ハーモス経費｜受取請求書の一括処理をより便利に。請求書一括登録・伝票共有機能をリリース

株式会社ビズリーチ（以下、当社）が提供する経費精算システム「ハーモス経費」は、受取請求書の一括処理を可能にする「請求書一括登録機能」および「支払依頼伝票の共有機能」をリリースいたしました。

本機能により、「現場からの支払依頼」のスピードアップはもちろん、「事務や経理部門での一括処理」といった集約型の運用の場合も、より便利にお使いいただけるようになりました。

リリース背景

これまでハーモス経費では「申請者＝現場の社員」として、請求書を受け取った本人が申請をするという運用を前提とした機能開発を進めてきました。

しかし、請求書は特定の個人に紐づくものではないため、受け取った個人が申請するだけではなく、「事務が代理申請する、または事務センターを設置して全社分の請求書をまとめて代理申請する」ケースや「経理担当者が請求書を回収し、一括で処理する」ケースなど、様々な運用方法が混在しているのが実態です。
今回の機能改善で、そうした様々な運用により柔軟に対応できるようになります。

集約型運用を実現する2つの機能

事務や経理部門で受取請求書の処理を一括して行う場合、以下の2点が業務効率化における焦点となります。
・大量の請求書をまとめて、システムに登録する工数
・申請状況のステータスを関係者へ共有する手間
今回の機能改善でこの双方を簡単に行うことができるようになり、事務・経理担当者の負担を大幅に削減することができます。

①請求書の一括登録

受け取った請求書を最大50件まで、まとめて登録することができます。
一度に登録した請求書に対しAI-OCRで即座に読み取り、日付、金額、取引先、適格請求書事業者等録番号、さらに明細項目までを高精度にデータ化します。
また、登録と同時にタイムスタンプを押すため電子帳簿保存法にも一括で対応します。

②支払依頼伝票を任意のユーザーに共有

代理者（事務や経理）が請求書を一括処理する場合、調達担当部署や費用負担部署など、その請求書に関連するユーザーに請求書の内容を共有するケースが存在します。
本機能では、承認フローとは独立した形で伝票の共有ができるようになります。
共有された伝票は一覧で確認することができるため、共有先のユーザーもストレスなく内容を把握することができます。

また、共有先のユーザーが「いつ閲覧したか」の履歴も残ります。
これにより、共有先の閲覧有無を代理者側で確認することができ、現場が把握しない支払処理を防ぐことができます。

さらに本機能を利用すれば、集約型の運用以外でも下記のようなケースにも対応することができます。

・請求書の費用負担について部署をまたいだ按分が発生する場合、按分先の部署の担当者に共有する
・業務の引継ぎ時、過去の申請を引継ぎ先の新任担当者に共有する

本リリースによって変わること

受取請求書を一括処理する際の工数を減らし、月初作業をスピーディーに行うことができます。

また、今年2月にリリースした請求書のメール受取機能と組み合わせてお使いいただくと、メール添付で受け取った請求書は自動でシステムにアップロードできるため、様々な受領形式が混在していても効率的に処理することが可能になります。

経費精算と請求書受取業務の一元化

請求書受取と経費精算でそれぞれ単独のシステムを利用した場合、マスタ管理や仕訳連携などの手間やコストが二重になります。
ハーモス経費では、経費精算は現場で申請、受取請求書は経理部門でまとめて処理、というように運用方法が異なる場合でも、同一システム内でまとめて運用することが可能なため、複数のシステムを運用する際の負荷を軽減することができます。

一元化によるメリット

①支払・仕訳時の工数削減
銀行振込に使用するFBデータや、会計システムへ連携する仕訳データを一括出力できます。
ハーモス経費では100種類以上の会計システムとの連携実績があり、お使いのシステムに合わせて運用が可能なため後工程の外部システム連携の手間を削減できます。

②メンテナンス工数の削減
従業員情報や勘定科目のマスターデータが共通化されることで、人事異動の際や、会計ルールに変更を加えた際のメンテナンスが楽になります。

③ランニングコストの削減
ハーモス経費では、基本プランの中で経費精算と請求書受取機能をお使いいただくことができます。
経費精算システムと請求書受取システムを別々に導入するよりも、ハーモス経費で一元するとコストが大幅に抑えられます。
基本プラン：月額29000円〜（税抜）

請求書受取単体プランもご用意

さらに請求書受取だけ効率化したいというニーズに応え、請求書受取のみお使いいただけるプラン「ハーモス請求書」をご用意しています。

月額17000円〜（税抜）でお使いいただけますので、この機会にご検討ください。

経費精算システム「ハーモス経費」

「eKeihi」という名称で2000年にサービス開始。25年以上にわたって培ってきた柔軟性の高い機能・サポートで、様々な業界・規模のお客様にお使いいただいている経費精算システムです。

申請〜仕訳までの経費精算業務の手作業やミスをなくし、申請者・承認者・経理担当者の負担を大幅に削減します。

柔軟性の高い機能に加えて、サポートも充実しています。初めてのシステム導入でも安心の導入支援プログラムや、運用開始後も利用可能な専門チームによるサポートメニューをご用意。経験豊富なスタッフによる手厚いサポートで、「社内に浸透するシステム」を目指します。

導入後も高い定着率で、99.8％のお客様に継続してご利用いただいています。