紙での管理をやめ、オペレーション業務を大幅削減。候補者データベースの検索や現場との採用要件のすりあわせに時間を使えるようになった

選考履歴を可視化し、面接官同士の情報共有を推進

―HRMOS採用の導入のきっかけはなんでしょうか？

竹中：
HRMOS採用の導入前は紙での管理がほとんどで、応募書類の出力や保管・破棄に手間がかかっていました。応募書類を面接官の人数分印刷し、面接の評価シートも印刷して準備。手書きで記入された評価シートを回収し、PDF化して保存し、次の面接に進んだ際はまたそのPDFを印刷して手渡ししていました。個人情報管理の点においても不安があったので、一元管理できるツールを導入したく、2018年3月から活用しています。

山本：
導入前は書類選考時に現場の面接官がどういう評価をしたのか履歴が残っていなかったり、手書きの評価シートの文字が読めなかったりと、社内の情報共有方法にも課題を感じていました。書類選考をした社員の、「この経験について詳しく知りたい」「前職でのこの業務について聞いてほしい」といった申し送り事項がわかれば、1次面接での質問もよりクリアになります。選考において、候補者と十分なコミュニケーションをとり、面接の質を上げるためには、次の面接官に情報をきちんと引き継いでおくことがとても重要です。「HRMOS採用を見れば、前の選考段階の評価や様子が分かる」という状態をつくりたいと考えました。

―HRMOS採用に決めた理由は何でしょうか？

関口：
複数のツールを比較検討しましたが、最終的に決め手になったのは画面の見やすさ、操作のしやすさでした。ビズリーチ・ダイレクトを活用していたこともあり、ツールの操作に慣れていたのも大きかったですね。現場の面接官にもアカウントを発行して、候補者情報の閲覧や評価情報の入力などを進めてもらうには、誰でも簡単に操作できることが大切だと考えました。

採用成功に向け、社内の面接官とのコミュニケーションが増加。また、データベース検索などの母集団形成にも時間を使えるようになった

―HRMOS採用の導入後、オペレーション業務はどのように変わりましたか？

山本：
面接前後の準備時間が圧倒的に短くなりました。HRMOS採用を見れば「書類選考でこの経験が気になった」「1次面接ではここを評価した」「次の面接ではこの点を詳しく聞いてほしい」といったコメントがあり、候補者情報もHRMOS採用にアクセスすればすぐに確認できます。以前は、メールに添付された応募書類を保存して、面接前に開く、といった手間がかかっていたので、その煩雑さがなくなったのはとても助かります。また、面接官のなかには、1次面接が終わった後、次の面接官へ引き継ぐために、手書きの評価シートを丁寧に書き直し、改めて資料を作成している社員もいました。このように余計な時間がかかっていましたが、HRMOS採用があれば、直接入力して完了です。現場の業務削減にもつながっていると思います。

関口：
私も社内でのやりとりが減ったのが大きな変化だと思います。導入前は、書類選考や面接を担当する複数の社員にメールで応募書類を共有していたため、宛先や添付ファイルを間違えないよう確認するのも大変でした。どうしても漏れが生じ、「どの人にどんな内容を送ったか」とメールをさかのぼって確認することも多々ありました。

HRMOS採用では、面接官のアサインやデータの共有もボタン一つで完了します。面接官側も、「本日〇時からこの方の面接です」というリマインドメッセージが必ず送られてくるので安心だと思います。

―導入によって得られた効果はありましたか？

関口：
オペレーション業務が削減されたことで、社内の面接官とのコミュニケーションをより多くとれるようになりました。例えば、面接官に対して「この方はぜひ採用したいと思っていますが、この点はもう少し深掘りする必要があるため、こういう質問をしてください」といった提案や、「この方は年収を重視しているので、オファー年収をもう少し上げられませんか」などの相談も積極的にできるように。候補者一人一人の情報を共有し、選考通過率を上げるためのコミュニケーションを増やせている実感があります。

宮内：
候補者への対応スピードも速くなったと思います。面接に来られた方から「いつも丁寧にありがとうございます」と言っていただけることが増えてうれしいですね。また、面接準備の時間が削減できたことで、「事前アンケート」をWeb上でできるようになりました。それまでは、転職で重視する点や求める条件、希望年収などを、面接前のタイミングでアンケート用紙に記入してもらっていました。面接で必ず確認する情報なので、面接前に書いてもらった方がよいだろうと思い実施していましたが、それをWeb上でできるようになったため、選考時に紙でいただく情報はゼロに。個人情報管理の点においても安心です。

竹中：
ビズリーチ・ダイレクトのデータベースを見る時間も増えています。また、スカウトに返信があれば、お会いする前に電話でコミュニケーションをとるなど、一人一人に合わせた対応もできています。HRMOS採用の導入後、ビズリーチ・ダイレクトから、半年で3名の採用ができています。以前は半年に1名というペースだったので、より時間をかけられるようになったことが影響しているのかもしれません。

選考過程の履歴をきちんと残し、候補者との信頼関係構築につなげる

―今後、HRMOS採用を活用して取り組みたいことはありますか？

山本：
レポート機能はまだまだ使いきれていません。当初の課題だった採用業務の効率化と利便性の向上はできたので、今後は、書類選考通過率、1次面接の通過率、対象部門ごとの選考通過率などのデータを見ながら現場とのコミュニケーションを進めていきたいです。部門ごとに「この求人は、1名の採用にこれくらい時間がかかっています」など、可視化されたデータがあれば、現場の行動も変わるでしょう。売り手市場が続くなか、リードタイムをより短くし、選考の質を高めるためにも、まだまだできることがたくさんあります。

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

山本：
オペレーション業務を減らしたい方、選考の判断基準をしっかりと確認したい方は、導入すべきだと思います。人材の採用基準が明確ではない、というのはどの企業も悩んでいるのではないでしょうか。選考過程の履歴が残れば、どの選考フェーズをどう改善すべきかが見えてきます。また、候補者にとっても、面接で話した内容がきちんと引き継がれ、次の面接官まで伝わっていることは重要です。そういった選考をしていくことが、企業としての信頼につながるのではないかと思います。