経費精算しない社員への対策は？申請しない理由・会社への影響と改善方法を解説

【早わかり】経費精算しない理由を構造で整理

① 月次の費用を正確に把握しにくくなる

発生している経費が申請されていなければ、経理側から把握できないことがあります。
未申請経費が多い状態では、部門別の費用や予算実績など、管理会計上の数値を把握しにくくなります。

② 月次・決算処理の負担が増えやすくなる

締切後や決算後に経費がまとめて提出されると、経理側では追加の確認や処理が必要になる場合があります。
法人税上、販売費・一般管理費などについては、その事業年度終了の日までに債務が成立していること、具体的な給付原因が発生していること、金額を合理的に算定できることなどが債務確定の要件として整理されています。
そのため、決算をまたいで申請された経費について、「提出された期の費用にすればよい」と一律に処理できるとは限りません。

• 参考：国税庁「販売費、一般管理費その他の費用における債務確定の判定」

③ 締切前後に経理業務が集中する

社員が期限直前に一斉に申請すると、経理担当者は短期間に大量の証憑確認や規程チェック、差し戻し対応を行わなければなりません。
申請そのものが遅れるだけでなく、経理側の業務スケジュールにも影響します。

④ 従業員本人の立替負担が長期化する

立替経費を申請しなければ、従業員は自分のお金を会社のために支出した状態が続きます。
少額であっても積み重なれば負担になりますし、「手続きが面倒で自分のお金がなかなか返ってこない」という状態が続けば、会社の制度に対する従業員の不満につながる可能性もあります。

⑤ 内部統制や経費管理が不安定になりやすい

申請が遅れるほど、領収書の紛失や取引目的の失念、例外申請が増えやすくなります。
適切なタイミングで申請・承認・確認する仕組みを整えることは、経費管理や内部統制の観点からも重要です。

① 未申請者を探す「探索コスト」

② 何度も連絡する「催促コスト」

③ 「嫌われ役」になるコミュニケーション負担

④ 締切直前に処理が集中する

⑤ 急いで出された申請の修正・差し戻しが発生する

① 未申請者を探す「探索コスト」

まず、誰がまだ申請していないのかを確認する必要があります。
Excelやメール、チャットなど複数の情報を確認しながら未申請者を特定している場合、それだけでも手間がかかります。

② 何度も連絡する「催促コスト」

期限前に案内し、期限当日に催促し、それでも提出されなければ個別に再連絡するなど、何度もメールやチャットを送るケースもあります。

③ 「嫌われ役」になるコミュニケーション負担

経理担当者自身が決めたルールではない場合でも、「早く出してください」と社員を追いかけ続けなければならないことがあります。
会社のルールを守ってもらうために、経理担当者が毎月催促する「嫌われ役」になってしまうことは、見えにくい心理的負担の一つです。

④ 締切直前に処理が集中する

催促の結果、期限直前に大量の申請が届けば、経理担当者はそれを短期間で確認しなければなりません。
経理側の業務予定を立てづらくする要因にもなります。

⑤ 急いで出された申請の修正・差し戻しが発生する

締切直前に慌てて申請すると、入力漏れや領収書不足、規程違反などの不備が含まれることがあります。結果として、催促した後にさらに確認・差し戻し・再申請が発生するという二重の負担になりかねません。

つまり、重要なのは「どう催促するか」だけではなく、「そもそも催促が必要になりにくい運用へ変えられないか」という視点です。

【比較表】経費精算に関する3つの期限

① 社内申請期限｜会社が定める提出ルール

「経費発生月の翌月5営業日まで」など、会社が経費精算規程で定める締切です。
業務を円滑に処理するための社内ルールであり、会社ごとに設定内容は異なります。

② 法的な請求期限｜消滅時効との関係

民法166条では一般の債権について、原則として「権利を行使できることを知った時から5年間」「権利を行使できる時から10年間」行使しない場合に時効によって消滅すると定められています。
そのため、社内で定めた申請期限を過ぎたことと、直ちに法的な請求権が消滅することは同じではありません。

