採用スピードが格段にアップし、選考中の離脱がほぼゼロへ。人材紹介会社とのコミュニケーションを向上させ、即戦力の採用に成功

「Excel」での管理では作業プロセスが多く、選考に時間がかかっていた

ーHRMOS採用導入前の課題と、導入の決め手を教えてください。

前職から8年間人事に携わっており、当社には人事担当として2017年8月に入社しました。そのときは応募者の情報や、選考ステータスなどを「Excel」で管理し、応募があればその都度、応募者の情報を「Excel」に転記していました。応募者の情報は管理できているものの、今何人が選考段階にいるか、この求人の選考通過率はどれくらいか、といったデータをうまくまとめられていなかったので、そういったデータを蓄積し、採用活動の改善に役立てたいという思いがありました。

また、一つ一つ作業に時間がかかっているのも問題でした。送られてきた応募書類のパスワードを解除し、社内サーバーに保存します。それから面接官一人一人に向けてメールで書類選考を依頼していたので、とても効率が悪く……。応募から内定が出るまでには平均56日もかかっていました。一方で、競合他社は1カ月以内に選考を終えるところもあり、当社の応募者のうち約4割が他社から内定を得て選考中に辞退していることがわかったんです。そこで選考にかかる工程を削減し、応募から内定までのスピードを上げるために新しく採用管理システムの導入を決めました。他のサービスも比較検討しましたが、実際に使うイメージを鮮明に描けたのはHRMOS 採用でした。HRMOS採用が一番当社の選考フローに合いそうで、工数削減ができるうえに、セキュリティの管理もしっかりしていたのが決め手でした。

応募から内定までのスピード、書類選考通過率、内定承諾率……取り組みの結果がすべて数字に表れる

ー導入後の変化を教えてください。

応募から内定までのスピードが格段に上がりました。「Excel」とメールで管理をしていた頃は、メールの送り忘れや人材紹介会社からのメールに気づかず書類選考が遅れてしまうなど、漏れもあったのですが、それらが一切なくなり、人材紹介会社や応募者とのやりとりがスムーズになりました。2018年度の応募から内定までの平均リードタイムは約33日。昨年実績と比較すると約60%まで短縮できています。また、課題だった選考中の辞退者も激減し、2018年度は選考中に他社からの内定を得て辞退をしたのは2人のみでした。

工数を削減したことで時間にも余裕ができ、人材紹介会社との取引を3社から7社にまで増やしました。導入前は、それぞれと個別にやりとりをしていましたが、紹介依頼などのご連絡を一括で進められるようになったのも助かっている点です。人材紹介会社とのコミュニケーションが密になり、より自社にフィットする方をご紹介いただけるようになったので、書類選考通過率も上がっています。

また、選考後は面接官の評価やコメントをデータとして残すことが可能になり、選考後や内定後の面談で、フィードバックをするようにしました。そういった取り組みをすることで、内定者もなぜ自分が評価されたのかを知ることができ、入社動機形成に役立ちます。また、まだ課題はありますが、内定承諾率も業界平均を上回る結果に結びついています。

ーどのような人材を採用できたのでしょうか。

2018年度の採用実績は技術職が8人。うち6人が医療に精通したエンジニアです。医療という専門性の高いエンジニアで、母集団に限りがあるなか、6人もの即戦力を採用できたのはとても大きなことでした。求める人材を詳細に人材紹介会社に伝えられた結果、「即戦力がほしい」という現場の要望をかなえられました。

当社では、経営層に向けた採用活動の振り返りを半期に一度行っています。そこでHRMOS採用のデータを用いることで、説得力のある振り返りができるようになりました。年間契約の更新のタイミングでも、引き続き費用をかけてHRMOS採用を使い続けることに対してまったく反対意見は出ませんでした。勘や経験ではなくデータを用いて話すことで、社内を巻き込みやすくなったと感じています。

HRMOS採用で社内を巻き込み、さらなる採用力アップを

ー工数削減によってできた時間をどのように使っていますか。

中途入社者に向けたフォローアップ研修を企画しています。今まで、新卒採用の社員にはずっとフォローアップ研修を行っていましたが、中途入社の社員にはできていなかったんです。過去のデータを見ていくなかで、中途採用では入社後3〜4年目で離職率が上がるとわかったので、入社後も定期的なフォローを怠らないことで離職率の低下を目指しています。IT企業における、一般的な離職率は10%ほどだといわれておりますが、当社では2018年度のエンジニアの離職率は3%ほど。その前年が7％ほどだったので、HRMOS採用を導入することでできた時間を研修や制度改革などの企画業務に使えたおかげで、離職率を下げることができたと考えています。

今後は内部にも外部にも、より企業の魅力度を高めるための働きやすい職場環境づくりや、人事制度改革に着手していきたいと思っています。というのも、以前社員紹介のキャンペーンを企画し、通常の3倍のインセンティブを支給するという施策を行ったのですが、なかなか応募者は増えませんでした。そのとき、社員紹介を推進するためには、まずはもっと社員の一人一人が自信を持って知人に会社を紹介できる環境を整えなければ、と考えたんです。今いる社員にとって、働きやすい会社にすれば、会社自体の価値が上がります。まずは社員に、自社の魅力を知ってもらえるようにインナーブランディングを進めていきたいと思っています。

ー今後の採用はどのように進めたいですか。

当社は面接をそれぞれの支社で実施しているので、もっと現場の面接官を巻き込んで人事担当者以外の採用に対する意識をアップさせたいです。HRMOS採用は、操作が直感的でわかりやすく、現場の面接官でも簡単に使うことができます。操作方法の説明や、マニュアルを読み込む必要があれば、それだけでストレスになってしまうので、HRMOS採用は採用担当が現場を巻き込んで採用力強化を図るのに最適なシステムです。

ーHRMOS採用をまだ使っていない人事・採用担当者へメッセージやアドバイスをお願いします。

採用管理における工数が減るのは間違いありません。オペレーション業務の負担が大きく苦労している企業は、採用担当者を増やすのではなく、HRMOS採用を導入するのがよいと思います。採用は1日のロスが大きく響く。HRMOS採用を使えば人材紹介会社や、応募者とのやりとりに漏れがなくなり、採用のスピード感がグッと上がります。連絡の速さで人材紹介会社の信頼を勝ち取ることもできます。より自社にフィットする即戦力人材の採用を加速させたい企業にはぜひ使っていただきたいです。