目標評価ツールを刷新し、未来の活躍人材を発掘する環境を構築。適材適所の実現へ

人事制度の変更により、従業員の評価を経年で管理できるシステムが必要だった

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょうか。

白鳥：
2020年秋に導入し、本格運用は2021年1月からです。
システムを導入するきっかけは、人事制度改定でした。目標設定や評価項目なども変わることになり、それに合わせた「目標管理ツール」の導入を検討することになったのです。併せて、「Excel」での人事情報管理も煩雑だったのでこちらもシステム化していこうと考えました。

彦由：
これまでの目標評価制度の運用では、個人の評価情報として計600を超える「Excel」ファイルを人事側で保管する必要がありました。また評価体系としてもチームの成果に重きを置いており、その結果が賞与に反映される仕組みであったため、個人の評価情報の検索性が低く、制度的にも個人の目標評価の詳細まで目を通すことがほとんどできない状態でした。

新たな制度では、チームの成果だけではなく個人の目標・評価にもフォーカスし、個人の成果は人事考課における昇格等に生かせるように、経年でも見ていく方針となりました。

経年での評価情報の蓄積にはシステムの導入が欠かせず、なおかつ履歴を適切に管理できる人事データベースとしての機能があることが必須要件と考えていました。

ー複数の選択肢からHRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？

白鳥：
検討時は、HRMOSタレントマネジメント内の評価機能がリリースして間もないタイミングでしたが、営業担当の方が「これからお客様の声を聞きながら、必要な機能をどんどん作っていきます」と説明していて、こちらの要望を柔軟に反映してくれそうだという期待感がありました。実際に当グループからの要望を機能に反映していただくことも複数回あり、アップデートも早いと感じています。
また、グループ内で「HRMOS採用」を活用しており、管理者として利用したこともあったので、HRMOSシリーズの使い勝手の良さには一定の信頼感もありました。

カスタム項目の設定で、人材の適材適所の検討もスムーズに

ーHRMOSタレントマネジメントをどのように活用されていますか。また、それはどんな成果につながっていますか。

白鳥：
「評価管理」機能では、当グループが行っていた目標管理の方法に合わせたカスタマイズで、評価の点数の付け方を設定していきました。

「従業員データベース」機能では、カスタム項目が便利でしたね。
今回、人事制度改定に合わせた取り組みとして、「人材開発会議」という取り組みをスタートさせています。これは、各専門学校で活躍できそうな人材、今は埋もれている人材をピックアップし経営陣で話そうというもの。そこで候補に挙がる「人材開発会議で話し合われる対象者」という項目をカスタムで作ったのです。「この職階（職務の階層・等級）の対象者は、このメンバーです」とデータセットで簡単に出せるようになり、会議自体もそれに向けた準備もとてもスムーズに進められています。

このほかにも、データセットはかなり頻繁に活用しています。学校責任者や運営本部長などからの「この職階の、こんな役職の人を選んで一覧にしてほしい」「担当職員の状況を知りたいから、こんなデータがほしい」といったさまざまな依頼に対しても、簡単に項目を選んで必要な情報を抽出でき、一度作成したデータセットを見直すこともできてとても便利です。

彦由：
学校責任者に入力してもらう作業も減りましたよね。例えば、職階が上がる人を決めるときには、学校責任者から人事に推薦書を出す必要があります。これまでは、データが散らばっていたので、その書類を作成するために対象者の入職年次や異動歴などをすべて細かく確認して入力していました。今は、人事側から従業員情報を示したうえで、必要なところだけを確認してもらえば済みます。人事だけではなく現場の業務負担も大きく減っているのではないかと思います。

ーHRMOSタレントマネジメントのサポートで役立った点はありましたか。

白鳥：
本格稼働に向けた準備段階から、活用時の気になる部分について、問い合わせの連絡はたくさんしていました。機能の使い方だけでなく、問い合わせの意図をくみ取った回答をしてくれるので安心して問い合わせられました。改善要望にも真摯に対応してくれる等、細やかに動いてくださいましたね。

宣言型の目標が評価画面でも見られるようになったことでチームの目標管理も便利になり、導入当初期待していた柔軟な対応力はその通りだったなと思っています。

従業員のためにも、正しい情報を経年評価につなげていく

ー今後、活用したい機能はありますか。

白鳥：
「人材開発会議」を始めたことで、人材の発掘にはその人の履歴情報が不可欠だと実感しています。これまでは個人の記憶、経験や勘に頼った運用となっており、上司との相性によって不利益を被る社員がいたかもしれません。履歴を可視化することで、その等級の経過年数や前年度の評価等、複数条件を指定した抽出ができるようになり、職員一人一人にフォーカスして会議を進行できるようになりました。いろいろなバックグラウンドの従業員がいるので、適材適所を実現し、それを事業成長に結びつけるために、これからもデータベースをきちんと活用していきたいと考えています。

彦由：
1on1支援機能の活用も、少しずつ広がっています。1on1支援機能は、話したいテーマを事前に入力したり、話したことを記録できたりするため、複数のメンバーをマネジメントする側にとって非常に有効です。まだまだ活用度合いの濃淡はあるので、うまく活用している従業員のノウハウをもっと浸透させて、職場内により良いコミュニケーションが生まれるようにしていきたいと考えています。
また、今は権限を制限していますが、これからは現場の職員も情報が見られるように権限を広げていきたいです。機能を使いこなす余地はまだまだあると感じており、従業員データベースの整理にもこれから力を入れていきたいです。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

白鳥：
自社はアナログ管理だなと感じている企業にすすめたいです。
HRMOSタレントマネジメントは使い勝手がよく、ユーザー目線で「なんとなく、こうかな」と動かしていくと自然と操作できるようになります。履歴を残したいときも、保存ボタンを押さなくてもそのまま記録されているなど、ユーザーが見落としがちなところを機能で補ってくれます。システム慣れしていない企業、担当者にとっても安心なツールだと思います。

彦由：
HRMOSタレントマネジメント導入前は、「働いている人たちの情報が正しく管理できていない、間違ったまま入力されている」という状況が続いていました。それがとても大きなストレスで、働く仲間に対して失礼極まりないことだと思っていました。
今は、従業員が当グループで働いてきた歴史を正しく管理できており、その人がどのように活躍してきたのか、数字には表れない成長プロセスも可視化できているのがうれしいです。
働いている人たちのためにデータを取得し、それを役立てるために活用していく。そんな姿勢を見せられるようになったことが、大きな変化であり、大事な投資だったと思っています。
データ管理が煩雑で、どれが正しい情報なのか分からないという状況にモヤモヤを抱えている企業には、ぜひ導入をおすすめしたいですね。