営業活動に専念できる環境へ。スタートアップの成長スピードを加速させた差し戻しのない仕組みづくり

システムを利用しているのに手入力が多発。限界を感じていた導入前

ハーモス経費の導入前は、どのようなことに悩まれていたのでしょうか？

弊社は、「地域医療に貢献する企業」を目指し、その熱い思いを社内外へ波及・普及させていきたいという理念を大切にしながら、循環器系をはじめとした医療機器の販売受託業務などを行っている会社です。バックオフィス部門は私1人だけで担っており、経理だけでなく、人事、法務、さらには事業計画や経営企画といった会社のスケールアップに直結する業務を幅広く兼務しています。

創業当初はとにかく資金面に余裕がなく、じっくりと比較検討する時間もないまま、安価であることを優先に他社の経費精算システムを採用して運用していました。当時は10名ほどの組織でしたが、事業の展開が進むにつれて当時のシステムの限界が見え始め、成長の大きなボトルネックになってしまったのです。

最も困っていたのは、システム上のエラーなど何か問題があって問い合わせをしても、返答が来るまでに2〜3週間もかかっていたことでした。担当の営業さんから本社への確認を挟んでいたためですが、これから組織が大きくなる中でこのサポートのスピード感では対応しきれないと強く感じていました。

また、当時のシステムにもOCRの機能自体はありましたが、その読み取り精度が非常に低かった点も大きな問題でした。営業メンバーが直行直帰で駐車場を頻繁に利用するのですが、コインパーキングの領収書をうまく読み込めず文字化けが頻発してしまい、結果的に月400件にのぼる精算を営業が手入力せざるを得ない状況でした。

さらに、経費精算以外の「支払依頼（請求書支払い）」の業務も大変でした。社内で作成したExcelのフォーマットに各担当者が入力し、請求書と一緒にメールやストレージ経由で送ってもらったものを、私が手作業で突き合わせていました。導入前は月15〜20枚程度でしたが、いずれ倍の30〜40枚に増えていくことが見込まれており、手作業での管理に大きな限界を感じていました。

ハーモスシリーズへの信頼と柔軟なサポート体制が導入の決め手

展示会での印象や、他社ツールと比較した際の決め手を教えてください。

新しいシステムを探していた当時、弊社ではすでに「ハーモス勤怠」を導入して使っていた実績がありました。そこで「同じハーモスシリーズなら、経費精算も使いやすく、コスト面でも費用対効果が見込めるのではないか」と興味を抱いたことがきっかけです。

その後、展示会の会場でハーモス経費のブースに立ち寄り、デモ画面を実際に見せていただきました。一番気になっていた領収書のAI-OCRの読み取りを実演してもらったところ、他社システムでよく起こっていた「支払先情報の文字化け」などもなく、非常にスムーズに読み込めたため、「これなら以前の不満がしっかり解消される」と確信しました。

そして何より、他社と比較する中で一番の決め手となったのが、ハーモス経費の「サポート体制のスピードと柔軟さ」です。多くのシステム会社の場合、相談しても「その方法には対応していません」などと断られてしまうことがよくあります。

しかし、ハーモス経費の担当の方はとにかくレスポンスがスピーディーで、細かな疑問にもすぐに回答をくれました。私たちのやりたい運用に対しても、決して「できません」と切り捨てるのではなく、システム上で実現するための設定方法を柔軟に提案してくれたことが、高い信頼につながり導入を決定しました。

実際、導入後のセットアップや実際の運用が始まってからもそのスピード感は変わらず、何かあればいつも画像付きのメールなどで即座に回答をいただけます。例外的な仕訳や、イレギュラーな経費処理の発生といった突発的な相談にも迅速に対応してもらえるので、今後さらに事業が拡大して今後部門が増えたり申請ルートが複雑になったりしても、安心して使い続けられると思っています。

営業の手間を極限まで削減。迷わせないシンプル運用を構築

導入時の工夫や運用ルールについて教えてください。

私たちは医療機器の販売を行っており、会社全体の9割を営業が占めている「営業中心」の組織です。そのため、システムを導入する際には「営業は無駄な事務作業に時間を奪われることなく、営業活動に100%専念させるべきだ」という徹底した方針を掲げていました。私自身、前職が営業だったため、経理と営業の間で書類の手戻りをめぐって本来不要な確認作業ややり取りが発生し、業務に支障が出るような事態だけは絶対に避けたいと思っていました。

