従業員の情報がすぐに見つかり、業務効率アップ。情報はすべて人にひもづけ、HRMOSタレントマネジメントで管理していく

細かなカスタム項目を設定できる点が魅力だった

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。

栗田：
2021年1～2月に導入準備を始め、同年4月から活用しています。
以前は従業員が身上変更や住所変更をする際はグループウェア上の機能を利用して入力してもらうフローを構築していましたが、回収した情報を人事側で「Excel」へ転記し、複数のファイルで従業員情報を管理している状態でした。ほかにも、紙で回収した書類の情報を手入力するなど、手間のかかる作業が不定期で発生することや、必要な情報を抽出するにも情報が点在しているため、時間がとられていました。従業員数が年々増えていくなか、情報の取得・蓄積と適切な管理が同時に行える管理システムの導入が必要だと考えました。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？

栗田：
カスタマイズ性の高さと運用しやすそうなUI/UXで、当社のやりたいことが実現できると最も強く感じたのがHRMOSタレントマネジメントでした。
一例になりますが、当社ではリモートワークをしている人、出社している人によって手当の対象者が細かく設計されています。その対象者をすぐに抽出できるような設定があればいいなと考えており、HRMOSタレントマネジメントではそうした項目の設定イメージがすぐに湧きました。

提案を受けるなかで、管理上の漏れなどのミスや何度も目視で確認するストレスもなくなるだろうと思い導入を決めました。

「人」起点での検索がしやすく、情報共有スピードが大幅に上がった

ーHRMOSタレントマネジメントをどのように活用していますか。

栗田：
HRMOSタレントマネジメントにあらゆる情報を集約させ、「従業員個人にひもづけられる情報はすべてHRMOSタレントマネジメント上で管理できている」状態を目指しています。
カスタム項目は当初、「従業員向け手当」だけ作れたらいいと考えていました。しかし導入してみると、その利便性からほかにもさまざまなカスタム項目を設定できそうだなと感じ、実装しています。

作ったカスタム項目としては、

• 健康診断（会社手配の病院か、地元の病院かで受診したもの）の結果の管理
• 新型コロナワクチン接種者情報の管理
• 携帯電話やノートパソコンなどの貸与品管理
• メールアカウントの付与状況の管理

などさまざまです。

また、労務担当側だけが見える権限と項目を用意し、入社や退職手続きに必要な書類の送付・回収や育休産休に関する手続き関連書類の提出進捗を確認できるようにしました。

当社はアルバイトスタッフも多く一定の入れ替わりが発生するので、入退社管理ができるのはとても便利です。あらゆる電子データを1カ所に保存できるので探しやすく、従業員側には見えないよう設定できることも使い勝手の良さを感じています。

立本：
以前の従業員情報管理の手法では、従業員起点での情報管理はできておらず、例えば「住所」などカテゴリーごとに従業員を検索すれば情報が出てきますが、従業員個人にひもづく情報を一覧で確認することはできませんでした。その点でHRMOSタレントマネジメントは個人にひもづけて情報を一覧化できるため、どんどん情報の集約を進めている状況です。

ーHRMOSタレントマネジメントを活用することで、どんな変化につながっていますか。

栗田：
情報管理や共有にかかっていた業務工数は大幅に減っています。
一部の社員に従業員情報を閲覧できる権限を付与したことで、HRMOSタレントマネジメント上のデータを見ながら対話ができるようになり、コミュニケーションがとても楽になりました。また各部署からの依頼にもスピーディーに対応できるようになっています。

依頼内容の例として、「〇〇グループのアルバイトスタッフの契約更新者リストがほしい」といったものがありますが、データセット機能を用いて抽出可能にしているため、すぐに対応できます。データセットはあらゆるケースに合わせて細かく設定しているので、依頼に対してすぐに回答できるようになりました。

立本：
紙の量も大きく減りましたね。以前は履歴書や職務経歴書を紙のまま管理していましたが、HRMOSタレントマネジメント上で管理できるようになったので、個人情報管理の面でも安心です。

加えて、以前の組織図は「Excel」管理で、入退社があるたびに人員計画表を手作業で更新していました。入力漏れなどのミスはどうしても避けられず、月末に数え直したり、「あの従業員の手続きはどうなっている？」という確認が生じたりしていました。そうした煩雑な確認プロセスがHRMOSタレントマネジメントの活用で解消されているのはとても心強いです。

システム化できる業務はすべてHRMOSタレントマネジメントに集約。評価機能の活用も進めたい

ー今後、活用したい機能はありますか。

立本：
業務負担をひと手間でも減らすために、「このカスタム項目を作ろう」「この情報は閲覧権限を対象者に解放しよう」などと、導入初期から工夫を重ねてきました。
今後は、目標・評価機能をもっと活用していきたいですね。社内の評価制度も変化していきそうなので、どのように利用するのか今のうちから考えていきたいと思います。

これまでの目標・評価の情報は「Google スプレッドシート」上で管理していましたが、従業員の部署異動や評価者の変更などでその都度権限を設定し直す作業が発生していました。また、個人に対する評価をどのタイミングで本人に開示するかは、部署や上長によって方針が異なるため、個別に設定する必要がありました。そうした対応もHRMOSタレントマネジメントでは設定できるので、これから従業員数が増えても問題なく運用できるのではないかと期待しています。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

栗田：
従業員情報の管理にパワーがかかり悩んでいる企業であれば、検討の価値があると思います。

立本：
当社のように、複数人で従業員管理をしている組織にも向いているのでは、と思います。担当領域別でタスク進捗の管理がしやすく、可視化されているので「この案件を誰も対応していなかった！」という危険性がなくなります。
人事の仕事は常にマルチタスクなので、システムで対応できる箇所はすべて手放す、という考え方でどんどん業務効率アップを目指していくのがいいのではないかと思っています。