一方で、立替経費の具体的な法的性質や時効の起算点などは個別事情にも左右されるため、「どの経費でも必ず5年間会社が支払わなければならない」と一律に断定することも適切ではありません。

• 参考：e-Gov法令検索「民法第166条（債権等の消滅時効）」

③ 会計・税務上の処理時期｜どの事業年度の費用として扱うか

従業員がいつ請求できるかという問題と、会社がどの事業年度の費用として処理するかは別の問題です。法人税上の販売費・一般管理費等は、原則として事業年度終了までに一定の債務確定要件を満たすものがその事業年度の損金の対象になります。
年度をまたいで遅れて経費が判明した場合には、金額や状況に応じて経理・税務上の確認が必要になることがあります。

経費精算の申請期限を過ぎた場合の扱いや、民法上の消滅時効、年度をまたいだ場合の考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：経費精算はいつまで？申請期限・時効と期限を過ぎた場合の対応を解説

遅延理由を確認する

まず、なぜ期限内に申請できなかったのかを確認します。
理由入力欄を設ける、一定期間を超えた申請では理由書を添付するなどの運用も考えられます。

金額や遅延期間に応じて承認方法を決める

たとえば、

• 数日の遅れで軽微な金額なら通常承認＋理由入力
• 一定期間を超えた場合は上位承認を追加
• 決算・年度をまたぐ場合は経理責任者等が個別確認

など、段階的なルールを設ける方法があります。これはあくまで設計例であり、自社の内部統制や業務規模に合わせて決める必要があります。

繰り返す遅延への対応を決める

同じ社員が継続的に期限を守れない場合は、本人への個別確認や上長への共有など、一定のエスカレーションルールを設けることも検討できます。

例外承認の記録を残す

例外処理では「誰が・なぜ・どの基準で承認したのか」を記録しておくことも重要です。
担当者の裁量だけに依存せず、後から確認できる状態を整えましょう。

「入力」「判断」の負担を減らし申請しやすくする

経費精算システムは、こうした「入力」「判断・迷い」「申請までの時間」の負担を減らすための有効な手段の一つです。ただし、システムを導入するだけで申請遅れがなくなるわけではありません。社内期限や経費精算ルールを整理し、実際の運用と組み合わせることが重要です。
具体的には、次のような方法があります。

① スマートフォンでその場から申請しやすくする

経費発生後にスマートフォンから申請できれば、オフィスへ戻ってPCを開くまで待つ必要がありません。
営業先から次の訪問先へ移動する時間や、電車・空港での待ち時間など、ちょっとしたスキマ時間で処理できる環境を整えることで、「月末にまとめて申請する」運用から「発生後に早めに申請する」運用へ移行しやすくなります。

② AI-OCRで領収書の手入力を減らす

領収書を撮影し、日付・金額・発行元などをAI-OCRでデータ化できれば、申請者が一つずつ手入力する負担を減らせます。

AI-OCRを活用した経費精算の仕組みや、従来のOCRとの違い、導入するメリット・選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：経費精算を効率化するOCR（AI-OCR）とは？仕組み・メリット・選び方を解説

③ 法人カード・交通系ICカードの利用データを活用する

法人カードや交通系ICカードの利用データを経費精算に活用できれば、利用日や金額などをゼロから入力する手間を減らせます。

Suicaなどの交通系ICカードを使った経費精算の方法や、利用履歴の取り込み、私用・物販利用、定期区間との重複などの注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：経費精算でSuicaを使うには？利用履歴・領収書の扱いや交通費精算を効率化する方法を解説

