ハーモス経費の柔軟な設定で複雑な資格受験費用や手当の運用に対応！社内ワークフローの段階的移行で効率化を丁寧に推進

Excelと紙、小口現金の運用における手間とリスク

経費精算の刷新を検討したきっかけについてお聞かせください。

当社はインフラや構造物の安全を守る非破壊検査業を営んでいます。経費精算における大きな転機は、長年使用してきたシステムが仕様変更することになり、システムを刷新・一本化する必要に迫られたことでした。

また、当時の経費申請や精算は大変な業務でした。申請者がExcelに入力した申請用の書類を印刷し、領収書を貼付のうえ、承認者へ回覧するという、アナログな紙運用をしていたんです。現場や営業のメンバーは出張や直行直帰が非常に多いため、出張先から会社に戻らないと申請ができません。結果として、申請がどうしても毎月ギリギリか遅れがちになり、月次決算をタイムリーに行うことが難しい状況でした。領収書を紛失してしまうリスクもありました。

当時の悩みのひとつが、小口現金の取り扱いでした。毎日の現金の計算や管理が属人化していただけでなく、申請者にその都度手渡しする運用だったため、相手が出張などで不在だと渡すタイミングが合わないことも多かったんです。経理にとっても現場にとっても大きなストレスでした。小口現金を準備するために、銀行へ出向く必要があったのですが、防犯上の観点から大金を持ち歩くのを避け、小分けにして月に何度も通うこともあり、訪問時間が負担となっていました。

また、当社の大きな特徴として、受験費用の精算や手当の対象となる資格が50種類以上あり、その精算ルールが非常に複雑であることも課題でした。合否による負担割合の違いなど独自の規則があり、個人ごとの受験プロセスや結果を紙やExcelによる管理を続けるには大きな負担がかかっていました。

実運用の見学とトライアル環境での徹底した検証

ハーモス経費の選定理由と、資格関連ルールのシステム化について教えてください。

システム選定にあたっては、私が年に数回、情報収集のために足を運んでいる東京や大阪、そして地元の金沢・富山で開催されるIT展示会へ足を運び、さまざまな経費精算システムを精力的に比較・調査しました。

他社のシステムも魅力的でしたが、設定変更をベンダーに依頼しなければならないものがほとんどでした。当社にはITに詳しい専門家がいないため、自分たちの手で容易に設定変更できるシステムが必要不可欠だったのです。ベンダー任せではコストも時間もかかり、社内のしくみに即座に対応できません。そこで、ハーモス経費を導入・活用されている企業を訪問し、実際の様子を見学させていただきました。

そこで、自分たちで直感的に画面を設計し、必須項目などの作り込みができる柔軟性があると実感し、これなら当社特有の複雑な資格受験の経費精算や多種多様な社内ワークフローを構築できると確信しました。

その後、トライアル環境を整えていただき、検証を開始しました。精算の複雑なルールの再現や、最も重要な基幹システム「どっと原価」との連携を慎重に行い、本稼働まで入念に準備を進めました。本稼働後も、実際のデータを流しながら二重取り込みの修正を行ったり、現場からの要望に応じて即座に画面を直したりと試行錯誤の連続でしたが、粘り強く調整を重ねたことが、今のスムーズな運用に繋がっています。

現場は出社不要でスマホ完結。システム上で誰でも確認できて精度向上

導入後に実感している具体的な効果を教えてください。

導入後の効果は本当に劇的でした。車移動が多い当社の社員は、以前は会社に戻らないと申請できませんでしたが、今では手土産などを購入した後、次の目的地への移動の合間に、領収書の写真をスマホで撮り、その場で申請できることが多くなりました。領収書を保管しておく必要も、途中で紛失するリスクもほぼなくなりました。

申請を印刷して上長の席へ持って行くことや、承認者が不在で書類がどこかで止まってしまう、という無駄な移動や待ち時間もゼロになりました。

また、上長による承認や差し戻しの精度が上がったのも大きな効果です。以前は用途や品名の記載漏れといった不備が多く、確認や修正に多くの時間がかかっていました。しかし、ハーモス経費上で必須項目を設定し、入力例を明確に表示できるようにしたことで、不備のある申請が減少しました。さらに、承認する上長が過去の類似する申請やエビデンスを画面上で確認・比較して差し戻せるようになったため、経理に届く前の段階で不備が少なくなり、確認をする手間が減少しました。

会社全体のデータ管理としてとりわけ大きな成果が得られたのは、基幹システムである「どっと原価」への費用データの取り込み連携です。転記にかかる手間やミスが大幅に減り、誰でもスマホから迅速に申請を行えるようになったことで、原価反映が非常にスピーディーになり、工事案件ごとの原価をリアルタイムに確認できるようになりました。当社にとって生命線とも言えるデータ管理の精度向上を実感しています。

また、経理・管理部門における長年の課題をクリアできたのが、かねてより管理に苦慮していた「50種類以上におよぶ資格受験や研修の精算管理」の完全システム化です。合格なら会社が全額負担、不合格なら半分は自己負担という極めて複雑な社内ルールに対し、ハーモス経費の柔軟な機能を活かして、「新規・更新・再認証の別」などを選択・必須入力とする独自の画面を構築しました。

