株式会社インターコム

業界：ソフトウエア
事業概要：通信、運用管理、リモートソリューション、働き方改革関連ソフトウエアの企画・開発・販売、クラウドやモバイルを活用した企業向けサービスの提供
従業員数： 142名（2018年12月時点）

独立系のパッケージソフト開発会社として、企画・開発から生産、販売、サポートまでを一貫して行う株式会社インターコム。「ソフトウエア製品とサービスを通して、お客様に夢と感動を提供し続けていく」を企業理念に、「通信」と「セキュリティ」の2つの最新技術を融合させ、新しいソリューションの需要を創出。BCN AWARD「通信ソフト部門」19年連続最優秀賞、14,000社導入の「まいと～く FAX」サーバーシリーズ、3,700社導入の端末エミュレータ「FALCON」、6万社以上導入のEDIソリューション「Biware」など数々の実績があります。今回は総務人事グループのご担当者様にお話を伺いました。

導入の目的

一元管理をすることでデータの漏れをなくし、候補者への対応もスピーディーにしたい
人材紹介会社とのコミュニケーションをスムーズにしたい
オペレーション業務を削減し、採用戦略を考える時間を捻出したい

課題

「Excel」管理では情報入力に漏れが発生し、数値の振り返りができていなかった
アナログ管理が多く、採用業務が属人化してしまっていた

導入の決め手

人事未経験でも直感的に使える
人材紹介会社の担当者の声

効果

人材紹介会社とのコミュニケーションが密になり、紹介数が大幅に増加
現場からの急な欠員採用ニーズにも柔軟に対応できるようになった

「Excel」での情報管理は属人的で、漏れもあった

ーHRMOS採用を導入したきっかけは何でしょうか？

メールや「Excel」での情報管理が煩雑になり、2018年3月に導入を決めました。当社は複数の人材紹介会社を利用し、営業、開発、総務人事などの管理部門採用を欠員補充で進めています。「Excel」管理では、どの候補者がどの人材紹介会社経由で紹介されたのかといった情報入力にどうしても漏れが発生してしまい、数値の振り返りがほとんどできていませんでした。面接での現場の評価も、面接担当者から直接ヒアリングしてノートにメモを残しておくといったアナログ管理。人事が休暇を取ってしまうと、採用状況を誰も把握できない属人化された状態が続いていました。採用の進捗をしっかりデータとして残すことで、紹介件数の増減把握や、候補者の質の振り返りもしやすくなるだろうと、一元管理できるツールの活用を考えました。

ー数あるシステムのなかでも、HRMOS採用を選んだ決め手は何でしたか？

いいなと思ったのは、インターフェースのデザインの統一感、操作性のよさです。採用の仕事を始めた2017年当初はまったくの未経験だったので、画面操作が簡単で、何をすべきかわかりやすいシステム設計であることが大事でした。人材紹介会社の担当者にHRMOS採用を導入したと伝えた際、「うちでも使っています」「ほかの企業も導入しているので操作は問題ありません」という声が多かったのも心強かったですね。

ーそれまでコストをかけずに「Excel」で管理していたところから、HRMOS採用の導入へ。社内の反発はありませんでしたか？

そこはやっぱりありましたね。経営陣には「導入によって何が変わるのか」を一つ一つ説明し納得してもらいました。説明したのは、おもに3点。一元管理することでデータの漏れがなくなり、候補者への対応もスピーディーになること、人材紹介会社とのコミュニケーションがスムーズになること、オペレーション業務が削減され、採用戦略を考える時間が作れることです。採用から入社までの経緯もすべて記録されることで、ゆくゆくは、採用時にどういう評価の人が入社後にどれくらい定着しているのか、活躍しているのか、といったデータにもつなげられると考えました。

人材紹介会社とのコミュニケーションが密になり、紹介数も大幅増

ーHRMOS採用を導入してどのような効果が得られましたか？

導入前に社内に説明していた効果が、そのまま表れているなと実感しています。大きく変わったのは人材紹介会社とのコミュニケーションです。HRMOS採用を見れば、どの人材紹介会社からどのような候補者を紹介していただけたかが明確にわかります。そのため、紹介が減っている人材紹介会社があれば、状況をヒアリングし、人材要件のすり合わせなどを進めることができます。「紹介が少ないのですが、以前提示していた条件では難しいでしょうか」「どういうスキルの方であればご紹介いただけますか」といったコミュニケーションを頻繁にできるようになり、結果として紹介数も増えていきました。HRMOS採用を導入した翌年は、現場からの採用ニーズが増えたこともあり、前年の2倍以上の人員を採用しました。現場からの急な欠員採用ニーズにも柔軟に対応できるようになったのは、採用状況の把握がスムーズになり、人材紹介会社とのコミュニケーションが密になったことが大きく影響していると思います。

ーオペレーション業務は具体的にどのように軽減されましたか？

まず、求人票の作成が非常に効率的になりました。導入以前は、各人材紹介会社の「フォーマット」に沿って、人材要件を記入して提出していました。今は、HRMOS採用で作成した求人票を一括送信し、「こういう条件なので、ご紹介よろしくお願いします」と伝えれば完了です。また、一元管理された候補者情報をHRMOS採用から現場の面接担当者へ送ることができるため、情報共有が非常にスムーズになりました。以前は、候補者の履歴書を印刷して現場の面接担当者に渡していたので、その手間がなくなったことはとても大きいです。当社では一次面接後に最終面接があるのですが、一次でどんな評価だったのかをHRMOS採用のメモに残せるため、面接後の申し送りが正確になったのではないかと思っています。時間に余裕が生まれたことで、どういう人材を採用すべきか、どんなスキルを求めているのか、考える時間ができました。また、人材紹介会社と密にすり合わせをすることによって、採用要件に合致する人材を紹介してもらう流れが、より効率的になりましたね。

蓄積されたデータを、入社後フォローを含む採用戦略につなげたい

ー今後実現していきたいことは何でしょうか？

採用データを、次の採用の戦略立案にもっと活用していきたいです。どれくらいの期間で何人と一次面接を行ったのか、通過率はどれくらいだったのか、何が評価を分けたのか……。時間軸と数字を振り返ることで、次はどんなスキルや経験を求めるべきかが見えてきます。また、集まったデータを入社後のフォローにも使いたいです。採用時の評価から流れが見えれば、入社後の活躍までを見越した採用も体系的に行えます。「採用して終わり」ではなく、より効率的に自社にフィットする方に出会えるよう、戦略にこそ時間やパワーをかけたいですね。