採用情報を一元化し、現場も巻き込んだ採用活動を推進。「エージェント推薦機能」を活用し、IT専門職に強いヘッドハンターとの連携も強化

UIの見やすさ、情報の一元管理機能の便利さからHRMOS採用を導入

ーHRMOS採用導入のきっかけは何でしょうか？

以前は他社の採用管理システムを活用し、個人情報保護と採用業務効率化を進めていました。ただ、システム内での情報の一元管理が難しく、面接評価の管理シートを別途「Excel」で作成したり、候補者の業務実績（過去の執筆記事など）に関するファイルを社内の別の共有サーバーに上げたりと、二重に手間がかかっていました。既存システムの切り替えのタイミングで、採用に関するあらゆる情報を一括で管理できるシステムはないかと検討。2018年9月からHRMOS採用を活用しています。

ー数ある採用管理システムのなかから、HRMOS採用に決めた理由とは？

UIがわかりやすく、操作が簡単な点は大きな魅力でした。当社は、新卒・中途採用両方で採用管理システムを使っており、採用に携わる現場社員が20～30名います。業務負担をできるだけ軽減できるように、操作するのにストレスがなく、導入直後からすぐに使いこなせることが大切でした。

事業の特性上、当社は編集記者といった職種の採用も行っており、候補者の過去の作品や執筆記事のファイルを履歴書や職務経歴書と一緒に確認するケースが多いです。そういった場合でも、HRMOS採用であれば、すべて一つの画面で管理できます。「HRMOS採用にアップされているので見てください」というコミュニケーションのみで情報共有が可能なので、人事と現場の情報連携負担も減るだろうなと思いました。

「エージェント推薦機能」を活用し、採用が難しい職種に強みを持つヘッドハンターと出会えた

ー導入後、オペレーション業務はどう削減されましたか？

社内の情報共有が非常にスムーズになりました。当社の中途採用は、人事で書類をスクリーニングしたあとは、現場での書類選考、1次面接、2次面接とすべて現場の面接官が対応します。これまでは口頭で候補者の情報を伝えており、面接評価の申し送りのためにミーティングを設定している部門もありました。情報の一元管理ができておらず、「あの候補者の状況はどうなりましたか？」「応募書類は以前、共有されていましたっけ？」といった確認のやりとりがどうしても生じていました。

HRMOS採用導入後は、「あとで確認するのでHRMOS採用に情報を上げておいてください」という会話が増え、HRMOS採用のアカウントを持つ20～30名の面接官が同時並行で情報をチェックできています。面接後の評価もすべてHRMOS採用上に入力しているため、HRMOS採用さえ見れば、次の面接で何を見極めるべきかがわかります。人事側から現場へ書類選考をお願いする際も、メールのやりとりがなくなり漏れも減っています。以前は、候補者情報を社内のサーバーに上げたことを現場の担当者にメールで連絡し、面接の評価入力について、未入力があればリマインドメールも、その都度送っていました。HRMOS採用は自動でリマインドもしてくれるので、誰にどのメールを送ったのか確認する作業もなくなり、心理的な負荷も減りましたね。

ーHRMOS採用を導入してから、どんな効果を実感していますか？

HRMOS採用では求人ページを簡単に作れるため、全社への採用状況の共有にも役立っています。現在は、週に1回社員向けに発信している「人事お知らせメール」で求人ページを共有。社員によるSNSでのシェアが広がり、リファーラル採用につながったケースもありました。

人材紹介会社との連携もスムーズになり、求人情報を更新したあとで、一括で通知できるのも助かっています。なかなか採用決定に至らない職種に関しては「エージェント推薦機能」（※）を活用。その職種に強みを持つヘッドハンターを推薦してもらい、実際にそこから良い候補者を紹介いただきました。当社が活用したのは、IT系の専門職かつマネージャー経験者という難しいポジション。HRMOS採用上で求人を作成すると、過去にそういったポジションでの決定実績のあるヘッドハンターの紹介を受けられます。推薦されたヘッドハンターとは、やはり仕事内容や求める人材に関して意思疎通がしやすく、非常に助かっています。

（※）企業がHRMOS採用上に掲載した各求人において「エージェント推薦依頼」を選択すると、ビズリーチ独自のアルゴリズムで最適なヘッドハンターを最大3名紹介する機能。即戦力人材と企業をつなぐ転職サイト「ビズリーチ」に登録されているヘッドハンター約3,500名（2019年8月時点）のなかから推薦される。

選考通過率が明確になり、採用戦略を立てやすくなった

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

職種や採用チャネルごとの選考通過率を正確に追えるようになったので、採用戦略の見直しを進めていきたいです。これまで感覚的にとらえていた選考通過率が数字でわかるので、週に1回の採用ミーティングの内容も密になりました。「この人材紹介会社の候補者の選考通過率が高いから、もっと密に連携しよう」「この職種の選考通過率が低いのは、スカウトを送っている候補者の人材要件がずれているからでは」などいろいろな検証ができ、具体的な行動につなげられます。

また、数値分析とあわせてタレントプールにももっと注力したいですね。現在、転職時期が今ではない、という理由で過去に接点を持ったまま、「タレントプール」のなかに入っている方が何名かいらっしゃいますが、そういった方々に対して、定期的なアプローチができていません。社内情報の発信やイベント企画などコンテンツを用意し、リファーラル採用もさらに強めていきたいと思っています。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

採用担当者が少なく、現場を巻き込んで採用活動をしている企業です。複数のメンバーが同じ情報を同時に確認できるので、情報共有にかけていた時間はかなり削減できるはず。UIが見やすく直感的に操作できるので、現場への利用ガイダンスや引き継ぎなどを行わなくても、面接官がすぐに使いこなせるようになります。候補者に関する評価情報をすべてHRMOS採用上に入力して一元管理できるので、一人一人の情報をきちんと読み込んで、丁寧なコミュニケーションを行いながら採用活動をしたい企業には合っていると思います。