これにより、申請時に必要な書類の添付や受験情報の入力漏れが改良を重ねて少なくなりました。さらに経費申請と同様、承認する上長が画面上で過去の申請履歴や添付書類を一瞬で確認・比較し、不備があればその場で差し戻せる仕組みが定着したのです。

対話と個別フォローを尽くした、小口現金削減の実現

新しい仕組みに対する不安や戸惑いには、どのように対応されましたか？

ハーモス経費の導入に合わせ、私たちはもうひとつの大きな改革として、現金の手渡しから銀行振り込みへの移行による「小口現金の削減（原則廃止）」にも踏み切りました。やはり移行期には現場から、「今まではその場でお金が戻ってきたのに、振り込みになると手元に入るまでタイムラグができてしまう」といった、実務上の戸惑いや不満の声もありました。

新しい仕組みや変化に対して、多くの人が不安を抱くと思います。私たちはそうした声を真摯に受け止めました。その上で、メリット・デメリットを整理した資料を用意して説明会で目的を丁寧に伝え続けました。

当社の小口現金精算で大きな割合を占めていたのは、現場技術員の出張に伴う日当や食事代の精算でした。これらをその都度現金で手渡ししていたのを、ハーモス経費に集約して月1回の銀行振り込みへ切り替えることにしました。 

もちろん、社内アカウントを持たない社外の関係者や出向者向けの精算、あるいは出張時の数少ない仮払いなど、一部で現金手渡しを残さざるを得ない例外的な運用もあります。しかし、出張関連の手当や日当を銀行振り込みへと移行したことで、毎日のように現金が動いていた状況から一変。かつて月約100件も対応していた小口現金の取扱件数は、半分以下の月45件程度にまで激減しました。

また、操作に不慣れな社員が迷っている時は、中村や山本が社員の席を直接訪ねて、隣に座って一緒に操作するなどのフォローを徹底しました。「何度聞いていただいても大丈夫です、一緒にやりましょう」と寄り添い続け、突発的な困りごとにもすぐ駆けつけて解決するなど、徹底的にサポートする姿勢を示し続けたことで、現場の不安が安心に変わり、スムーズな浸透に繋がりました。

社員の戸惑いに配慮し、社内ワークフローを段階的に電子化

稟議などのワークフローの移行はどのように進められましたか？

もともと別のシステムで行っていたワークフローもハーモス経費へ一本化したいと考えていました。また、この機会に紙で運用している申請も電子化することにしましたが、すべての紙申請を一度に切り替えると社員が戸惑うことを想定しました。そこで、社員に無理がないように段階的に移行する計画を立てました。

画面回りの設計やワークフローの構築は、担当の佐々が中心に進めてくれました。ハーモス経費は管理画面がとても直感的で、特別なプログラミング知識がなくても容易に項目を配置して画面を組み立てられるため、彼女自身とても作成しやすかったそうです。

最初は、使用頻度の高い購入関係のワークフローから着手しました。「消耗品購入申請」や、稟議が必要な「物品購入申請」や、入社時に貸与された作業服が古くなった際に行う「貸与品申請」など、最初のステップとして構築しました。

構築の際は、ハーモス経費の自由度の高い機能を活かし、社員の使いやすさ・申請のしやすさに注力しました。例えば、以前は複数の消耗品購入を1枚の用紙で同時に申請していました。そこで、ハーモス経費の管理画面で入力枠をあらかじめ複数並べる画面設定を行い、1回の申請でスムーズに複数件を同時入力できるようにして、実運用にフィットさせました。

しくみの変更による社員の負担を軽減するために移行期間を設け、次の手当関係のワークフローの構築に着手しました。手当関係のワークフロー構築は、最初のステップで操作に慣れていたこともあって非常にスピーディーにでき、「直行直帰手当」や「テレワーク手当」など、給与支給時に連動する「各種手当」もスムーズに申請できるようになりました。

現在は、最初の数件から順次拡張してハーモス経費上での社内ワークフローの運用を広げています。まだ紙で残っている申請書についても、社員が混乱しないよう丁寧な事前アナウンスをしながら、段階的にハーモス経費へ移行を進めていく予定です。

▼システム化前に使用していたExelフォーマット（サンプル）

▼株式会社アイペック様ハーモス経費ワークフロー画面

総務も経理もどこでも働ける環境を目指して

これからの活用展望やビジョンについてお聞かせください。

今では、社員たちから「本当に楽になった、これ便利だね」と声をかけられるようになり、本当に導入して良かったと感じています。今後は、まだ残っている紙申請のワークフローも順次ハーモス経費に載せ替え、社内のペーパーレス化を進めて業務効率を高めていく予定です。全員がこのシステムを当たり前に使いこなせるようになったことで、業務時間を削減し、全員が本来の検査や営業活動といったコア業務に集中できる環境をさらに強固にしていきたいですね。

アイペックには、会社全体の大きなビジョンとして「誰でもどこでも仕事ができる環境を作る」というコンセプトがあります。多くの会社では、経理や総務といった管理部門は「会社に行かないと仕事ができない」とテレワークを諦めがちですが、私たちは今回のハーモス経費導入を大きな足がかりとして、管理部門も含めた全社的なテレワーク化を実現したいと考えています。