の利用方法。

チャットツールを使った勤怠管理

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入する以前は、従業員が十数人程度でしたので、専用のツールを導入せずとも勤怠管理ができていました。当時はチャットツールや「Google スプレッドシート」を活用していました。管理担当者に対して毎日、従業員一人一人が出勤・退勤の打刻タスクを提出し、「Google スプレッドシート」に転記していました。電車の遅延などで勤務時間に修正がある場合も、同様にタスクで担当に依頼をしており、すべてタスクで依頼・管理を一元化していました。

十数人程度のときは上記のような手動管理の運用でも対応しきれていました。しかし、事業拡大とともに従業員の増員・オフィスの拡大が進み、労務管理が煩雑化してミスが発生するようになってしまいました。どうしてもチャットツールだと過去のログをさかのぼる手間があったり、集計時点で作業ミスが見つかった際に二度手間になってしまったりします。当時、二人体制で労務管理を行っていた関係上、オペレーションの改善のためにシステムの導入を検討しました。

費用にあったパフォーマンスを発揮できるか、システムの拡張性があるかなどを基準にシステムを探していたところ、ちょうどぴったりな「ハーモス勤怠 by IEYASU」を見つけて、無料でのトライアルを開始しました。

導入から運用開始まで

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入したことの一番の決め手は、無料でスタートできることでした。それまでは手動で管理していたため、人件費を別にすれば費用はかかりませんでした。無料なので、試したいことを一通り試すことができ、不安なく導入に踏み切ることができました。また、いくつか他社ソフトと比較検討しましたが、圧倒的に使いやすいところも素晴らしいと思います。とても分かりやすい管理画面だったので、導入したときの担当者と現在の担当者が異なるのですが、引き継ぎもスムーズに終わりました。

出社時は、入館証の読み取りで打刻、在宅ワークのときはブラウザーでの打刻へと変化しました。打刻方法を変更してからは、漏れやミスが減り集計作業もほぼなくなりました。導入前後では従業員数に大きな差があるため正確な数値は分かりませんが、体感で勤怠管理にかける時間は9割減となり、非常に楽になりました。

勤怠管理APIを活用した従業員管理の可能性

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入した大きなもう一つの理由が、API機能が充実していたことです。当社では、ビルの入館証を利用して出退勤をしています。通常の出退勤の際は、設置してある専用のiPadに入館証をかざすことで打刻しますが、各部屋の入退室時にも入館証をかざすことで、従業員が現在どこで仕事をしているのかを確認できるように、「ハーモス勤怠管理 by IEYASU」のAPIを利用して、入退室管理システムと接続しました。さらに、従業員が部屋を移動すると上司にチャットツールで通知が飛ぶようになっており、自分の部下がどこにいるか把握できるようになっています。

当社は同じビルの38階に執務室とオープンスペース、8階にも別の事業の執務室があります。基本的には執務室で仕事をするようになっていますが、気分転換に場所を変えたり、8階にいる従業員と打ち合わせをするために移動したりすることがあります。そこで、場所ごとに勤務時間を正確に把握することで、高い生産性を維持できるようにしました。また、来客があった際に、従業員の場所が分かっているので探す手間がかからないのも一つのメリットです。

事業拡大のフェーズにある企業こそ、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入すべきだ

最初は自社の労務管理に合うかどうか分からないですから、フリープランで一度試してみることで、導入の判断がしやすいと思います。管理画面も非常にシンプルで分かりやすいので、導入してからすぐに使いこなせます。APIなどの拡張機能もあるので、より業務効率化を図るのであれば、有料プランに切り替えることで活用の幅も広がります。事業の発展や企業規模の拡大に合わせて利用できるので、今後事業拡大のフェーズにある企業にはぴったりだと思います。システム利用料のコスパもいいので、固定費の削減を進めたい企業にもおすすめですね。