株式会社ネクスウェイ

業界：情報通信提供サービス
事業概要： FAX一斉送信サービスをはじめとした、営業支援・業務効率化支援サービスの提供
従業員数： 159名（2019年４月末時点）

株式会社リクルートの通信事業を担っていた部門が2004年に分社独立。「FOR MOVIN’想いを情報でつなぎ、躍動する社会をつくる」を理念に、時代の変化に合わせて、営業支援や業務効率化支援など顧客の課題に向き合ってきました。30年の歴史を誇るFAX一斉同報送信サービスをはじめ、薬剤師を支援する日本薬剤師協会との共同メディアやFinTech事業者の取引開始をスムーズにするKYC業務支援サービスなど、約1万社に対して幅広くサービスを提供しています。そうしたなか、HRMOS採用をどのように活用されているかを、社長室採用チームの中川真利奈様、柳田彩佳様に伺いました。

導入の目的

安心できる個人情報管理体制の下、採用業務の効率化を図りたい

課題

新卒採用において、学生ごとに選考フローを柔軟に設定することで、調整が増え、評価入力依頼にも労力がかかっていた

導入の決め手

HRMOS採用がプライバシーマークを取得していて、個人情報管理の観点から安心できたこと

効果

「Googleスプレッドシート」での管理作業のために発生していた毎日2～3時間の残業を削減
社員の3分の2に及ぶ面接官が評価を詳細に入力してくれ、より多くの情報が得られるように

HRMOS採用を使って、新卒採用をミスなく推進。個人情報管理の点でも安心できた

ーHRMOS採用を導入された経緯を教えてください。

HRMOS採用を導入したのは、新卒採用における作業負荷が限界に達していたのがきっかけです。それまで新卒採用に関しては、特に採用管理システムを使わずに、「Googleスプレッドシート」による、ほぼ手作業での管理でしたが、接点を持つ年間の学生数は1,000人を超え、選考数も300～400件に及んでいました。学生の状況に合わせて、面接や面談を設定することを大事にしていたので、多い時期には選考会を週に3～4回、そのたびに参加する学生の情報を入力し、学生に合った面接官を決め「Googleスプレッドシート」の閲覧権限を設定して、選考会後に次の面接に進む人もいれば面談を設定する人もいるので、それにあわせてまた設定する……という作業を毎日2～3時間かけて行っていました。新卒採用を強化するために、メンバークラスも含め、新卒採用に関わる社員数を増やしており、こうした負荷は増す一方でした。何より、人の手を介するとミスは発生するもの。個人情報を扱うことによるプレッシャーも大きかったので、採用管理システムの導入に踏み切りました。2017年半ばから2～3カ月検討して2017年11月にHRMOS採用を使い始めました。

ー新卒採用で活用するために導入されたのですね。採用管理システムの導入にあたっては、どのような点を重視されたのですか。

検討時に決め手になったのは、HRMOS採用が個人情報の管理に関してプライバシーマークを取得していたことです。候補者の大切な個人情報をお預かりする以上、その取り扱いがもっとも重要でした。そのほか、一番労力がかかっていた、候補者ごとの面接官の閲覧権限の管理や面接官への選考のリマインドといった作業時間が軽減できることと、選考を行う面接官の立場に立ってみて使いやすいかどうかも重視しました。

面接評価の入力が容易に。入力項目の設定により、詳細な情報が得られるように

ー実際、HRMOS採用を導入されてみて、いかがですか。

新卒採用だけでなく中途採用でも管理システムを切り替え、HRMOS採用を活用するようになりました。というのも、新卒採用と中途採用の面接官はかなり重なっているので、一元管理することにしたのです。

まず新卒採用で言えば、それまで全てを手作業で行っていたところから劇的に様変わりしました。学生にまつわるデータが全てHRMOS採用上にあり、権限に応じて「誰もが同じ情報をHRMOS採用上で確認できる状況」が画期的だと思っています。たとえば学生との面接日程調整も以前はメールで、採用チーム全員をCCに入れて情報共有するという運用をしていました。選考会に来ない学生がいたときに、こちらが時間を間違えているのか、日程が変更になったのに情報が更新されていないのか、そうしたことを、都度メールを検索して、探し当てねばなりませんでした。今はHRMOS採用上で、その学生についての情報が一元化されていますから、誰が見てもすぐに状況がわかります。

また、候補者に関連する情報がどんどん増えてくると、「Googleスプレッドシート」はどうしても動作が遅くなってしまい、読み込むだけでも時間がかかっていました。HRMOS採用ではそれが1画面でサッと出てくるのでスムーズです。最初はそうした一つ一つに感動していましたね。

ー面接官にとっての使いやすさは、期待どおりでしたか。

そうですね。特に説明をしなくても、直感的に使ってもらえています。社員の3分の2にあたる約100人にアカウントを発行しているので、ガイダンスが不要なのは助かりました。また、評価が未入力だとリマインドメールが面接官に自動送信されるのも、感動したポイントでした。また、面接官が評価を入力してくれると、通知が来るのも助かっています。以前は面接官が「Googleスプレッドシート」に評価を入力してくれても、その連絡がなければこちらで気づけないこともありました。評価入力に気づいて、内容について詳細を確認しようと思っても、営業の社員などは席をはずすことが多く、確認するのも一苦労だったのです。

もともと当社の社員は採用への関心が高く、選考会などにも積極的に協力してくれる風土ではあるのですが、仕組みが適切でないとうまく機能しないんですね。以前は、とりあえず1行だけ入力した、というような評価も少なくなかったのですが、HRMOS採用になって、入力自体がしやすいUIなのと、他の面接官の評価も見られるため、詳細な情報を残してもらえるようになりました。また、改めて評価項目を5つ設定し、それに沿って入力してもらうようにしたこともあって、一度の面接でより多くの情報を引き出せるようになっています。

ー別の採用管理システムから移行された、中途採用における使用感はどうでしょうか。

やはり、面接調整や評価について履歴がきっちりと残っていくのは便利ですね。面接の前に面接官に渡すために、候補者の履歴書をその都度ダウンロードする手間もなくなりましたし、面接官が他の面接官の評価を閲覧できるので、面接時の申し送りの負担が軽減されました。特に工数削減に寄与しているのは「Googleカレンダー」との連携です。以前はカレンダーを設定して、そこに候補者の情報を記載するといった作業が発生していたのですが、それがなくなったので大きな工数削減となりました。

そう考えると、以前のシステムでは手作業が必要な工程がところどころにあって、そういった作業が積もり積もって意外と時間を取っていたのだと、今になって感じます。一つ一つは細かいことなのですが、HRMOS採用を使うようになって、確実に楽になりました。

ーそのほかに、HRMOS採用を活用されていることはありますか。

もともと中途採用の応募経路は人材紹介会社が中心でしたが、少しずつリファーラル採用が増えていて、今では約1割がリファーラルでの採用になっています。これは工数が削減されたことにより、社員に対して現在どのポジションがどのような背景で募集中なのかなどを発信できる時間ができたこと、またそのポジションはHRMOS採用で共有が可能なことが、功を奏しているのかもしれません。

今後は、社員紹介で出会った優秀な方とのつながりをタレントプールで管理することも考えたいですね。新卒採用では、新卒のタイミングではご縁がなかった優秀な学生をタレントプールに移管するなど、徐々に情報をため始めています。通年のインターンなども計画していますので、そこでもタレントプール機能は有効活用できそうですね。