【仕訳例】経費精算の仕訳とは？7つの費用科目・6つのケース別に解説

1. 旅費交通費

旅費交通費は、業務上の移動や出張に伴う移動で発生した費用を処理する際に使用します。主な対象は、次のとおりです。

• 電車代
• バス代
• タクシー代
• 宿泊費

精算時は、社内規程に沿って利用日や区間、訪問先、移動目的などを記録し、業務との関連性を確認できる状態にしておきましょう。

また、宿泊費や出張手当については、社内規程の支給基準と照合し、支給対象や金額が規程に沿っているか確認するのが重要です。私的な延泊や、観光に関する費用は精算対象から除外しましょう。

2. 接待交際費

接待交際費は、取引先など事業関係者に対して、接待や贈答に使った費用を処理する勘定科目です。贈答品だけでなく、会食費も対象になる場合があります。摘要や証憑には、次の情報を残しましょう。

• 飲食等の年月日
• 参加した事業関係者等の氏名または名称・関係
• 参加者数
• 飲食店等の名称・所在地
• その他参考となる事項

法人税上、社外の事業関係者等との飲食費は、参加者1人当たり10,000円以下で、必要事項を記載した書類を保存している場合、交際費等の範囲から除外されます。ただし、専ら自社の役員・従業員やその親族を対象とする社内飲食費は、この10,000円基準による除外の対象にはなりません。

なお、この10,000円基準は法人税上の「交際費等」の判定に関するもので、会計上の勘定科目を一律に決める基準ではありません。「交際費の1人当たり10,000円基準」を含む経費精算ルール全体は、別記事で詳しく解説しています。

「経費精算のルールとは？社内規程に盛り込みたい7項目と形骸化を防ぐ運用のコツ」

3. 会議費

会議費は、社内外の会議や打ち合わせに関連して発生する費用です。会場代や資料代のほか、会議に際して通常必要と認められる茶菓代や弁当代などが該当する場合があります。

経費精算では、参加者と議題に加え、開催場所や支出内容を記録しましょう。後から記録を見返した際に、会議の実態を確認できる状態にするのが重要です。

一方、取引先への接待を主な目的とする飲食は、接待交際費に該当する可能性があります。名称だけで会議費と判断するのは避けましょう。

4. 消耗品費

消耗品費は、業務で使用する物品の購入費です。文房具やパソコン周辺機器などが該当します。税務上、次のいずれかに該当する減価償却資産は、事業で使用した年度に取得価額の全額を費用として処理できます。

• 使用可能期間が1年未満
• 取得価額が100,000円未満

使用可能期間が1年以上で取得価額が100,000円以上の備品は、原則として固定資産に計上します。その後、減価償却によって費用化する処理が必要です。

一括償却資産などを選択できる場合もあります。中小企業者等を対象とした特例もあるため、適用条件を確認してください。

5. 通信費

通信費は、業務で利用する通信サービスの料金を処理する勘定科目です。電話料金やインターネット回線料などが該当します。

個人契約の回線を仕事と私用の両方で使う場合は、業務利用分のみを経費として計上します。利用時間や通信量など合理的な基準で按分し、請求明細と算定根拠を残しておきましょう。継続して同じ基準で按分することで、処理の一貫性を保ちやすくなります。

端末や周辺機器の購入費は、金額や使用期間、自社の会計方針に応じて、消耗品費や固定資産などに区分します。

6. 福利厚生費

福利厚生費は、従業員の労働環境や生活の向上を目的とした支出を処理する勘定科目です。社内行事や、一定の基準に基づいて支給する慶弔費などが該当します。

福利厚生費として扱えるかは支出内容によって判断基準が異なるため、次の点を確認しましょう。

• 一部の役員・従業員だけを恣意的に優遇する内容になっていないか
• 社内規程など一定の基準に従って支給・提供されているか
• 金額や内容が社会通念上相当か

支給対象や金額の基準は、社内規程に定めておきましょう。実施記録も残すと、支出内容と業務上の必要性を説明しやすくなります。

7. 雑費

雑費は、ほかの勘定科目に当てはめにくく、発生頻度や金額の重要性が低い支出を処理する際に使われる勘定科目です。

勘違いしやすいポイントとしては、判断に迷った支出をすべて雑費にするのは避けてください。適切な勘定科目に振り分けられる場合は、その科目を使用します。

また、同じ種類の支出が継続して発生する場合や、年間の合計額が大きくなった場合は、内容に合った勘定科目を設けることも検討しましょう。雑費として処理する場合も、摘要に支出内容と目的を具体的に記載しておくことが重要です。

