事業拡大と共に増える「月初の請求書作成」。SES会社ならではの課題だが、属人化を打破するために「ハーモス勤怠」を導入。効率化だけでなく稼働状況の把握からトラブルの未然回避にも成功。

順調なサービス拡大の一方、属人的な事務処理ではいよいよ限界に

フリーランスからエクセルの業務報告書を回収し、報告内容をまとめてデータ化、これをもとにクライアントへの請求書を発行・・・。山口さんいわく、「月初に集中するこれら一連の経理事務は、サービス拡大と比例して確実に重みを増していた」とのことです。

ーこれまで月初に行われていた事務作業で、特に大変だったことはどの様なことだったのでしょうか？

山口さん：
とにかく「データをまとめる作業」に苦戦していました。
データがなかなか集まらない、データ収集後のシート入力作業に2営業日以上かかる等、月初には膨大な時間を要していました。

ーエクセル管理ということで、スプレッドシートがすごいボリュームになりそうですね・・・。

山口さん：
そうなんです。企業ごとにシートがあるので、クライアント様が増えると管理すべきシートも増えます。
当然、企業ごとにステータスが異なるので、いちいち担当者に状況を確認したり、催促したりの連絡がまた大変で。
また、一行間違えて違う担当者が承認してしまったり、誤ってデータを消してしまったりなど、エクセル上の事故が起きてしまうこともありました。

ーだいたい何名くらいでシートを管理しているのですか？

山口さん：
主に、営業メンバーの13名と管理担当2名の計15名です。
月初に一斉に更新するのですが、エクセルが重くてなかなか開かないといったことも珍しくありません。
そうなると、更新作業は滞ってしまいます。

ー営業メンバー13名で膨大な経理事務を受け持つとなると、各担当の負担は相当のものになりそうですね。

山口さん：
その通りです。しかも、すぐに請求書が欲しいクライアント様への対応もあったりして。
そうなると、月初は確実に休めませんし、残業や休日出勤は当たり前でした。
管理については、実際のところ、稼働者数100名あたりからもう結構大変な状態になっていたと思いますね。
それでも何とか回っていたのは、経理担当の者が1人でめちゃめちゃ働いていたからです。
ただ、今後サービス拡大に伴いさらに事務処理負担が増えていくこと、担当者の入れ替えがあることを想定すれば、個人に頼る運用では限界がくる日も近いんじゃないかと常に感じていました。

ーなるほど。確かに、スーパーマンの力にも限界がありますからね！

株式会社ITプロパートナーズ 山口様

異なるクライアント、バラバラな契約ルールに対応可能なシステムはまだまだ少ない

ー業務効率化を模索する中で、SES会社のためのクラウド勤怠・契約・請求システム「ハーモス勤怠 by IEYASU契約・請求 」を導入いただいたのですよね。

山口さん：
そうですね。派遣の活用なども検討したのですが、業務の性質上分業しづらかったり、月初だけ頼める派遣が見つからなかったりと、なかなか難しかったです。
ハーモス勤怠 by IEYASU以外の請求書作成ツールについても調べてみたのですが、清算単位が一律で、クライアントごとの設定ができないものがほとんどでした。

ー派遣の場合、業務量が増えれば、さらなる増員を考えなければならない点もネックになりそうです。
数あるシステムの中でも、ハーモス勤怠 by IEYASU導入の決め手となったのは「クライアント単位での設定が可能だったこと」ということですね。

山口さん：
弊社には色々なクライアントがおり、契約ルールがそれぞれ異なります。こうした運用に対応できるだけの柔軟性のあるシステムは、ハーモス勤怠 by IEYASU以外に見つけられませんでした。
自社でシステムを作ることも検討しましたが、開発費は少なく見積もっても1,000万円はかかり、開発のためのリソースも十分に確保できない。
そんなときにタイミングよくお声かけいただいたのが、ハーモス勤怠 by IEYASUさんでした。

ー「勤怠データから請求が自動でできる」という機能も、おそらくIEYASUならではかと思いますが。

山口さん：
そうですね、勤怠と請求書が直結するツールはあまりないので、重宝しています。
また、「経費の添付ができる」という点も、「ハーモス勤怠 by IEYASU契約・請求 」ならではですね！
SES契約は基本的に客先常駐のため、請求書作成ツールには、交通費や宿泊費などの諸経費の発生が想定されていないものが多いですからね。
今後は「請求書の発送機能」がつくとのことで、ますますのバージョンアップを期待しています。

