ひとり人事、産休・育休、職場復帰、複数人の人事体制などの状況変化に対応。チーム一丸で採用に取り組めるように！

採用担当一人で年間20名採用。現場との情報共有の煩雑さに悩んでいた

―2019年4月にHRMOS採用を導入されています。それまで中途採用はどのように進めていましたか。

長谷川：
コンサルタントを中心に年間約20名の採用をしておりました。
コンサルティングファームは人材こそが事業成長のキーです。採用には現場をはじめ全社で力を入れており、書類選考から面接まですべて現場主導で行うのが、当社のカルチャーとして浸透しています。

ただ、HRMOS採用導入以前は、書類選考のたびに履歴書・職務経歴書を印刷して現場の担当者に直接手渡しするなど、アナログな運用でした。採用チャネルはリファーラル、人材紹介会社、スカウトと複数あり、各チャネルの候補者管理や日程調整も煩雑でした。さらに面接担当者も都度変わるので、面接後の評価を次の面接担当者に伝えるために、チャットや口頭での確認、チェックリストの受け渡し・出力など、情報共有に時間がかかっていました。システムを入れて効率化したいと考えていたときにHRMOS採用の存在を知り、導入に至りました。

―HRMOS採用を知ったきっかけとは？ どんな課題があったのでしょうか？

長谷川：
以前からビズリーチを活用しており、担当者と定例ミーティングをしていました。そこでオペレーション業務の大変さを伝えたところ、「HRMOS採用という一元管理システムがありますよ」と教えていただきました。

―数ある採用管理システムのなかから、HRMOS採用に決めた理由を教えてください。

長谷川：
情報を一元管理できるのはもちろん、ビズリーチとの自動連携機能や分析ツールに魅力を感じました。加えてUIが非常にわかりやすく、操作が直感的にわかるシステムであったため、全社展開しやすいと思い、導入を決めました。
また、知り合いが勤める企業もHRMOS採用を導入していたため、使い勝手の良さは聞いており、会社からも導入に関して異論は出ませんでした。当時、採用担当は私一人で、代表の佐野が直接採用にかかわっていました。システムを入れないと情報連携に限界があり、これから採用活動を強化していくために必要であると代表も理解していたのだと思います。面接を担当していた現場のマネージャー層、経営層も、もっと効率化できないのかと同じような課題意識を持っていたのではないかと思っています。

細かな連携機能が、採用業務をよく理解したうえで設計されている

―導入後、苦労されたことはありましたか。

長谷川：
社内で簡単な操作説明会は行いましたが、その後、現場から特段問い合わせは来ませんでした。新しいシステムを導入して、不満の声なくなじんでいくこと自体が、HRMOS採用の操作性の高さを示しているなと思っています。

―導入によって、採用業務はどのように変わりましたか。

長谷川：
データが一元管理されたことで、採用進捗の分析データをその都度作成することなく、画面を開けば状況をリアルタイムに確認できるようになりました。数値をもとにした根拠から採用戦略を立てられ、経営層からの理解も得やすくなりました。
候補者情報の検索性が高まったことも非常に助かっています。例えば、以前人材紹介会社経由で応募があり、辞退や不採用になった方から、ほかの採用チャネルで応募が来ることがありました。その際、HRMOS採用から応募が重複している可能性を通知してくれるので、対応方針が決めやすくなります。
また、以前採用した人材と似た経歴の方を選考する際、「当時はどんな選考フローだったか」「面接でどんな評価フィードバックがあったか」を参照したい場合も、すぐに検索できます。

鈴木：
「Google」や「Zoom」など、人材紹介会社との打ち合わせや採用面接で不可欠なツールとの連携ができるのも大きいです。
採用業務では毎日、複数の人材紹介会社や複数部署の面接担当者と何十件もの日程調整を行わなくてはいけません。HRMOS採用では、「Google カレンダー」から候補日程を抽出すれば一斉に共有できるので、細かなメール作成が不要になります。
一つ一つはささいな業務ですが、積もり積もると「一日中、日程調整連絡しかしていない」ということになってしまう。こうした、採用担当者ならではの苦労を想定したうえで、機能設計されていると感じることがたくさんありますね。

