「金庫を捨てた」現金管理の完全廃止で劇的効率化。バックオフィス改革から組織体制まで変えた、世界を支える歯車メーカーの挑戦

出社必須のアナログ運用と現金管理が限界に

導入前の背景や課題、当時の業務状況について教えてください。

小池様：当社は産業機械の製造を行っており海外を含め出張が多い環境ですが、以前は経費精算を月20〜30件ほどExcelと紙ベースで行っていました。当時は社外からシステムにアクセス・申請できる環境がなかったため、出張の多い現場社員が外出先から直接手続きを行えず、社内にいるメンバーが代理で入力せざるを得ない体制となっていました。さらに出張のたびに仮払いとして現金を渡す運用だったため、週に数回は銀行へ現金を引き出しに行き、日々の現金の数え合わせをする必要がありました。手作業や現金管理によって時間が分断されてしまうのが、当時の課題でした。

佐藤様：当時は本当に髪を振り乱してやっていました。以前のExcelフォーマットは入力の制御が難しく、領収書の添付漏れや日当の計算ミスが頻発し、その確認や差し戻しに毎月10時間ほどを費やしていました。出張時のホテルや飛行機の手配もすべて私たちが代行しており、空き状況や禁煙・喫煙の希望を都度確認する無駄なラリーが発生していました。当時の私は週4日・1日5時間のパート勤務だったのですが、紙の提出物のルールによって「手続きのために出社しなければならない」という不安が大きく、それがネックとなってキャリアの選択肢が狭まっていると感じていました。

圧倒的な時間削減の実績から「ハーモス経費」を採用

選定基準や、他社ツールではなくハーモスシリーズを同時導入した決め手を教えてください。

小池様：導入の最大のきっかけは、関連会社がすでにハーモス経費を導入・活用していたことです。実は親会社では、ハーモスの前に別の他社製Webシステムを導入した時期がありましたが、使い勝手の面で現場に合わず、Excelで申請するよりもかえって時間がかかってしまっていました。その後、ハーモス経費に切り替えたところ、申請にかかる時間がExcelと比較して半分以下に、他社システムと比べると4分の1程度にまで短縮されたという圧倒的な実績があったのです。私としては、システム化をきっかけに在宅勤務やフレックスタイム制を実現し、組織全体を抜本的に変革したいという強い思いがありました。

佐藤様：今回はハーモス経費を中心にバックオフィスのシステム刷新を行いました。一番の理由はやはり「データが一元管理できる」という点です。以前はExcelなどでバラバラに管理していたため、入社手続き一つとっても様々なファイルを探して更新する必要がありました。ハーモスシリーズなら従業員情報などが連携されるため、メンテナンスの手間が劇的に省けると考えました。

スマホ申請とデータ連携で、ついに「金庫を廃止」

バックオフィス業務の劇的な効率化や、管理面・現場双方でのメリットについて教えてください。

小池様：システム刷新を機に、出張の手配は間接部門の代行を廃止し、社員自身に行ってもらい個人のクレジットカードで立替・自己精算するルールに刷新しました。ハーモス経費の導入によって、スマホ撮影による外出先からの簡単な申請が完了するようになり、現場社員もわざわざ手続きのために出社する手間から解放されて、非常にラクになったと感じてくれています。

佐藤様：これまで多くの従業員に領収書の原本を保管しておき、後から出社して手入力する手間がありましたが、電子帳簿保存法への完全対応によるペーパーレス化が実現したため、現場にとっても非常にスムーズなフローが確立されました。

小池様：現場からの申請がPCやスマホでスムーズに完結するようになったことで、経理・総務部門の負担も劇的に減りました。会計システムとのスムーズなデータ連携による二重入力の解消も実現し、銀行の振込（FB）データも出力できるため以前は数日かけて手入力で確認していた作業が、今では自動化されました。

