社内の誰もが説明不要で操作できるので、候補者に関する会話が自然と増えた

他社システムでは候補者の個別対応ができず、役員も不便さを感じていた

―まず、久嶋様の役割を教えていただけますか。

新卒採用業務全般と、人事面接や課題チェックなどの役員面接前までの工程を、私が一人で担当しています。将来の幹部候補の人材を採用するのが私のミッションです。

―新卒採用ではどのような学生を採用したいとお考えですか。

業務としてマーケティングから制作までを一気通貫で担当することになるので、論理的思考とクリエーティブへの関心、その両方を持つ学生が来てくれるとうれしいです。どんな内容でも良いので、自分なりに考えて行動した経験を持つ学生を採用したいです。例年5名ほど採用していまして、インターンのほか、課題提出や筆記試験、人事面接などで、多くの学生を多面的に評価する採用フローをとっています。

―HRMOS採用「新卒エディション」導入の経緯を教えてください。

弊社は多くの学生から候補者を絞り込む必要があるので、候補者への個別対応が非常に重要だと認識しています。しかし、以前使っていた採用管理システムでは候補者への個別対応が難しかったんです。また、システムの操作が複雑だったため、面接を担当する役員たちも不便さや苦労を感じてしまい、資料や情報をシステム上で共有したくてもできなかったんです。そのため、情報共有にかける私の手間もかなり増えていました。他にも、数値分析を細かく行いたかったなどの理由から、もっと良いシステムはないかと探していました。

―なぜHRMOS採用「新卒エディション」に決められたのですか。

HRMOS採用も以前から検討候補だったのですが、タイミングよく「リニューアルしました」とHRMOS採用「新卒エディション」の提案をいただいたからです。UI/UXが優れている点や、HRMOS採用がコミュニティイベントを頻繁に行っていて、それがHRMOS採用ユーザーでなくても参加できるものが多く、その印象が良かったことも理由の一つです。「現在の採用管理システムが使いにくいので変えたいです」と上司に提案し承認を取り、採用予算に組み込んでもらいました。

情報共有が促進され、候補者に関する社内での会話が増えた

―HRMOS採用「新卒エディション」を使ってみたご感想はいかがですか。

本当に使いやすいと感じています。UI/UXが優れているので、マニュアルを読まなくても感覚的に操作できるのがすごく良いです。弊社役員のなかにはこういったシステムを使い慣れていない者もいます。にもかかわらず、私が操作方法の説明をまったくしなくても、候補者情報を一緒に見たり、何も伝えていないのに評価を入れてくれたりしています。これは弊社にとって大きな変化でした。

―久嶋様の情報共有コストや役員の方々の操作ストレスが軽減したのですね。

はい。チャットで「履歴書タブから見てください」と伝えるだけで、情報共有や面接準備の依頼ができるので、本当にありがたかったです。他にも、HRMOS採用「新卒エディション」は候補者情報をわざわざダウンロードしなくてもプレビューマークから見られるので、このような細かい作業が減ったことも良い点です。

―HRMOS採用「新卒エディション」導入による効果を感じる部分はありますか。

効率化の面では、資料共有の手間が大幅に省けたのが大きいです。以前は私が役員面接当日に資料共有をする場面もあり、役員にも負担をかけてしまっていましたが、今ではそういう状況もなくなりました。

採用面では、候補者フォローをかなり手厚く行えた結果、内定承諾率が大きく上がりました。面談の調整がしやすくなったことで、候補者とのコミュニケーションがとりやすくなりました。他にも、インターンとそれ以外で求人を分けたのですが、求人別で数値の変化を確認できたのも、変化としては大きかったです。

―役員の皆様も喜んでくれているのですね。

役員からは「資料が見やすくなった」とよく言ってもらえます。その他にも面白い変化として、私が候補者にいろいろとラベルを付けているのですが、そのラベル情報を役員が意外と見ていて、「この学生はこんなラベルが付いていたけど、どんな感じなの？」という会話に発展しました。ラベル付けが、情報整理だけでなく「役員や面接官たちと人事との間で候補者に関する会話を生む」ということに気づけたのは新鮮でしたね。この変化も、優秀な学生を厳選して採用することにつながっているかもしれません。

採用人数が少なくても採用管理システムは欠かせない

―貴社は採用人数が少ないですが、採用管理システム活用の決断には勇気が必要でしたか。

いえ。採用人数は5名ですが母集団は約8,000名と多く、採用担当者が私だけということもあり、採用管理システムの活用は業務に欠かせない状態なのです。極めて妥当な判断だと思っています。

―「ひとり人事」だと採用管理システムを使わないと業務が回らないのですね。

私の業務は採用関係が6割、その他が4割と、採用以外の業務も多く抱えているので、手作業で候補者管理を行う時代にはもう戻れないですね。弊社と同じように、少数の新卒採用をしている中小企業の人事担当者も皆さんそうだと思うので、絶対に採用管理システムはあったほうが良いです。

最後に、HRMOS採用「新卒エディション」導入を検討中の方に向けたオススメポイントを教えてください。

一番の良さは操作性、UI/UX、使いやすさだと思います。以前使用していた採用管理システムは複雑で、設定にも時間がかかっていましたが、HRMOS採用「新卒エディション」は設定にもあまり時間がかからず、操作も簡単でした。中小企業の場合、上司がまだこのようなシステムに慣れていないこともあると思うので、システム活用が不安な方々と一緒に使うのであれば、HRMOS採用「新卒エディション」は本当に使いやすくて安心できると思います。