日当をはじめとした細かな規定もシステムで再現。ガソリン単価も一元管理し、現場に合わせて進化する製造業の経費精算

手書きや郵送のタイムラグを解消。上場を機に見えてきた経費精算運用の課題

ハーモス経費を導入いただく前の、当時の経費精算業務の状況を教えてください。

導入前は、本社と工場で申請方法が異なっていました。本社では交際費や出張の事前申請をメールやExcelで行い、事後精算時に申請書を添付していました。一方、工場では現場の業務環境に合わせてExcelや申請書を用いた運用を行っており、承認後に本社へ郵送していました。そのため、申請状況の把握や不備対応に時間を要する場面がありました。

特に工場では、製造業ならではの勤務形態や業務環境を考慮した運用が定着しており、本社の仕組みをそのまま展開するのではなく、現場に無理なく浸透する形を検討する必要がありました。

また、内部統制強化を進める中で、二重申請の防止や電子帳簿保存法への対応についても、運用面だけでなく、仕組みとして整えていく必要性を感じていました。

システムに業務を合わせるのではなく、業務に合わせて使いこなす

運用ルールの変化に戸惑いもある中、どのようにシステムを社内に浸透させていったのでしょうか？

まず行ったのは、現状の課題について社内で共通認識を持つことでした。「今の運用のままでは、内部統制強化や法令対応を継続していくには、さらなる改善が必要」という認識を、経理部だけでなく各部署とも共有しました。

関係部署へのヒアリングでも、「どんなシステムが良いですか」という聞き方はしませんでした。どのような運用を行い、どこに負担や課題を抱えているのかを理解することを重視したからです。課題が見えてくれば、解決策はシステムだけでなく、運用の見直しも含めて一緒に考えることができます。

例えば、「システムを導入したら、これまで使っていた管理用のExcel帳票はどうなるのか」といった声に対しては、「システムから必要なデータをExcel形式で出力できます」と説明しました。実際の画面や帳票も見てもらいながら、導入後の業務を具体的にイメージしてもらえるよう進めていきました。

また、Amazonビジネスとの連携についても、工場では月末にデータを一括で取り込む運用、本社では事前申請と紐づけて都度申請する運用とするなど、それぞれの業務実態に合わせて使い方を工夫しました。

細かな規定を再現し、為替レートやガソリン単価などの管理も実現。従来運用を活かした経費精算の仕組みづくり

製造業ならではの複雑な要件をシステムに落とし込む上で、こだわった点やサポートの対応はいかがでしたか？

工場では、マイカーを利用する社員が多く、ガソリン単価を毎月設定しています。しかし、従来のExcel運用では、申請者が過去のファイルを流用し、古い単価で申請してしまうケースがありました。単価に誤りがある場合は差し戻しが必要となり、申請者・承認者双方の負担になっていました。また、外貨精算や海外送金に伴い、為替レートの確認作業も発生していました。

特に検討に時間をかけたのが出張日当の設定でした。当社の旅費規程では、役職だけでなく、出発・帰着時間や海外出張時の渡航先エリアなど、さまざまな条件によって支給額が変動するため、これらのルールをシステム上で再現する必要がありました。

専任サポート担当者と相談を重ねながら、申請者にとって分かりやすく、経理としても運用しやすい形を目指し、一つひとつ設定内容を確認しながらシステムに反映していきました。

その結果、為替レートやガソリン単価については、経理部でマスター管理を行い、申請者は必要項目を入力・選択するだけで正しい金額が反映されるようになりました。また、日当に関する複雑な規程もシステム上で再現するとともに、プルダウンメニューの初期値を「以下を選択してください」に設定することで選択ミスを防止しています。

▼テクニスコ様ハーモス経費の日当マスター管理画面

仕訳の確認や手作業の修正を減らし、データを活用した分析などの経理業務へ

導入後の変化や、効率化について教えてください。

導入後は、パソコンを常時利用しない工場の現場でも、スマートフォンからアプリを使ってレシートを撮影し、その場で経費申請ができるようになりました。

日々のコミュニケーションの在り方も大きく変わり、社内全体に「距離を感じさせないスピード感」が生まれたように感じています。これまでは、確認事項があるたびに申請者へ電話やメールで連絡し、時には対面での確認が必要でした。現在は、システム上のコメント欄でやり取りができるため、コメントを見ながら、確認や修正を進められています。承認者も、従来のメールでのやり取りや押印に代わり、システム上で内容の確認から承認まで進められるようになりました。

