採用の進捗がリアルタイムで把握できるようになり、次に何を改善すべきかが明確に。選考スピードも上がり、採用決定率向上につながっている

タイムリーに採用の進捗を把握するために、採用管理システムの導入を決めた

ーHRMOS採用の導入のきっかけは何でしょうか？

データに基づいた採用活動の改善を行い、採用においてもマーケティングのような取り組みができる状態にしようと、2018年10月に導入しました。以前は採用の進捗を「Excel」で管理していましたが、今自社の採用活動がどのような状況にあるのか、タイムリーに把握できていませんでした。振り返りの頻度は早くても四半期ごと。項目によっては、1年たったタイミングで行うこともあり、PDCAサイクルを回すスピードが遅かったんです。職種、人材紹介会社、採用プロセスごとに振り返りができず、採用活動のどこに課題があるのかが見えにくい状況でした。

人事のメンバーが時間とパワーをかけて採用活動を頑張っているからこそ、その頑張りを適切なところに投資できるようにしたかったんです。人材紹介会社のマネジメントを工夫すべきか、そもそもの面接数を増やすべきか。何を改善すれば採用決定率向上につながるのか、ヒントとなるデータの蓄積が必要でした。

HRMOS採用は採用活動の進捗をリアルタイムで把握でき、「明日はこの人材紹介会社に新しいポジションの紹介を依頼しよう」などとすぐに行動の改善につなげられます。採用マーケティングを進めていくために、採用情報の一元化と可視化ができることが導入の決め手でした。

ーHRMOS採用の導入で、採用状況の把握の仕方はどのように変わりましたか？

新卒採用では、採用プロセスごとに会えている学生の属性をきちんと把握できるようになりました。今までは、採用活動の終盤で「この打ち出しで集客した際の選考通過率が低い」「この地域の学生に全然会えていない」といった課題に気づくことも。HRMOS採用ではタイムリーにデータを確認できるので、「この地域の学生にはあまり会えていないが、選考通過率が高い。この地域の学生に刺さるようなコンテンツを用意して母集団形成しよう」といった意思決定ができるようになりました。これまで「問題」しか見えていなかったところから、「要因」までわかるようになり、手が打てるようになったのは大きいです。

中途採用においては、スカウト型の採用サービス、人材紹介会社など採用チャネルごとにデータを一元管理できるようになりました。各チャネルのコストパフォーマンスを検証する土台ができたので、今後は分析に力を入れていきたいです。

これまで、採用において成果を上げるには採用担当者を増やす以外に方法がありませんでした。しかし、データをきちんととることで、限られた人事メンバーで、自社にフィットする人材に会える適切な手法を検討できる。会社の財務観点からも、メリットは大きいと思います。

情報共有にタイムラグがなくなり、採用決定までのスピードが向上

ー採用の進捗把握がスムーズになったことが、採用における成果にどうつながっていますか？

当社では、人事メンバーのほかに現場の採用責任者にもHRMOS採用の採用担当者アカウントを付与しており、候補者情報を即時に確認できるようにしています。以前は、人事宛てに紹介された候補者を現場に確認してもらうまでにタイムラグが生じていましたが、そのタイムラグがなくなり、面談・面接設定までのスピードが格段に上がりました。

中途採用において、優秀な人材であればあるほど、対応・選考スピードは重要だと言われています。紹介された（あるいはスカウトへの返信がきた）その日のうちに面談を設定し、翌々日にはお会いする。そんなスピードで動けるようになり、採用決定率にも影響しているのではないかと思っています。

また、HRMOS採用内に面接・面談の履歴情報が蓄積されているため、面接担当者はHRMOS採用を見ればこれまでのやりとりがわかります。「人材紹介会社からはこんな推薦コメントがきている」「前回の面談ではこういうやりとりがあったんだ」など、社内での申し送りがなくても、面談・面接の設定理由やどういう話をすべきかが理解できるため、人事サイド・現場サイド双方の業務負荷削減につながっています。評価コメント欄にはどういった点を評価していて、もっとどこを見てほしいのか、前回の面接担当者が記入しているので、選考基準のすり合わせの精度も高くなっていると思います。

ー採用に対する現場の意識に変化はありましたか？

HRMOS採用では採用ページを作成できるため、「どの職種を募集しているのか」をタイムリーに更新できます。全社員に求人ページのURLを共有するだけで、現在の注力ポジションを周知できるので、リファーラル採用の促進につなげられると思っています。

もともと全社的に採用活動に協力的なカルチャーがあることについては社員にすごく感謝していますが、最近ではより一層「人事だけではなくてみんなで採用する」という価値観が浸透してきたように思います。今後も、社員がストレスなくリファーラル採用に主体的に取り組めるような、仕組みや制度を整えていきたいですね。

人事は現場主体の採用活動を成功させるために動いていきたい

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

これからの人事は、現場が採用活動を進めやすいような風土づくり、制度設計に時間をかけていく必要があると思っています。現在当社では、採用活動のディレクションの8～9割を人事メンバーが行っていますが、それらの権限も適切に現場に渡していくのが理想です。採用確度を上げるためには、一人一人に合ったOne to Oneの採用ストーリーを設計し、アプローチしていく必要がありますが、人事メンバーの4～5名から出すアイデアには限界があります。そこに現場の社員が主体的に関わることで、私たちだけでは想像できなかったようなアイデアが出てくるはずです。人事メンバーは黒子として、現場社員が設計とクロージングまでできるような体制を作ることができれば、組織としてももっと強くなるだろうと思います。

もちろん、採用して終わりではなく、入社後のパフォーマンスまでを見ていきたいと考えています。採用の本来の目的は一緒に事業成長を目指すことなので、今後は、採用時の評価と入社後の成長度合いを可視化し、採用や配置のPDCAを回していくことを強化していくつもりです。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

採用管理システムを導入していない企業は、すぐにでも検討した方がいいと思います。データがなければ振り返りができず、採用課題を認識できません。人事戦略は経営戦略に直結しますので、事業成長を目指すのならば必須でしょう。HRMOS採用は、クライアントの声を受けてどんどん機能改善していってくれるので、その発展性にも期待しています。

経営者の声

経営者自ら採用にコミットし、採用成功を目指す
私自身も、面接官として日々HRMOS採用を使っています。採用への意識が変わったのは、中途採用の採用決定数の低さをビズリーチの代表取締役社長、南氏にお話ししたことがきっかけでした。「月に採用面接をどれくらい行っていますか」と聞かれ、「月に1～2回です」と答えたところ、「採用できていない理由はそこです」と指摘されました。トップが時間を割いて採用に本気で向き合わなければ、現場の採用意識は変わらないと言われ、はっとしました。

その日から、月の業務時間のうち20％を採用に注力しようと決意。自ら人材紹介会社に会いに行ったり、オファー会食を設けたり、候補者へ手紙を書いたり。経営者である私が強くコミットし、行動を変えました。今後はリファーラル採用をより強化するために、経営陣自らHRMOS採用を使い倒すぐらいの姿勢で、採用活動に取り組んでいきたいと思っています。