採用活動本格化を見越し、採用課題が顕在化する前に採用管理ツールを導入。人材データを「アセット」として活用できる土台を作った

データ活用の重要性を見越して、採用課題が顕在化する前に導入

―HRMOS採用導入のきっかけは何でしょうか？

採用活動を本格化させた2017年2月に、採用に関するデータを蓄積し社内の「アセット」として活用していこうと考え、導入を決めました。

導入の約半年前まで、社員数は10名程度ですべて経営陣の知り合いを採用（リファーラル）していました。候補者も皆、知り合いだったので、データとして管理する必要がありませんでした。そこから、「キャリトレ」など媒体を活用した採用活動をスタートさせることになり、個人情報の扱いや面接評価の記録をどう残すのかといった点に課題意識を持つように。問題が顕在化する前に、採用管理ツールの導入をいち早く検討しました。

―採用を本格化させる前の段階から、導入を決めた理由を教えてください。

きちんとデータを管理し、「アセット」として活用できるようにしておこうという考えがベースにありました。当社の事業が、採用領域におけるあらゆる情報をクチコミという形で集め、データベースを作っていくというビジネスモデルなので、社内でも「早期にツールを入れて、データベースを構築する」ことをあらゆる場面で意識しています。採用人数が増えていけば、候補者情報を「Excel」で管理することに限界がくるのは目に見えていたので、データ移管などが大変になる前に導入しようと決断しました。

―数ある採用管理ツールのなかでも、HRMOS採用を選んだ理由を教えてください。

ビズリーチが運営する「キャリトレ」が主な採用チャネルだったこともあり、応募と同時に候補者の情報がHRMOS採用に反映されるのがよかったです。自社が使っている採用チャネルとの連携のよさが一番の決め手でした。また、求人ページを自分で更新できる点や、グラフィカルで見やすいレポート機能、インターフェースデザインの見やすさも魅力でしたね。

候補者に関する情報がすべてHRMOS採用上に集約され、検索性が高い

―導入によって得られた効果、採用実績の変化はありますか？

HRMOS採用を導入した2017年以降、年間10～20名を採用しており、応募数は月間で約100名。年間1,000名以上の方々とコンタクトをとっているので、候補者情報の管理に関しては非常に助かっています。

当社の採用は選考ステップが多く、現場のマネージャーや執行役員、経営陣など5～6名が候補者に会います。トータルで10名弱の社員が採用に関わることもあるほか、オフィスでの1日職務体験を設けるなど、入社後のミスマッチの予防を徹底しているんです。それだけ多くの社員が関わっているので、面接の評価を一元管理できなければ情報共有に時間がかかってしまいます。面接官は全員HRMOS採用へのアクセス権限があるので、評価内容・次の面接担当者への引き継ぎ事項・候補者の配属イメージといったプロファイルをすべてHRMOS採用に入力しています。面接前にHRMOS採用を見ればこれまでの経緯や、面接で確認するべきポイントが分かるようになっており、口頭での情報共有はほぼ不要です。社内全体の業務効率化につながっています。

―HRMOS採用を活用して、使いやすかった機能は何ですか？

求人管理機能ですね。全社の求人情報のマスターとして活用できるため、人材紹介会社との連携も非常にスムーズになりました。当社では、人材要件や求める候補者像は、3カ月に1回という高頻度で変わるので、変更のたびに複数の人材紹介会社とメールや電話でやりとりをするのは大変です。今は、HRMOS採用の求人ページを更新するだけで、HRMOS採用上で一斉に展開できます。新しくやりとりが始まった人材紹介会社に対しても、「今募集している職種はこちらです。こちらの求人情報をもとに紹介をお願いします」と伝えるだけで事足ります。リアルタイムで常に最新の情報を共有できるのは、採用スピードをあげるうえでもとても助かっています。

また、候補者をすぐ検索できるのもいいですね。例えば、選考過程で「この候補者は、以前選考したあの方に似ているな。あの方の面接での評価はどうだったのだろう」など、過去の面接評価を確認したいときがあります。それらをすべて紙で管理していると該当者を見つけるのは大変ですが、HRMOS採用管理ならすぐに検索でき、その情報をURLで瞬時に共有できます。誰と面接をしてどういう評価だったのか、履歴書、職務経歴書、面接で話した内容などがすべてまとまっているので、欲しい情報に到達するまでのスピード感が違います。

採用は、データが「アセット」になる領域。早期に採用管理ツールを導入するのがおすすめ

―今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

今も行っていますが、レポート機能を活用した採用チャネル別分析、職種別分析はさらに進めていきたいです。また、どれくらいの予算で、どれほどの応募数、面接実施数、採用数につながったのか。正確な採用シミュレーションを立て、施策を検討するためにも、データ分析はこれからも力を入れていきます。

タレントプール機能も、使い方次第で非常に価値があるなと思うので、今後はより強化していきたいですね。接点を持ったときは転職への意欲が低かったけれど、1～2年たってから当社を検討してくれるというケースはたくさんあります。とくに、まだ知名度が低いベンチャー企業にとって、一度接点をもった優秀な人材に再度アプローチして採用につなげていくことは重要です。営業が「失注した顧客の掘り起こし」に力を入れるのと同じように、採用でも、長期的に関係を継続する姿勢は大切にしていきたいと思っています。

―人事・採用担当者へのメッセージはありますか？

当社は、採用人数の増加や、事業拡大を見越して、採用オペレーション業務の課題が顕在化する前にHRMOS採用を導入しました。初期段階で導入していないと、のちにデータを移管させるのに労力がかかってしまいます。採用はデータが「アセット」になる領域ですので、初期段階から採用管理ツールを入れていくのは、損なことではないと思います。今後事業をスケールさせていきたいと考えているならば、早期に導入することをおすすめします。