また、システム上で申請状況を確認できるようになったことで、例えば水道光熱費の計上額が前月と比べて少ない場合でも、未申請なのか承認待ちなのかをすぐに把握できるようになりました。その結果、関係者への確認やフォローをスムーズに行えるようになり、計上漏れの防止にもつながっています。

こうした運用面での改善に加え、旅費規程や操作マニュアルなどの経費精算に必要な情報を「マイリンク集」に集約しました。これまでは、社内ポータルから探す必要がありましたが、目的の情報へスムーズにアクセスできるよう、導線を整理しました。その結果、新入社員や中途採用者でも迷うことなく確認できる環境を整えることができました。

▼テクニスコ様ハーモス経費マイリンク機能

さらに、経費申請時の選択ミスを減らすため、システム設定の見直しにも取り組みました。工場には、原価として処理する部署と販管費として処理する部署があるため、原価計算前に経理が仕訳データをまとめて確認し、必要に応じて修正していました。

以前から、この確認・修正作業に改善の余地があると感じていたため、専任のサポート担当者に相談したところ、マスター設定で部門ごとに表示を制御できることを教えていただきました。そのアドバイスをもとにマスターを修正し、データを一括取り込みした結果、思っていた以上に簡単な設定変更で、申請者の所属部署に応じた勘定科目のみが表示されるようになりました。申請時の選択ミスを防止できるようになり、修正が必要となるケースは大幅に減少しています。

「思考で冒険、試行で実現」。より良い仕組みづくりへの挑戦

今後の展望についてお聞かせください。

当社には「思考で冒険、試行で実現」という行動指針があります。今回のシステム導入でも大切にしたのは、実際に使いながら改善を重ねていくことでした。

運用を始めると、さまざまな改善点が見えてきます。日々の立ち話の中で出てくる困りごとや要望についても、対応できるものからシステムの設定や操作マニュアルに反映してきました。導入後もサポート担当者と相談しながら改善を重ねることで、自分たちだけでは気付けなかった対応策も取り入れることができています。こうした取り組みに真摯に伴走していただいていることを、とても心強く感じています。

今後は、振替伝票のオプション機能の活用を検討しています。現在、前払費用の支払申請があった際には、経理部が内容を確認しながら会計システム上で振替処理を行っています。将来的には、ハーモス経費上で振替情報を管理し、振替の実施状況を一覧で確認できる運用を目指しています。

また、小口現金の精算については、現在Excelの申請書で運用していますが、こちらもハーモス経費への移行を進めていきたいと考えています。

このように、実際の運用に合わせて機能の活用範囲を広げながら、段階的に業務改善を進められる点も、ハーモス経費の柔軟性があってこそだと感じています。

今回のシステム導入は、経理部だけで完結するものではなく、各部署の協力を得ながら進めた業務改善の取り組みでした。経費精算という身近な業務だからこそ、多くの社員が変化を実感しやすく、これまでの業務の進め方を見直すきっかけにもなったと感じています。

これからも、テクニスコらしく、より良い仕組みづくりに取り組んでいきたいと思います。

担当営業コメント

導入後も現場の課題に寄り添い続け、「より快適な運用」を提案・サポートしています。

■製造業・建設業担当：椎名 遼太（簿記2級保有） ハーモス経費の導入では、単にシステムを稼働させるだけでなく、お客様の現場へ最後まで伴走し、運用定着後の未来にも寄り添い続けるサポート体制をご提供しています。導入後も、現場で新たに生じる課題や運用ニーズに合わせ、より快適にご活用いただける具体的な改善提案を重ねています。今後も変化する業務環境へ柔軟に対応し、お客様の継続的な業務効率化と成長に向けた支援を全力で届けてまいります。

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