【ケーススタディ】承認作業をサクサク進行、二重申請防止でリスク管理に安心感！

サービス業界の企業様 　会社規模：500〜1000名

背景・経緯

他社の経費精算システムを使用していたものの、承認時の画面遷移が多く、日常的な確認作業がストレスになり、
承認者から不満の声が挙がるほどになっていました。また、OCR機能を利用していたものの、読み取りができないケースが多く、
手入力の工数が増加していました。他にも、二重申請チェック機能などのリスク対策も充実させたいということもあり、ハーモス経費にご相談いただきました。

課題	・既存システムでは画面遷移が多く、承認者の確認作業に時間がかかっていた ・既存システムのOCR機能の読み取り精度が低く、手入力の工数が増加していた ・二重申請チェック機能など、リスク対策機能が不十分だった

解決策	・ハーモス経費の特徴である”わかりやすい操作画面”では、ページをめくる様に承認作業が可能。 ・手書き領収書も読み取り可能な、AI-OCR機能を活用。 ・証票や伝票の重複チェック機能を活用。

効果	・承認作業は、ページをめくるようにサクサクと進めることが可能になり、多い時で数時間かかっていた承認作業が、数十分に短縮。 ・領収書AI-OCR機能は、手書きの領収書も読み取ることができる精度で、手入力での修正が格段に少なくなり、申請が劇的にラクに。 ・証票や伝票の重複チェック機能により、経理でのチェック作業を減らすことができるだけでなく、二重計上などのリスクを未然に防ぐことが可能になった。また、申請者・承認者双方で重複に気がつくことが出来る環境になり、ガバナンス強化にも繋がっている。

導入の決め手

• 画面の分かりやすさ
• 経理担当者の悩みを熟知した上での機能
• 既存システムの課題を解消するために、ベストな運用を一緒に考える営業担当やサポートの姿勢
• 結果としてよりよい製品に巡りあえたと感じ、この規模でも入れ替えに踏み切ることができた
• ハーモス経費の導入を機に、他のバックオフィスシステムもハーモスを導入することに（ハーモスシリーズとしての展開）

機能紹介

※この機能で解決：使いやすい承認画面

ハーモス経費では、承認者の使いやすさも考慮した画面で、ページをめくるようにスムーズに承認が進められます。領収書と明細も並べて確認できるため、承認作業の負担軽減が期待できます。

スムーズで、確認しやすい承認画面

※この機能で解決：領収書AI-OCR

紙の領収書だけではなく、電子取引の領収書も読み取り可能です。さらに電子帳簿保存法に対応した電子保存も容易に出来ます。
ハーモス経費のAI-OCRは正確な読み取りにより、申請時の手入力の手間とミスを削減し、作業時間を短縮します。

【電子取引領収書での利用イメージ】

【紙の領収書での利用イメージ】

※この機能で解決：重複申請チェック

ハーモス経費では、精算機能を利用して申請者が承認依頼を送った際に、過去の申請伝票と照合し、重複した日付や明細内容があればアラートメッセージが表示されます。同様に、承認画面でも重複した明細がある場合は、アラートアイコンとメッセージを表示します。なお、この機能は必要に応じてON/OFFが可能です。

▼承認画面でも、重複明細がある場合はアラートアイコンとメッセージでお知らせします。
　どの伝票や明細行に重複があるかも表示します。

重複申請チェックの詳細はこちら ＞
証票重複チェック機能についての詳細はこちら ＞