拠点ごとに異なる経費運用でも、無理なく回る
オンプレミスからクラウドへ進めた
経費精算のアップデート

導入前の課題

本社・工場間の距離がある中での、現金管理・紙運用の限界

経費精算システム導入前は、経費精算の多くを現金と紙で管理していました。
申請者が紙の支払い依頼書を提出し、経理が承認後、手提げ金庫から現金を用意して手渡すという運用です。

特に課題となっていたのが、
拠点ごとに異なる運用を、現金管理と紙運用で支え続けることでした。

経費精算システム導入前の当時、本社には約130名、工場には800名以上の従業員が在籍しており、
拠点間の距離もある中で、差し戻しや再提出が発生すると対応に時間を要していました。

このまま拠点数・人数の増加に比例して負担が増え続ける運用を続けることに限界を感じ、
同社では経費精算システムの導入に踏み切りました。

ハーモス経費　導入の決め手

「リプレイス」ではなく「アップデート」という選択

オンプレミス型の経費精算システムを長年利用する中で、
同社はあらためて、本社と工場で異なる運用をどう整理し、次のステップへ進むべきかを検討していました。

他社製品も含めて比較検討を行いましたが、最終的に選んだのはオンプレミス型のeKeihiから、クラウド型のハーモス経費へのアップデートでした。

判断の背景にあったのは、以下の点です。

・既存業務に必要な機能は十分に備わっていた
・拠点ごとの承認フローや経費ルールを変えずに運用できる
・インボイス制度・電子帳簿保存法など、法改正対応もスムーズ
・他社システムへのリプレイスに比べ、移行コストや運用変更の負担を抑えられる

「新しい仕組みに無理に合わせる」のではなく、
これまでの運用を活かしながらクラウドへ移行できる点が、継続利用・アップデートを決めた大きな理由でした。

導入後の具体的な活用と効果

拠点ごとの運用差を吸収し、全社の経理処理を標準化

現在、ハーモス経費は交通費精算・出張精算を中心に全社で利用しています。
加えて、制服購入や慶弔費などの申請にはワークフロー機能も活用しており、今後は稟議書の提出もハーモス経費に集約する予定です。

本社・工場で異なるフローを無理なくシステム化

出張精算においては、

・本社：事前申請なし、出張後に精算
・工場：出張前に総務部長の承認が必要

と、拠点ごとにルールが異なります。
これらをシステム上で切り分けることで、現場の運用を変えずにデジタル化を実現しました。

内訳設計と自動仕訳で、経理負担を大幅に軽減

経費の内訳は5パターンに集約し、部門ごとに販管費・原価を自動判別。
役職に応じた日当・宿泊費も自動計算されるため、経理側の確認工数やケアレスミスが削減されています。

また、現金の出金や小口現金管理が不要になり、大人数・多拠点でも回る経費精算体制が整いました。

今後の展望と期待

クラウド化を起点に、拠点別管理とペーパーレスをさらに前進

今後は、領収書や請求書のOCR機能活用によるペーパーレス化を進めていきたいと考えています。
一方で、全社的には紙運用が残る業務もあり、段階的な移行が課題です。

「経費精算が“当たり前に回る仕組み”として定着した今、
次は拠点別管理をよりスムーズにし、経理業務全体を底上げしていきたい。」

拠点ごとに異なる運用を前提としながらも、クラウド化によって全社の経理業務を整理・効率化してきた同社。

ハーモス経費は、オンプレミス運用からクラウド環境へのアップデートという現実的な選択肢として、今後も業務改善の基盤となることが期待されています。