IT部門がなくても、ハーモス勤怠ならAPIを使ってシステム連携が簡単。非技術者が「Teams打刻」を開発し、働き方改革・DXへの一歩目を踏み出した。

脱「エクセル→ハンコ→ファクス」

海運業の川崎汽船が、重要業務のひとつである船積書類の取り扱い業務部門を分社化して1989年に設立したのが、わたしたちケイ・エム・ディ・エス（KMDS）という会社です。横浜にある本社のほかに、東京・名古屋・大阪・神戸にも事業所があり、計200人ほどの従業員が働いています。

もともとは川崎汽船の船荷証券（荷物の証明書）の発行や回収をはじめとしたドキュメンテーション業務を担う会社でしたが、現在ではそのほかにもグループ内のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）として、会計管理や人事サポートなども行っています。また、貿易事務を中心とした人材紹介・人材派遣も手がけています。

この人材紹介・人材派遣部門で、派遣社員の方向けに「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入したのが最初です。派遣先としては、川崎汽船や他のグループ会社だけでなく、さまざまな貿易・物流関連の企業など30数社があるのですが、これまでの勤怠管理の方法と言えば、エクセルに入力してもらって、それを印刷したものに本人と上長のハンコを捺してもらい、ファクスかPDFで送ってもらって、ひとつずつ手作業でチェックしていく……というものでした。

しかも、少し前に（遅ればせながら）勤務時間の「丸め処理」をやめて、１分単位で入力してもらうように変更したため、月締めのチェック作業がかなり大変になり、なおかつミスが起こりそうで怖い、といった声が担当者からあがっていました。加えて、コロナ禍で在宅勤務になる派遣社員も増えたので、そもそも承認印をもらって送ってもらうこと自体が難しくなっていたのです。

そこで、そろそろクラウドの勤怠管理システムにしたほうがいいということになり、いろいろと比較してみたうえで、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を選びました。決め手となったのは、見やすい画面デザインと、それからやはりコストです。

リモートワークが進んで人の少ないオフィス。秋山さんによれば、これでも「多いほう」なのだとか。

紙じゃないから、余計な気遣いも不要

従来の「エクセル＋紙」という方法は人手こそかかりますが、金額として見えるコストはほぼ無料だったので、同じ無料で始められるというのが「ハーモス勤怠 by IEYASU」の大きな魅力でした。人数が増えて有料プランになった場合でも比較的安価だったことも、全社導入を見据えたうえでの重要なポイントでした。

また、入力・申請や承認の画面がとてもわかりやすくて、ほとんど説明が不要なくらいなのも、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を選んだ理由のひとつです。というのも、派遣事業はどうしても人の回転が早いため、その都度、入力方法などをゼロから教える手間と時間が省けることは、とても大きなメリットなんです。

これまでは、月末に勤怠表が提出されるまで派遣社員の勤務状況がわからない、という課題もありました。「ハーモス勤怠 by IEYASU」になったおかげで、日次承認や月締め承認の状態をいつでも確認できるようになり、かなりの負担軽減につながっているようです。派遣先の企業からは、「これまでは毎日押印をするのが難しい場面もあったが、日々の申請承認ができるようになり、勤怠の信用性と安心感が上がった」という、うれしいお声をいただいています。

派遣社員の方の感想としては、「『紙じゃなくなる』というのがまずインパクトが大きかった」という率直なコメントもありましたね！　日々打刻している派遣社員の方にとっては、紙ベースのときと違って承認者の状況を気にすることなく、いつでも申請できるようになったことが何よりも大きいようです。「余計な気遣いが不要になり、とても便利になったと感じている」という声を聞いて、導入して本当に良かったなと感じています。

KMDSが独自開発した「Teams打刻」の画面。

サクッと開発した、初の「Teams打刻」

派遣事業でうまくいったことを受けて、自社の従業員にも「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入することが決まりました。これまでは、いわゆるオンプレ（オンプレミス）というサーバー設置型のシステムだったのですが、ちょうど更新のタイミングが近づいていたんです。その金額を聞いたらものすごく高くて。これはもう「ハーモス勤怠 by IEYASU」にするしかない、と。

当社にはITの専門部署がないため、サーバーのメンテナンスなどは外部業者に依頼する必要があり、そういったコストも懸念材料でした。また、これまでのシステムでは、まず社内サーバーに接続してから打刻しなければいけなかったわけですが、接続不良で打刻できず、あとから「この日は打刻できませんでした」と申請する、なんてこともありまして。

ただ、当社は社内の連絡ツールにマイクロソフトの「Teams」を使っているので、これで打刻できないことだけがネックでした。すでに用意されているSlack打刻やLINE打刻と同じようにTeamsでサクッと打刻できたら、もっともっと便利になるのに……という思いから、自分たちでTeams打刻チャットボットを開発することにしたのです。

と言っても、公開されているAPIをローコード開発ツールで組み合わせただけなので、実はとても簡単に作れました。わたしはITやシステム部門の出身ではありませんし、この部署に来るまで専門的な知識もほとんどなかったのですが、そんなわたしでも１週間ほどで作れてしまったくらいです（３万社以上もある導入企業で初のTeams打刻だと聞いて、ビックリでした！）。

打刻だけでなく有給休暇の残数確認などもTeamsで行えるようにしているので、従業員からも「なんでこんなことができるの？」と驚かれるのですが、デジタルツールを活用するっていうことはこんなにも簡単なんだ、と実感してもらえるといいなと思っています。

業務プロセス改善推進グループの秋山佳奈さん（左）と同グループ長の橋本雄介さん。

「ハーモス勤怠 by IEYASU」は働き方改革＆DXの重要な１ピース

わたしが所属している「業務プロセス改善推進グループ」という部署では、働き方改革やDX（デジタル・トランスフォーメーション）を進める枠組みの中で、さまざまな業務の効率化や見直しを進めています。今回、勤怠管理をクラウドシステムに移行したのも、その一環です。

当社は従業員の９割が女性で、わたし自身をはじめ「ワーママ（働くママ）」もとても多く、オフィスでも自宅でも同じように働けるようにすることは、会社としても大事なテーマのひとつです。勤怠管理にかかる手間が減れば、もっと本来の業務に時間を使えるようにもなりますし、勤怠情報がデータとして蓄積されていくので、今後はそれをうまく二次活用することも検討しています。計画的な有給休暇の取得を促すなど、働き方改革に向けたバランスのいい労務管理ができるようになるのではないかと考えています。

また、当社のようにIT専門部署をもたない企業の場合、「Microsoft365」や「Microsoft Power Platform」など従来から使っている製品とうまく組み合わせることができ、なおかつ安価にできる、というのは非常に有益です。APIを公開している「ハーモス勤怠 by IEYASU」のおかげで、勤怠打刻という日常の一場面にデジタルを導入でき、DXに向けた一歩も踏み出せたのではないかなと思っています。

「ハーモス勤怠 by IEYASU」はまさに、当社の働き方改革・DXという大きな目的の達成に向けた重要な１ピースになってくれる存在です。ぜひ今後も低価格を維持していただき（笑）、さらなる改善と、他のハーモス製品との連携などにも期待しています。