2社合併で組織規模が拡大！ 評価制度と人材データを集約し、人事業務の大幅削減と従業員同士の理解につながっている

合併により新たな評価制度に一本化。評価管理システムの導入が必要だった

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。

藤井：
auコマース＆ライフは、KDDIコマースフォワード株式会社と株式会社ルクサという2つの会社が合併して、2019年4月にできた会社です。HRMOSタレントマネジメントは、その半年後から導入しています。

合併後から半年間は、スケジュールの都合上、評価制度の統合が間に合わず、2つの会社が別々に持っていた評価の仕組みがそのまま残っていました。社内での検討を経て新たな評価制度に一本化され、評価の管理システムも新たに導入する必要が出てきました。
また、合併により従業員が500人規模になったことで、人事の観点から、従業員情報のデータベース化は欠かせないだろうと感じていました。合併前は2社それぞれが紙や複数の「Excel」上で管理しており、情報もあちこちに散らばっている状態。新会社での組織や人の相互理解を深めるためには、従業員データベースをきちんと構築する必要がありました。
そこで、「評価制度の運用」と併せて「従業員情報のデータベース化」も進めていこうと考えました。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？

藤井：
合併前の1社でHRMOS採用を使っており、操作性の良さや株式会社ビズリーチとしてのサポートなどへの信頼度が高かったんです。

堀江：
他社も比較検討しましたが、HRMOSタレントマネジメントは画面構成やUI/UXがシンプルで、自分たちで初期設定がしやすそうだなと感じました。HRMOS採用との連携のしやすさも決め手の一つでした。
当初は、目標・評価に関する機能をメインに活用する想定でした。しかし、提案を受ける中で「従業員データベース」への情報の一元化についてあらゆる人事業務への活用シーンのイメージが湧いたことも選定するうえでプラスに働きました。

ー導入時に苦労したことはありますか。HRMOSタレントマネジメントのサポートで印象的だったことも併せて教えてください。

堀江：
従業員データベースのほうは、約500名分のさまざまな従業員データをゼロから新しいプラットフォームに入れていくことになるので作業量としては大変ではありました。ただ、HRMOSタレントマネジメントは操作性が高かったこともあり、特段つまずくことはありませんでした。
また使う中で頻繁に機能のアップデートが行われていたので、カスタマーサクセス担当の方と都度オンラインでつなぎ、使い方のフォローをしてもらいながら進めていきました。

藤井：
目標・評価管理においては、初期ユーザーとして意見を出しながら一緒に機能を作っていく、というスタンスでした。HRMOSタレントマネジメント側から、私たちが必要とする機能を詳細にヒアリングしてもらい、そのニーズに合わせて機能開発・改善を進めていってくれました。
具体的なものとしては、評点と重みづけにより加重平均で点数を出力したり、合計点を出したりといった仕組みを機能として追加してもらったこともありました。

入社手続き管理の効率化で、人事の業務負担が3分の1以下に

ーHRMOSタレントマネジメントを活用することで、どんな変化につながっていますか。

堀江：
評価の仕組みをバラバラに持っていた2社が、同じシステムを使って評価できるようになったのが一番大きいです。当社の制度に合わせた評価入力フォームとして、しっかり機能している実感があります。また、以前は人事面談の記録や実施履歴を管理できておらず、人の出入りも激しいため過去の情報を探しきれない状況が生じていました。現在は、面談情報を人事側が人にひもづけて集約できており、検索性が上がっています。

入社後の手続きについても、HRMOSタレントマネジメントのワークフローを活用することでオンライン化に対応し、人事のオペレーション業務の効率化に役立っています。例えば労働条件通知書や、派遣社員契約の際の個別の同意書などは、以前は紙で本人に配布し、押印されたものを回収し、会社控え分を保管したうえで個人ファイルに保存…とかなり煩雑でした。現在の業務量は当時と比較して3分の1以下になっているのではないかと思います。

藤井：
会社設立の1年後に新型コロナウイルスのパンデミックが起こり、リモートワーク中心になりました。顔と名前が一致しにくくなってしまったのですが、従業員データベースの自己紹介機能を活用したことで、従業員同士の相互理解につながっているのではないかと思っています。
データベース上では、皆さんに経歴や趣味を記載してもらったり、写真を自分で変えたい人はワークフロー上で申請すれば自由にできるようにしたりしています。部署横断で仕事をするときにも、「この部署のこの人はどんな人なんだろう」と簡単に確認できるようになっています。組織変更があっても、誰がどの組織にいるのかが分かりやすくなりました。

人事異動の判断軸を、データから客観的に示せるようにしたい

ー今後、活用したい機能はありますか。

藤井：
従業員データベースはまだまだ使いこなせていない機能がたくさんあります。
今は、人事部で採用人数、人件費などの情報を「Googleスプレッドシート」で管理していますが、HRMOSタレントマネジメントの活用でもっと効率化させたいですね。給与関連はほかのシステムで管理しているなど点在しているので、HRMOSシリーズへの情報一本化ができれば理想です。

堀江：
今後、従業員データベースと目標評価、さらにはHRMOS採用との連携が進み、「この人材があの部署に異動すれば、より活躍できる」という判断軸がデータや数値から客観的に出せるといいなと思っています。これまでの評価内容や業務実績の履歴があれば、従業員情報が網羅的に集約され、「この異動にはこの人材が最適」と言えるようになります。属人的な判断に頼るのではなく、データを軸に異動を議論できるようになるのが、大きな目標ですね。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

藤井：
従業員数が増え組織規模が大きくなると、全員の状況把握が難しくなります。社内の相互理解が課題だと思う会社は、HRMOSタレントマネジメントの従業員データベースを活用されたらいいのでは、と思います。

堀江：
評価制度は会社によってさまざまです。HRMOSタレントマネジメントの目標・評価機能は、カスタマイズ性の高さと、作りのシンプルさが両立しているので、自分たちでカスタマイズしたい人事担当者に向いているのではないかと思っています。