佐藤様：本当に「秒で終わる」感覚です。ハーモス経費の運用がしっかりと軌道に乗ったことで、私たち経理・総務側としても以前のような代理手配の無駄なラリーがなくなり、仮払いや経費精算用の現金を管理する小口現金の関連業務もなくなりました。会社に現金を置いておく必要がなくなった結果として、なんと金庫を捨ててしまったんです。

小池様：代理手配から仮払い、日々の現金照合まで、運用の定着によってまさに「導入前の仕事はなくなった」と言っていいほど、今までやっていたアナログな業務がなくなりました。人が気をつけることには限界があるため、フォーマットが統一されたことでミスも激減しています。

ハーモスシリーズ導入で経理・総務の働き方とキャリアが一変

現場での具体的な使い方や、働き方の変化を教えてください。

小池様：ハーモスは経費精算だけでなく、勤怠管理や労務管理も含めたシリーズで導入しました。これによりバックオフィスのデータが一元管理され、PCやスマホからどこにいても申請や勤怠打刻ができる基盤が整ったのです。

このシステム刷新と同時に、間接部門だけでなく製造現場も含めた全社にフレックスタイム制と在宅勤務を導入しました。小さな子供を抱える社員も多いため、皆が同じ条件でワークライフバランス良く働ける環境を作りたかったのです。

佐藤様：現在は、日々の勤務状況がハーモス勤怠上でグラフ化されて一目でわかるため、自分自身で時間管理がしやすくなりました。

また、ハーモス労務を導入したことで、入退社時の社会保険手続きでずっと大変だったExcel作業から解放されました。手続きの電子化が進み、人事業務のDXが一気に進んだと実感しています。

そして何より、このフレックスタイム制の実現が私にとって大きな転機となりました。ずっと正社員で働きたいという気持ちは強かったのですが、子供も小さく、当時の就業時間や環境がネックでした。しかし、小池から正社員登用の声掛けをもらった際、フレックス制度とハーモスがあるなら家庭と両立できると安心でき、正社員になる決心がつきました。私が当社の「パートタイム勤務からの正社員登用」を果たした初めての事例になれたことは、キャリアの選択肢が広がる本当に嬉しい出来事でした。

小池様：佐藤のように、働き方の選択肢が広がったことで能力を発揮してくれる社員が増えるのは会社にとっても大きなメリットです。有給取得率も69%に達しており、社員が休みたい時にプレッシャーを感じることなく、柔軟な働き方が定着しています。

「別会社みたいに変わった」。コア業務への集中で、「えるぼし」取得や、現場社員の自発的な改善提案も

具体的な導入効果の総括や、今後のさらなるDX推進・組織の展望を教えてください。

小池様：システム化とルール変更により、経理・総務関連の作業時間は約80%も削減されました。2名体制で行っていた作業を佐藤1名で行えるようになり、時間当たりの生産性を徹底的に追求する評価・組織体制へと移行しました。その結果、1時間当たりのコストは20%以上削減され、会社全体の収支が「別会社みたいに変わった」と言えるほど大幅に改善し、強固な経営基盤が構築できました。

佐藤様：作業時間が激減し、私自身も本来の経営企画部として注力すべき業績目標の策定などに時間を割けるようになりました。さらに、創出された時間を活用して、女性活躍推進企業である「えるぼし認定」の最高位（3つ星）を取得できました。働きやすい環境を対外的にアピールできたことは大きな自信になっています。

小池様：「えるぼし」の取得によって新卒採用の新潟市の企業合同説明会への参加が叶い、また年間休日126日という実績もアピールできたことで、激戦の中で当社初となる新卒の採用にも成功し、今年も順調に採用活動が進んでいます。最近では、外部講師を招いた勉強会を経て、製造現場のメンバーが自発的に業務改善を提案する「小池を論破しよう」という会が企画されるなど、ボトムアップの組織風土も育ち始めています（笑）。今後は直接部門のDXも進めつつ、社内手続きの細かなルールを洗練させ、事務所に来なくても業務が完結する次世代の組織づくりを進めていきたいと考えています。