そこで、営業メンバーが使い方に迷わないよう、以前使っていたシステムの使用感になるべく近くなるように画面のカスタマイズを行いました。ハーモス経費のサポートの方に何度もご相談させていただき、不要な海外出張用のメニューを表示から消したり、明細入力のいらない項目を極限まで取り払ったりして、非常にシンプルな画面構成に調整しました。

また、運用ルールについても「原則として営業への差し戻しは極力減らす」ということを決めています。

経理と営業がお互いに細かなルールや、やり取りにこだわって譲らなくなってしまうと社内の雰囲気もギスギスしてしまいます。しかし、お互いが細かなルールにこだわり譲らなくなれば、社内の雰囲気もギスギスしてしまいます。私たちの企業文化は、地域医療への貢献という共通の思いを持った仲間で構成されているため、「本来気にしなくてもいい些細な部分はシステムでカバーし合おう」という助け合いの社風が根づいています。

そのため、ハーモス経費の機能を使って、従業員が見る申請画面の項目と裏側の勘定科目を紐付ける設定を細かく作り込みました。例えばゴルフの懇親会であれば、申請者は単に「ゴルフ」と選ぶだけで、裏側で適切な科目に紐づくようにしています。システム側で迷わない仕組みを作ったことで、税理士の先生に確認いただく際にもスムーズになり、結果的に「営業ファースト」な差し戻しのない運用を実現できています。

作業時間を1/4に削減し経営のコア業務へ注力

業務効率化や、生み出された時間でどのような業務を進められているかを教えてください。

導入後の変化は本当に劇的でした。営業メンバーは、直行直帰が多い環境でもスマートフォンアプリからいつでもどこでも、1日の終わりのすきま時間に領収書を撮影するだけで簡単に精算できるようになりました。OCRの精度が高いため文字化けによる手入力のやり直しもなくなり、現場の精算ストレスはゼロになっています。

また、支払依頼についても段階的にハーモス経費へ統合していき、一元管理できるようにしました。以前はExcelの突き合わせを手作業で行っていた私の業務も、枚数が30〜40枚と以前の約2倍に増えているにもかかわらず、作業時間は従来の4分の1にまで一気に短縮されました。

月次決算の締め作業も、それまでは処理に数日かかっていたため、数字の確定が翌月にずれ込むことに懸念を抱いていましたが、今では数字の締めから会計ソフトへの連携、税理士の先生への確認依頼までを1日で一連の動作としてスムーズに完了できるようになりました。税理士の先生もシステム上で確認できる環境のため、確認の手間も非常に省けています。

このように日々の経理事務が大きく効率化されたことで、今では私自身の業務時間の9割近くを、今後の会社の成長に直結する「事業計画」「採用」「法務」といった本来やりたかったコア業務にシフトさせることに成功しました。

これまでは知人からの紹介（リファラル）に頼るしかなかった採用活動も、十分な時間を使えるようになったことで、複数の求人媒体に広告を掲載して未経験人材を募集し、組織的に育成・事業展開していく体制づくりに取り組めています。

さらに、取引先の増加に伴い必要となる自社独自の契約書の作成や、取引先から送られてくる書類のリーガルチェックといった法務周りの専門業務についても、司法書士などの外部を入れず、私自身の手で丁寧にしっかりと確認を行い、リスクヘッジと事業拡大を同時に推進する体制を整えられています。

組織拡大と今後の展望

ハーモス経費を導入された手ごたえや、今後のさらなる組織づくりの展望を教えてください。

私たちは現在、従業員数50名体制への到達という長期的な目標を掲げて組織のスケールアップを進めています。これから組織の人数がさらに増え、部門が新設されたり、承認フローが今よりずっと複雑化したりすることが想定されます。

しかし、これまでハーモス経費のセットアップや日常のサポートで、柔軟で迅速な対応力に強い信頼感を持っているので、これからの事業の多様化や変化に対しても不安はありません。

現在は労務管理などの実務を社労士さんにお願いしているため、自社内での細かい労務体制づくりまでは手が回っていませんが、従業員の規模拡大に合わせていずれは労務管理やタレントマネジメントといった分野にもしっかりと手をつけていかなければならない時期が来ます。その際には、同じように使い慣れた操作感で、かつ従業員の情報を管理できるハーモスシリーズの他のソリューションを導入することも、将来的な可能性としてぜひ前向きに検討したいですね。

私たちにとってハーモス経費は、ただ紙をなくして経理作業を楽にするだけのツールではありません。スタートアップにとって、最も価値のある「事業を前に進めるための時間」を作り出し、経営企画や採用といった成長エンジンにその時間を再投資させてくれる、企業のスケールアップに欠かせないビジネスパートナーだと感じています。