選考リードタイムを5分の1に短縮。業務効率化に加え、現場巻き込み型の採用を実現

事業変革に伴う採用拡大。求人が常時100を超える中、立ちはだかったのは膨大な手作業だった

―HRMOS採用の導入前はどのような課題があったのでしょうか？

従来の採用管理システムでは、「柔軟な選考プロセスへの対応が難しい」という課題がありました。
自動車業界の電動化・知能化などの急激な変化に伴い、従来は欠員補充的な意味合いが強かったキャリア採用が、”事業変革を支える”ための採用へとシフトしたことで、採用目標数が大幅に増加していました。

その目標を達成するため、転職エージェントに加えてダイレクトリクルーティングを開始したところ、応募前にカジュアル面談を実施するなど選考ステップが変化しました。

しかしながら、従来のシステムは応募→選考管理→入社しか管理できなかったため、応募前に面談を行うといった柔軟なプロセス追加に対応できず、複雑な採用経路を管理しきれなかったのです。求人数は常時100を超え、年間約7,000件にも及ぶ膨大なエントリーが寄せられる中、以下のような運用上の痛みを抱えていました。

・日程調整のリードタイムと工数：
カレンダーツールとの連携ができず、部門で調整した日程を人事が受け取り、再度エージェントに連絡するなど、手間とリードタイムが発生

・アナログな評価回収：
面接官からの評価を表計算ソフトで回収して手作業で転記するため、未入力の確認や回収対応が必要

・データ集計の煩雑さ：
採用状況の可視化や進捗確認の際、都度CSVや表計算ソフトを出力して課題を探るため、データの振り返りが煩雑

決め手は、現場が迷わない直感的なUIとビズリーチとの連携、分析のしやすさ

―他サービスではなく、なぜHRMOS採用を選定したのでしょうか？

決め手は、大きく3点あります。 1つ目は、現場の面接官でも使いやすい直感的なユーザーインターフェース（UI）と、システムのレスポンスの速さです。 2つ目は、スカウトサービスである「ビズリーチ」とのシームレスな連携です。HRMOS採用上で求人を作成すればビズリーチにもコピーでき、求人管理のスピードと正確性が向上することや、一番重要なスカウトの返信状況がHRMOS採用上で連動して確認できる点を高く評価しました。3つ目は、選考プロセスの定量的な観測や分析が可能になる採用レポート機能が備わっていたことです。

選考リードタイムは約1/5に。人事の工数削減と、現場部門との連携強化を実現

―HRMOS採用の導入により、人事目線ではどのような変化がありましたか？

HRMOS採用の導入によって、オペレーションの効率化と、現場の意識改革の両面で大きな成果と変化がありました。

定量的な成果として、選考期間が大幅に短縮されました。導入前は書類選考から面接オファーまで1週間程度かかっていましたが、日程調整の手間が削減できたことで、現在では1〜2日で展開できるようになり、初期選考のリードタイムが約5分の1に短縮されました。

また、画面遷移が分かりやすくなったことで面接官に書類選考の評価を依頼するまでにかかる手間が削減されました。 HRMOS採用上から応募者やエージェントに添付ファイル付きのメールを直接送れるため、内定のご連絡にかかる時間も削減されています。

カレンダーやweb会議ツールとの連携により、複数ツールを行き来する手間やURL発行のミスがなくなり、工数削減だけでなくセキュリティの向上にも役立っています。面接評価についても、未入力の場合にはHRMOS採用から自動でリマインド通知が届くため、回収・転記工数もなくなっています。

定性的な変化としては、採用レポート機能によって辞退数や不合格数が可視化されたことです。これにより、「なぜこの部門は不合格が多いのか」「どのエージェントが強いのか」など、データに基づいた具体的な議論を現場部門と行えるようになっています。従来のようにデータを別途エクスポートするなどの手間がなく、こういった分析ができるのは助かっています。

(※応募概要レポート内のイメージ)

さらに、候補者やエージェントとのやり取りがHRMOS採用内に全て残るため、「1次面接や最終面接で候補者に何を伝えたか」といった過去のやり取りが全て可視化されました。これにより、面接官が代わっても情報が確実に引き継がれるようになり、候補者に対して一貫性のある丁寧なコミュニケーションを取ることが可能になっています。

オペレーション効率化の先で起きた、現場部門の能動的なマインドチェンジ

―HRMOS採用の導入により、現場目線ではどのような変化がありましたか？

現場側の変化として最も大きいのは、「採用の自分ごと化」が進み、協力関係がより強化されたことです。導入当初は表計算ソフトへの評価入力からHRMOS採用への切り替えに戸惑う声もありましたが、現在は使いやすいUIや評価の自動リマインド機能が便利だと好評です。

現在は部門にHRMOS採用の権限を渡し、直接エージェントと日程調整を行い、評価を入力する運用に変更しています。それにより、リードタイムが削減されただけではなく、現場の面接官に「自分たちが採用に関わっている」という意識が芽生えました。

その結果、現場が自発的に採用レポート内の応募数を見て「応募を増やすために、どう対策を打っていこうか」と相談に来るなど、能動的に採用活動へ取り組む組織へと変化しています。

「採用して終わり」ではない。アイシンが目指すこれからの組織づくりとは？

―今後、採用を通じてどのような組織を目指していますか？

採用決定をゴールとするのではなく、入社された方が働きがいを感じ、活躍できる環境づくりを目指しています。
そのために、HRMOS採用に蓄積された選考時のデータと入社後の状況をすり合わせ、ミスマッチを防ぐための現状把握やアンケートの実施などを進めていく予定です。

また、単年の結果分析にとどまらず、複数年度のデータを比較することで再現性のある採用活動が実現できるようにしていきます。これからも、候補者の方々としっかりとコミュニケーションを取りながら、採用活動を続けていきたいです。