④ 必須項目・上限等をシステムでチェックする

「この金額で申請してよいのか」「入力漏れがないか」を申請者自身にすべて判断させるのではなく、設定したルールに応じて警告や申請制御を行う仕組みを活用します。

⑤ 設定した承認ルートへ回付する

部門や金額などの条件に応じて承認ルートを設定しておけば、申請者が「誰に承認をお願いするのか」を都度判断する負担を減らせます。

⑥ 社内期限と例外ルールを分かりやすく周知する

システムを導入しても、「いつまでに申請するか」「遅れたらどうするか」が分からなければ運用は定着しません。
申請期限、例外時の手順、必要な証憑などをシンプルに整理して共有しましょう。

AI-OCRやカード連携、申請時のチェックなど、経費精算で自動化・効率化できる業務はほかにもあります。経費精算のどの工程を自動化できるのか、システムと人がどのように役割分担すべきかについては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：経費精算を自動化するには？自動化できる業務・方法とシステム活用のポイントを解説

【Before／After】経費精算の運用をどう変える？

経費精算の申請遅れを減らすには、社員への催促を増やすのではなく、経費が発生してから申請するまでの工程を短くすることが重要です。従来の「記憶と催促に依存する運用」と、システムを活用した「申請されやすい運用」の違いをわかりやすく整理しました。

Beforeでは、経費発生から申請までに時間が空くため、申請忘れや経理による催促、不備・差し戻しが発生しやすくなります。Afterでは、スマートフォンやカードデータ等を活用して経費発生から申請までの時間と入力負担を減らし、申請後も設定した承認ルートへつなげます。

【役割分担表】システムに任せること・人が担うこと

つまり、目指すべきは「人の判断をなくすこと」ではありません。定型作業や明確なルールは仕組みに任せ、人は例外や妥当性の判断に集中することが、無理のない経費精算運用につながります。

経費精算を仕組み化するには、システムを導入するだけでなく、経費対象・上限金額・申請期限・承認フローなどの社内ルールを整理することも重要です。経費精算ルールの作り方や、ルールをシステムへ組み込む考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：経費精算ルールとは？社内規程に盛り込みたい7項目と形骸化を防ぐ運用のコツ

スマホとAI-OCRで領収書入力を効率化

スマートフォンアプリから領収書を撮影し、AI-OCRによって日付・金額・発行元などをデータ化できます。申請者がゼロから入力する項目を減らし、外出先やスキマ時間でも申請しやすい環境を整えられます。
なお、領収書画像からAI-OCRで読み取ったT番号（適格請求書発行事業者登録番号）をもとに、国税庁のデータベースと自動で照合を行います。手作業で検索・確認する負担の軽減につながります。

法人カード・交通系ICカード連携

法人カードや交通系ICカードなどの利用データを活用し、経費申請時の入力負担を減らせます。また、交通費精算では定期区間の控除にも対応しています。「駅すぱあと」を利用した精算時は登録した定期券区間に基づいて運賃を算出し、ICカードでの精算時はカード内の定期判定を参照することで、定期区間分を考慮した精算が可能です。定期区間との二重精算を防ぎやすくし、申請者や承認者の確認負担の軽減につながります。

社内規程に応じたチェックで申請時の迷いを減らす

社内規程に応じた入力項目や、金額制限・事前申請に関するチェックをシステム上で設定できます。設定した条件に応じて警告や申請制御を行うことで、入力不備や規程違反による差し戻しの削減につなげます。

設定した承認ルートに沿って自動回付

所属部署や申請内容、金額などの条件に応じて、ワークフローを自動分岐させ、設定した承認ルートへ回付できます。
承認そのものは承認者が判断しますが、「誰へ回すか」というルート選択をシステムに任せることで、申請者が毎回承認者を判断する負担を軽減できます。

証憑と申請データを一元管理

領収書等の証憑と申請データを紐付けて管理することで、承認者・経理担当者による確認もしやすくなります。

電子帳簿保存法に対応した電子保存・証憑管理

領収書のアップロードと同時にタイムスタンプを付与し、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引データ保存に対応した形で証憑をシステム上に保存できます。ハーモス経費は、スキャナ保存・電子取引の双方についてJIIMA認証を取得しています。