1. 従業員が立て替えた場合

従業員が業務上の交通費5,000円を立て替え、会社が後日、普通預金から振り込んだ場合の仕訳は、次のとおりです。

費用の発生時に未払金を計上することで、従業員へ支払っていない金額を会社の負債として管理できます。精算時には未払金を取り崩し、支払いに使用した普通預金を減額します。

2. コーポレートカード（法人カード）で決済した場合

法人カードで10,000円の事務用品を購入し、後日カード利用額が普通預金から引き落とされた場合の仕訳は、次のとおりです。

カードの利用時に費用と未払金を計上し、引き落とし時に未払金を取り崩します。利用明細と経費申請の内容を照合し、私的な支出が含まれていないかも確認しましょう。

3. ポイントを利用して支払った場合

事業で取得した1,000円分のポイントを使い、11,000円の事務用品を10,000円で購入したケースを考えましょう。ポイント利用時の仕訳には、「値引処理」と「両建処理」の2通りがあります。

値引処理では、ポイント利用後に実際に支払った金額だけを経費として計上します。

一方の両建処理では、ポイント利用前の購入金額を経費に計上し、ポイント相当額を雑収入として処理します。

ポイント利用時は、ポイントの発行主体やレシート上の表示を確認して経理処理を判断しましょう。消費税の処理は、レシート上で「ポイント値引」として扱われているか、「ポイント支払」として扱われているかによっても異なります。

ただし、従業員個人のポイントを使用した場合は、社内規程に従って精算金額・処理方法を決めるのが一般的です。

4. 仮払金を使って出張費を精算する場合

出張前に30,000円を仮払いし、出張後に実際の費用が28,000円と確定したケースです。余った2,000円は、従業員から現金で返却されたものとします。

精算時には、実際にかかった費用と返却された現金を借方に計上し、仮払金を全額取り崩しましょう。実際の費用が仮払額を上回った場合は、会社が従業員へ不足分を追加で支払います。

5. 月・年度をまたいで経費精算する場合

6月30日に発生した旅費交通費5,000円を、7月10日に精算した場合の仕訳例です。

上記のケースだと、精算が翌月になっても、費用は実際に発生した6月に計上します。決算をまたぐ場合は、債務の成立、原因となる事実の発生、金額の合理的な算定という要件の確認が必要です。

経費精算の申請期限や、期限を過ぎた場合の対応は、別記事で詳しく解説しています。

「経費精算はいつまでできる？申請期限・時効・期限切れの対応を解説」

6. インボイス制度の経過措置を適用する場合

以下では、2026年10月1日以降に課税仕入れを行い、経過措置による70%控除を適用するケースを例にします。

標準税率10%が適用される11,000円の事務用品を従業員が立て替えたケースを、税抜経理方式で比較します。適格請求書発行事業者から仕入れ、適格請求書等を保存している場合は、原則として仕入税額控除の対象です。

一方、適格請求書発行事業者以外からの課税仕入れは、原則として仕入税額控除の対象になりません。ただし、所定の請求書等と帳簿を保存している場合は、経過措置により仕入税額相当額の一定割合を控除できます。

上記の70%控除を適用するケースでは、仕入税額相当額1,000円のうち300円が控除対象外となるため、税抜経理方式では消耗品費に含めます。経過措置によって控除できる割合は、課税仕入れを行った時期に応じて変化する仕組みです。

税込経理方式では、原則として税込額の11,000円を、消耗品費に計上します。実際の処理では、仕入先の適格請求書発行事業者としての登録状況や適格請求書等の保存状況、採用している経理方式、取引の税率、経過措置の適用期間を確認しましょう。

1. 借方・貸方の基本的な考え方

経費精算の仕訳では、「何の費用が発生したか」と「誰に対する支払義務が生じたか」を分けて考えると整理しやすくなります。

たとえば、従業員が業務上の交通費5,000円を立て替えた場合、会社には旅費交通費5,000円が発生します。費用の増加は借方へ記録するため、次のように仕訳します。

この時点では、会社から従業員へ5,000円を支払っていないため、従業員に対する支払義務を「未払金」として貸方へ計上します。

その後、会社が従業員へ普通預金から5,000円を振り込んだ場合は、計上していた未払金を取り崩します。

未払金という負債が減少するため借方へ、普通預金という資産が減少するため貸方へ記録します。

経費精算の仕訳に迷った場合は、まず「費用が発生した時点」と「会社が従業員へ精算した時点」を分けて考えると、借方・貸方を整理しやすくなります。

2. 発生主義の原則と仕訳日付の考え方

経費は、会社が従業員へ精算した日ではなく、原則として費用が発生した時点で計上します。これは、現金の支払時期ではなく、取引が発生した時点を基準に会計処理する「発生主義」の考え方によるものです。