ハーモス勤怠 by IEYASU効果で、5営業日以上かかっていた作業が2営業日まで削減！

ー実際にハーモス勤怠 by IEYASUを導入されてみて、月初の業務はどのように変化しましたか？

山口さん：
まだ使い始めたばかりですが、ハーモス勤怠 by IEYASUの導入で、5営業日以上かかっていた作業を2営業日まで削減できそうです。
当初目標であった「月次会計を10営業日で締める」という目標達成にも、大きく近づくと思います。
請求書作成は営業メンバーが従事しているのですが、ハーモス勤怠 by IEYASUのおかげで今後は事務処理に追われることがなくなるはずです。
本業である営業業務に月初からとりかかることができるようになれば、売上の促進にもつながっていくものと考えています。

ーハーモス勤怠 by IEYASUの導入によって、業務効率化が実現されたということですね！

山口さん：
その通りです。当社のようなベンチャー企業では、本業に注力するため、ルーティン作業は極小化しなければいけません。
実際、「事務処理に忙殺されて事業促進のために必要な時間を確保できない」という典型的な失敗パターンをたどる会社をいくつも見てきましたから。
弊社はハーモス勤怠 by IEYASUを導入したことで、事務作業時間の大幅削減を実現しました。今後ますますの事業成長に手ごたえを感じています。

ハーモス勤怠 by IEYASU導入による意外なメリットも

山口さん：
稼働者の勤怠の状況をリアルタイムに把握できるようになったことで、トラブルが起こりそうな案件に対して事前に対処できるようになりました。
個々の遅刻や欠勤の状況を随時確認できるので、欠勤が見られたらすぐにフォローなど迅速に対応できます。
それぞれの稼働者に営業担当者がつくにしても、いつでも会えるわけではありません。
一方で、稼働者、特に働き始めの人に対してはこまめなケアが必要なので、状況をリアルタイムで把握できるのはありがたいです。

ー客先勤務のSES契約では、顔が見えないからこそ、働く人の状況把握は重要ですよね。
派遣版でもリクエストが多くありますが、今後は出勤時にその日のコンディションや業務量の状況を登録できるボタンを開発予定ですので、ご活用いただければと思います。

山口さん：
期待しています！
その他、これまでのエクセルでの業務時間管理では、そもそもエクセルを使っていない人、数式を崩してしまう人への対応に時間をとられるということもありましたが、このあたりもハーモス勤怠 by IEYASU導入のおかげで手間を省くことができています。

SES会社の請求書作成業務は「ベストプラクティス」に学ぶのが得策

ー今後、「ハーモス勤怠 by IEYASU契約・請求 」に期待することは？

山口さん：
クライアント側での承認フローができれば、さらに便利になりますね。
現状、業務報告書をPDFで出力し、責任者に印鑑をもらってスキャンして、といった作業がありますが、それが煩わしいと思うので。
責任者が海外出張に出てしまえば長期間印鑑をもらえず、業務が滞ってしまいます。

ー今後早急に開発を進めていきたいと思います！
最後に、これまでの御社同様、毎月の事務処理に疲弊するSES会社の管理者の皆さんに向けて、メッセージをお願いします。

山口さん：
ハーモス勤怠 by IEYASUを導入して、今すぐ月初の事務作業から解放されましょう！
10名、20名を担当する管理者であれば、月初の事務処理に1〜2時間はかかっているのではないでしょうか。
この時間を本業に充てることができれば、事業成長はさらに加速するはずです。
また、正確さとスピードを求められる経理事務を人の手で行うなら、常にミスの心配に怯えなければなりません。
担当者にとっては、これがかなりのストレスになるんですよね。

ハーモス勤怠 by IEYASUでは、請求書の自動発行が「人数×500円」と、規模の小さなSES会社でも導入しやすい料金体系です。
試してみて「使わない」ということであれば、解約も気軽にできます。悩んでいるくらいなら、絶対に試した方が良いですよ！

一般的には属人化しがちな事務作業ですが、ハーモス勤怠 by IEYASUを活用すれば比較的シンプルにシステム化ができるので、業務の“見える化”に貢献してくれることも大きなポイントですね。
ハーモス勤怠 by IEYASUを基準にしたフローを採用することで、どんな会社においても、最も効率良く業務を遂行することができるようになると思います。

ーハーモス勤怠 by IEYASUの活用がベストプラクティスの共有につながる、ということですね。嬉しいお言葉、ありがとうございました！

SES専用_ハーモス勤怠 by IEYASU契約・請求管理は今後もさらにバージョンアップを重ねていきますので、どうぞご期待ください。