仕訳データ作成から100種類以上の会計システム連携まで支援

ハーモス経費は、申請内容をもとに仕訳データを作成し、会計システムへ連携できます。
勘定奉行、弥生会計、freee、マネーフォワード、SAPなどを含む100種類以上の会計システムとの連携実績があり、主要製品向けの標準テンプレートに加え、汎用レイアウト機能を使って企業独自の出力形式にも対応できます。

25年以上の提供実績と利用継続率99.8％

ハーモス経費は、2000年に「eKeihi」としてサービスを開始して以来、25年以上にわたり多様な業種の経費精算を支えてきました。利用継続率は99.8％（2025年3月時点）です。また、Microsoft Azureをセキュリティ基盤に採用し、SAML認証（SSO）やIPアドレス制限にも対応するなど、大企業やグループ企業で求められるセキュリティ・アクセス管理にも対応しやすい環境を整えています。

Q1. 社員が経費精算をしない主な理由は何ですか？

A.「面倒」「忘れる」「忙しい」などのほか、入力項目が多い、ルールが分かりにくい、経費発生時にすぐ申請できないといった業務上の原因が考えられます。本人への注意だけでなく、申請フローそのものを確認することが重要です。

Q2. 経費精算の社内期限を過ぎたら、会社は支払いを拒否できますか？

A.社内申請期限と法的な請求権の消滅時効は別の問題です。社内期限を過ぎたからといって、直ちに請求権が消滅するとは限りません。
遅延時の扱いを社内規程に定めつつ、個別事情に応じて法務担当者や専門家への確認も検討しましょう。民法166条には、一般の債権に関する消滅時効の基本ルールが定められています。

Q3. 経費精算の時効は何年ですか？

A.民法166条では一般の債権について、原則として権利を行使できることを知った時から5年、権利を行使できる時から10年という消滅時効が規定されています。
ただし、具体的な立替経費の法的性質や起算点などは個別事情にもよるため、「すべての経費精算が一律5年」とは考えない方が安全です。

Q4. 前年度の経費を遅れて申請された場合はどうすればよいですか？

A.従業員への精算可否と、会社の会計・税務処理は分けて考える必要があります。
法人税上の費用の損金算入時期には債務確定の考え方が関係するため、年度をまたぐ場合は経理担当者や税理士等へ確認しましょう。

Q5. 経費精算しない社員にペナルティを設けてもよいですか？

A.いきなり減給などの不利益な措置を設けるのではなく、まず申請期限や例外ルールを明確にし、申請しやすい環境の整備、本人への個別指導、必要に応じた上長へのエスカレーションなどを検討するのが実務的です。
減給を「制裁」として行う場合は、就業規則との整合性に加え、労働基準法91条による減給額の上限などの制限があります。ペナルティや人事評価への反映を制度化する場合は、人事・労務担当者や専門家への確認が必要です。

• 参考：e-Gov法令検索「労働基準法第91条（制裁規定の制限）」

Q6. 経費精算を忘れないようにする方法はありますか？

A.月末にまとめて申請するのではなく、経費発生後にスマートフォン等から早めに申請できる環境を整えることが有効です。AI-OCRやカード連携などで入力作業を減らし、「後でやる必要」をできるだけ減らすこともポイントです。

Q7. 毎月の経費精算の催促を減らすにはどうすればよいですか？

A.催促方法だけを工夫するのではなく、申請そのものをしやすくすることが重要です。
スマホ申請や入力負担の削減、分かりやすいルール、申請段階でのチェックなどを組み合わせ、「忘れる・迷う・面倒」と感じる要因を減らすことがポイントです。

Q8. 経費精算システムを導入すれば、申請遅れはなくなりますか？

A.システムを導入するだけですべての申請遅れがなくなるわけではありません。
システムで入力やチェックを支援するとともに、申請期限や例外対応などの社内ルールを整理し、実際の運用とシステム設定を合わせることが重要です。