費用が発生した日は、物品を受け取った日やサービスの提供を受けた日など、取引の実態から判断します。そのため、従業員が立て替えた日や会社が精算した日だけを基準に計上時期を決めるわけではありません。

たとえば、6月30日に利用した交通費を従業員が立て替え、会社が7月10日に精算した場合でも、旅費交通費は原則として6月の費用として計上します。

精算日を基準に処理すると、本来6月に計上すべき費用が7月の費用となり、月次決算や年度決算の数値が実態とずれる可能性があります。

そのため、月末や決算期には未精算の経費がないか確認し、債務確定の要件を満たす場合は、費用が発生した期間に未払計上しましょう。

3. 未払金・仮払金・立替金の使い分け

未払金・仮払金・立替金は、それぞれ使う場面が異なります。

未払金は負債科目、仮払金と立替金は資産科目として扱います。

判断に迷った場合は、最終的に誰が費用を負担するのか確認しましょう。用途と金額が確定しているかも判断材料になります。

給与合算時の仕訳例

給与と経費精算金を同時に支払う場合は、給与と未払金を分けて仕訳します。たとえば、次の条件で支払うケースを考えましょう。

• 給与：300,000円
• 経費精算額：8,000円
• 所得税や社会保険料などの控除額：50,000円
• 実際の振込額：258,000円

なお、以下は経費発生時に8,000円を費用・未払金として計上済みである前提です。仕訳例は、以下の通りです。

振込を一括で行う場合も、給与と立替経費精算額は明細上で区分し、後から内訳を確認できる状態にしておきましょう。

給与と合算する場合の税務上の取り扱い

給与と経費精算額をまとめて振り込む場合でも、会社が負担すべき業務上の費用を実費で精算する金額は、一般に給与とは区別して扱います。そのため、「立替経費精算」などの項目を設け、給与との内訳を確認できるようにしておきましょう。

一方、実際の支出額にかかわらず定額で支給する旅費などは、給与として扱われる場合があります。支給内容によって税務上の取り扱いが異なるため、実費精算と給与に当たる支給を区分して管理することが重要です。

Q1. 経費精算の仕訳を間違えた場合はどうすればいいですか？

A.仕訳の誤りに気づいた場合は、修正履歴を残したうえで訂正します。取消仕訳を登録した後、正しい仕訳を入れ直す方法もあります。

修正時に記録しておきたい情報は、次のとおりです。

• 修正日
• 修正理由
• 担当者
• 関連する証憑

証憑を電子データで受け取った場合は、電子帳簿保存法の要件に従って保存しましょう。改ざん防止措置には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴が残るシステムの利用、事務処理規程の整備などがあります。

領収書の提出から保存、会計処理までの管理方法は、別記事をご覧ください。

「経費精算システムで領収書管理はどう変わる？申請・保存・会計処理まで解説」

Q2. 少額の経費や現金精算でも仕訳は必要ですか？

A.少額であっても、業務上の支出は原則として帳簿に記録します。

現金で精算した場合も、支出内容に合った費用科目を使い、領収書や精算書と対応させます。小口現金を使用する場合は、小口現金出納帳でも入出金を管理しましょう。

件数が多い場合は、次の方法を利用すると管理しやすくなります。

• 小口現金出納帳
• 経費精算システム

領収書や精算書は、帳簿の記載内容と対応させて保存しましょう。

Q3. 経費精算はまとめて仕訳できますか？

A.同一の精算日に複数の経費をまとめて起票する運用はあります。ただし、一括で起票する場合も、領収書等から次の情報を追跡できる状態にしてください。

• 発生日
• 金額
• 勘定科目
• 税区分

ただし、異なる会計期間の経費は、発生した期間に正しく計上できるよう区分して処理しましょう。

決算時点で未精算の経費が残っている場合は、債務確定の要件を確認します。要件を満たす経費は発生した事業年度へ未払計上し、証憑と仕訳の対応関係も残しましょう。