長谷川：
ほかにも、候補者情報を各部署と共有する際、どこまで見せていいのかは都度異なり、開示はセンシティブな問題です。HRMOS採用では、現場のマネージャーのみ、面接担当の非マネージャーメンバーまで閲覧できるなど、柔軟に権限を設定して通知できるため、個人情報管理の面でも安心です。また「同じレイヤーの社員には、候補者の年収情報は開示しない」など、人事観点での細かいルールをすべてシステムに反映できます。採用業務をきちんと理解して作られているサービスなんだなと感じます。

―オペレーション業務が改善されたことで、選考スピードにも変化がありましたか。

長谷川：
内定を出すまで以前は1カ月ほどかかっていたところ、3週間ほどに短縮できました。紙で渡していた書類や面接フィードバックを、HRMOS採用に入力すれば翌日には確認できる。各選考フェーズでの時短が、全体のスピードアップにつながっています。

―導入前は長谷川様お一人だったところから、採用チームが複数人体制になっています。チーム内の情報共有でHRMOS採用をどのように活用されていますか。

鈴木：
コロナ禍により在宅勤務が広がっても、HRMOS採用があったことで採用活動に影響は出ませんでした。ほかの採用メンバーが、候補者や人材紹介会社とどんなやりとりをしているのかが履歴でわかるので、「（メールの）CCに入っていなくて状況がわからない」という事態も一切なくなりました。

長谷川：
私はHRMOS採用を導入して約4カ月後に、約2年間の産休・育休に入りました。復帰後に、それまでの採用の経緯を把握しやすかったのはとても助かりましたね。
一人で採用をしていたときは、人材紹介会社への現場の求人ニーズの伝え方、現場からの評価の伝え方、候補者への選考結果の伝え方などをすべて手探りで進めていました。人材紹介会社にも、不採用となった候補者にも、長期的な視点で当社のファンでいてほしいという思いがあり、そのためにどんなメールを送るといいのか、属人的なノウハウが私の中に蓄積されていた状態でした。
HRMOS採用を導入したことで、私がこれまで送っていたメール、メッセージが履歴として見られるようになり、ノウハウの共有がしやすくなりました。試行錯誤のプロセスと成果をすぐに生かし、「この文面を参考にしよう」と理解が早くなる。チーム全体の底上げにつながっているなと感じています。

このように、感覚的に行ってきたことが「見える化」される効果は大きいですね。
以前は「あの人材紹介会社から、最近紹介をいただいていないな」「ちょっと連絡をしてみよう」などと直感で動いていました。HRMOS採用を活用すれば、候補者の流入経路を確認でき、どの人材紹介会社からどれだけ紹介が来ているかが数字としてリアルタイムで見られる。やるべきことの根拠が生まれ、行動に移しやすくなりました。

多様な働き方でも情報管理、連携がスムーズに

―ビズリーチからのフォロー、サポートはどのように活用されていますか。

長谷川：
ビズリーチさんとは定例ミーティングで、ビズリーチとHRMOS採用の活用のヒントをいただいています。
うまく使えていない機能や新しくできた機能について、タイムリーに教えていただけるのは非常にありがたいです。例えば、アドバイスをいただいたことで人材紹介会社への一斉メール送信機能を使えるようになり、人材紹介会社への情報共有のスピードも上がりました。これにより、「採用状況（求人ポジション）についてメールをいただいたのでご連絡しました」と人材紹介会社からご提案いただく機会も増えました。

―今後、取り組みたいことはありますか。

長谷川：
今後はリファーラル採用を強化していくために「社員紹介機能」の活用促進や、採用力強化のために「採用力評価機能」の活用にも挑戦し、改善につなげていきたいです。また、「タレントプール機能」により、過去に辞退した方に定期的にご連絡するなど転職潜在層へのアプローチを強化したいと思っています。
また、「エージェント推薦機能」についても十分に活用できていないため、まだ出会えていないヘッドハンターとの接点を今後増やしていきたいと考えています。

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

鈴木：
採用を大切にしている企業や、採用を複数人のチーム体制で行っている企業、現場の面接担当者が固定されておらず複数の方がかかわっている企業です。働き方に多様性のある企業にもいいと思います。
採用チームに在宅勤務をするメンバーと出社するメンバーが混在している場合や、産休・育休などで現場を一時期離れているメンバーがいる場合でも、情報共有が簡単なのでストレスがありません。現場との連携でも漏れがなく、個人情報管理を徹底するうえでも、ぜひ取り入れてみてはと思っています。採用業務においてなくてはならない存在になると思います。