採用から労務までシームレスに連携。

HRMOSシリーズで実現する

「完全ペーパーレス」な入社手続きと評価運用

組織拡大と在宅勤務が浮き彫りにした、紙の手続きと二重入力の煩雑さ

―導入前はどのような課題をお持ちでしたか。

M&Aなどによる組織の拡大が続く中で、バラバラになっていた採用プロセスの可視化と管理の一本化が急務となっていました。そこでまずは「HRMOS採用」を導入し、同時に評価制度の運用開始に合わせて他社のタレントマネジメントシステムを利用し始めました。

しかし、システムが分かれていることで、新たな課題に直面しました。弊社は在宅勤務がメインであるにもかかわらず、入社手続きを紙で運用しており、書類の回収・発送のために出社する必要がありました。

また、複数システムの並行運用により、各システムへの重複入力や二重チェックが発生し非効率でした。さらに、評価の集計を表計算ソフトで行い、手作業で労働条件通知書をPDF化して一人ひとりにメール送信するなど、非効率なアナログ業務に多くの時間を奪われていました。

決め手はシームレスな連携。採用から労務までの一気通貫と拡張性を評価

―様々なサービスがある中で、HRMOSシリーズを選定された理由について教えてください。

課題を根本から解決するため、他社システムから「HRMOSタレントマネジメント」「HRMOS労務」「HRMOS給与」への切り替えを決断しました。最大の決め手となったのは、採用から入社後まで情報をシームレスに一元管理できる点です。特に、「HRMOS採用」で管理していた内定者の情報を、ボタン一つで「HRMOSタレントマネジメント」へと連携できることに大きな魅力を感じています。さらに、評価結果の集計から労働条件通知書の発行・回収までを一気通貫で自動化できる点や、自社のデータを取り込んで独自の分析やカスタマイズができる拡張性の高さも、システム移行を後押しする大きな理由となりました。

従業員からの問い合わせも大幅減

―HRMOSシリーズの導入効果について教えてください。

HRMOSシリーズを組み合わせて利用したことでシステム間の情報連携がスムーズになり、入社手続きのオンライン化・ペーパーレス化により紙処理のための出社作業が不要となりました。また、HRMOSシリーズへの一本化とデータ連携により、二重入力や入力漏れも削減されています。定量的な工数削減だけでなく、定性的なメリットも実感しています。採用時の選考記録がそのまま残るため、本人の希望を入社後に各部門へスムーズに共有でき、入社後からしっかりとサポートできる体制が強化されました。従業員からも「再度入力する必要がない」「直感的に操作できる」と好評です。
システムが統一されたことで案内がスムーズになり、人事側の対応工数も削減されています。1人で多岐にわたる業務を担う少人数の人事において、一連の業務を一元管理できる環境が整いました。

採用連携や電子契約をフル活用。評価から労働条件通知書の発行も自動化へ

―よく使う機能や、今後活用していく機能について教えてください。

日々の業務において特に活用しているのが、「HRMOS採用」からのデータ連携機能です。内定者の情報をワンクリックで「HRMOSタレントマネジメント」へ引き継げるため、入社時の情報登録の手間が大きく省けています。また、入社手続きのオンライン化を進めていますが、電子契約機能については、今後労働条件通知書や雇用契約書を中心に活用を開始していく予定です。

さらに、期初の目標設定から期末の結果入力までの評価機能に加え、新たに導入した自己申告制度においては、従業員の異動希望や会社への要望などを収集し、組織の状態把握に役立てています。

生まれた時間を付加価値の高い業務へ。データに基づく組織づくりを目指す

―HRMOSシリーズの活用における今後の展望について教えてください。

システム導入によって削減できた膨大な時間は、従業員の満足度向上や規定の整備など、より付加価値の高い人事業務に充てられています。今後は、蓄積し始めた自己申告データや評価データをしっかりと分析できる環境を構築し、適材適所の配置転換や、管理職も含めた人材育成に活用していく予定です。顧客の期待を超えるサービスを生み出し続けるには、従業員一人ひとりが心身ともに健康で生き生きと自分らしく働ける環境が不可欠です。弊社ではリモートワークやコアタイムを設けたフレックスタイム制など、柔軟な働き方を推進する中で、多様性のある組織を支え、成長させるための「データに基づく組織づくり」をHRMOSシリーズと共に進めていきたいです。

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