候補者の情報を一元管理し、業務の効率化とセキュリティ懸念払拭を同時に実現。採用活動の生産性向上につながった

シンプルでわかりやすいユーザーインターフェースが決め手。今後の機能拡張への期待も大きかった

ーHRMOS採用を導入された経緯・導入以前の状況を教えてください。

もともとは別の採用管理システムを2年ほど利用していましたが、日々の採用活動をするうえで、いくつかの課題がありました。

たとえば、ユーザーインターフェースが当社の業務フローに合わず、選考オペレーションがスムーズに進められないこと。それにより業務効率が悪く、現場の面接官からの評判もあまりよくはありませんでした。セキュリティ面の不安もあったので、採用業務の効率化ができて、当社にとって必要な機能が実装されている採用管理システムの導入を検討していました。

まずは国内において導入実績がある採用管理システムを提供している12社に、資料請求と問い合わせを行いました。その後、当社がシステムを導入するにあたって、必須条件となる機能を提供している6社に絞り込み、詳細なサービス説明を受けました。

当社は応募数が膨大で、面接官の人数は多く、選考フローも複雑です。すべての機能要件を網羅できる採用管理システムは少なかったのですが、当社の課題をできるだけ解消でき、かつ2019年度中にスムーズな移行ができるシステムとして、2社まで絞り込んだうえで、最終的にHRMOS採用を導入することに決めました。

ーなぜHRMOS採用を選ばれたのでしょう？

HRMOS採用を選んだ決め手としては、いくつかありますが、一番大きかったのは、シンプルでわかりやすいユーザーインターフェースです。あとは、選考管理画面での検索の利便性や、応募者のラベリング、分析レポート機能のバリエーション、面接官や採用担当者で細かな閲覧権限等を設定できること、応募者とのメールのやりとりの履歴がシステム内で一元管理できること、応募者に関する面接官への申し送りがコメント機能ででき、さらにその履歴もシステムに残せることなどが挙げられます。

それから、営業担当者の対応が非常に良かったこともあります。当社の課題がどれくらい解決できそうか、何度も話し合いを重ね、2社に絞り込んだあとは、採用チームのメンバーにシステムの説明会などを実施してもらい、より理解を深めて良さを実感できました。

加えて、社内にHRMOS採用に関わる開発エンジニアが50名以上いると聞き、まだ実装されていない機能が今後実装される可能性も感じられ、今後の当社の要望にも十分に応えていただけると考えました。

面接官からの評判もよく、懸念していたセキュリティの課題もクリア。採用活動をより建設的に進められるように

ー導入後、オペレーション業務はどう変わりましたか？

HRMOS採用は応募者のタイムラインに対応履歴が残り、誰がいつ何をしたのかがわかるため、複数人の採用チームメンバーで、効率よくスピーディーに選考が進められています。

これまで利用していたシステムは、検索して候補者を探し出すまでに時間がかかっていましたが、HRMOS採用は検索の機能が優れているので、素早く該当の応募者情報にたどり着けていいですね。それから、応募者とのメールのやりとりがシステム上で一元管理できるため、採用チーム内ですぐに内容を共有でき、格段に業務効率が上がったと感じています。

現場の面接官とコメント機能を使ってやりとりできるため、社内のメーラーを使わずにコミュニケーションをとれる点も非常に助かっています。また、以前は面接の前日に面接官へ手作業でリマインドメールを送っていましたが、システム上で面接設定を行っておけば、当日に自動で面接官宛にリマインドメールが届くため、オペレーション業務の削減にもつながりました。

面接官からも、システム内で過去の選考結果が閲覧できるようになったこと、自分が選考を担当する応募者を一覧で見られるようになったことから、システム内での少ない遷移で必要な情報が手に入り、非常に使いやすくなったとの声をもらっています。セキュリティ面では、これまで利用していたシステムは、候補者の履歴書・職務経歴書などをダウンロードできてしまっていたのですが、HRMOS採用はシステム内のプレビュー機能で確認するようにできるので、個人情報をより厳密に管理できるようになりました。

ー採用数や採用手法に変化はありましたか？

採用数や採用手法自体はこれまでと特に変わっていませんが、HRMOS採用を導入し、採用活動の生産性が上がったことで、その他の仕事に充てられる時間が生まれ、より建設的に採用活動を行えていると実感しています。施策の運用の幅が広がっているので、ターゲットとしている人材へアプローチを強化できていると感じます。

企業規模に関係なく活用できるシステム

ー採用に悩む企業様へ、メッセージやアドバイスはありますか？

当社は、膨大な応募者数、数百人の面接官、多くの職種・ポジション、職種ごとに異なる選考フローと、オペレーション業務は非常に複雑です。採用チームは少数精鋭ですが、そのような状況でもHRMOS採用で効率よく運用ができています。

利用してみてわかることは、おそらく企業規模に関係なく活用できるシステムだということです。もちろん、課題に対して不足していた機能もありましたが、そこは機能の使い方を工夫することでうまく運用できています。逆にいうと、工夫できる幅があるシステムだということだと思います。また、機能が随時アップデートされているので、ユーザーの要望が多いものは、都度機能が実装され、より使いやすいシステムになるのではないかと期待しています。当社も積極的に機能改善要望などを出していく予定です。

採用管理システムに悩まれている企業様は、まずは課題の洗い出しを行い、目的を明確にしたうえで、何を優先してシステムを選ぶかを決めておき、複数社にしっかりと話を聞いてから、自社に合ったシステムを選択することが大切ではないかと思います。