選考の正確な進捗を把握し、通過率などのデータからスケジュールを逆算。戦略的な採用活動が可能に

採用チーム立ち上げと同時に導入。バラバラだった個人情報の管理も可能になった

ーHRMOS採用をいつ導入し、そのきっかけは何だったのでしょうか。

池上：
導入は2018年10月です。

その1カ月前に私が入社し、採用チームと広報チームを一人で立ち上げることになりました。それまではリファーラル採用が中心でしたが、求人媒体や人材紹介会社の活用で採用を強化していくタイミングでした。採用管理システムで候補者情報の管理ができなければ仕事が回らないと考え、HRMOS採用を提案し導入を決めました。

ー導入前の課題には何がありましたか。

池上：
入社して大変だったのは、候補者の応募書類や選考進捗といった情報が散らばっていたことでした。

それまでは専任の採用担当者がいなかったので、総務メンバー2人がバックオフィス業務全般を担当していました。当時の採用業務は面接を案内する程度で、採用活動は現場がそれぞれ進めていました。応募書類は面接担当者が各自で保管していたり、選考の進捗がまとめられた「Google スプレッドシート」もどれが正確な最新情報なのかがわからなかったりと、課題は満載でした。さらに、ちょうどオフィス移転を控えたタイミングで、移転後の個人情報の取り扱いにも不安がありました。

採用に関する全ての情報を一つのシステムに入れてデータ化すること、安心して個人情報管理を行えるようにすることが、喫緊の課題でした。

ー数あるサービスのなかから、HRMOS採用を選んだ理由は何ですか。

池上：
前職の採用部門がHRMOS採用を使っていたからです。

入社後はチームの立ち上げをはじめ、やるべきことがたくさんありました。ゆっくり検討する時間もなかったので、一番よく知っていたサービスを導入した、というのが正直なところです。

前職では広報を担当していたので、隣の席の採用担当者がHRMOS採用を使っているのを見ていただけでしたが、リファーラル採用の管理もしやすいという話を聞いていたので、リファーラル採用の比率が高い当社には合っていそうだなと思いましたね。

選考通過率を細かく見られるようになり、現場とのコミュニケーションが深まった

ーHRMOS採用導入で、最初に苦労した点はありましたか。

脇：
私は2019年2月に入社したのですが、それまで採用管理システムを使用したことがありませんでした。加えて、過去の採用データを一気に入れ終えたタイミングだったので、システムをどう運用していくか、データからどのような採用課題を抽出して改善していくかについて手探りの状態でした。

ただ、操作性の高いUIのおかげで、すぐにシステムに慣れて、候補者管理が簡単にできるようになりました。欲しいデータを抽出するために「入力をこう工夫すればいいのか」など使えば使うほど理解が進んでいきました。

ー現在はHRMOS採用をどのように活用していますか。

脇：
当社の選考は、人事によるチェックののち、現場へ正式な書類選考を依頼し、書類選考を通過すれば人事面接、そして現場による面接へと進んでいきます。人事面接での評価はHRMOS採用にコメントとして入れていき、現場の採用担当者はいつでも申し送り事項をチェックできるようにしています。

また、候補者の方には適性検査を受けてもらっており、その結果もHRMOS採用にアップしています。ただ、面接経験の浅い担当者だと適性検査の結果に影響され、面接評価がどうしてもぶれてしまうことがあります。HRMOS採用は、どの情報を面接官に展開するのか閲覧制限をかけられるので、「この面接官には、面接前にこの情報は伏せておこう」といった対応ができるのはありがたいです。

池上：
応募総数に対する書類選考通過率、面接通過率、内定承諾率など、ステップごとの数字はレポート機能で随時確認しています。細かく数字がわかると、現場からの採用ニーズにも根拠を持って答えることができます。

例えば、現場から「今は募集をストップしたい。3カ月後にまた再開したい」という要望があったとき、募集を開始してからどれくらいの時間で採用に必要な母集団が集まるのかリードタイムを数字で示せれば、「求人情報は閉じないほうがいいと思います」「1カ月後には再開したほうがいいです」などと提案できます。感覚ではなくデータをもとにディスカッションができるので、現場とのすり合わせもスムーズになっています。

また、レポート機能は経営部門への報告にも活用しています。

2019年までは中途も新卒もHRMOS採用で管理していたので、中途・新卒それぞれのデータを抽出するために応募ラベル機能を活用していました。2020年10月からは「HRMOS採用 新卒エディション」を活用しており、両者の情報が混ざることなく管理できているので非常に助かっています。

※「HRMOS採用 新卒エディション」サービス詳細はこちらから

https://hrmos.co/ats_newgrads/

2020年からはオンライン面談・面接が一気に増えたようですね。HRMOS採用の活用方法も広がっていますか。

脇：
オンライン面接になってから、候補者への連絡履歴を確認できる便利さを実感しました。候補者に関連づけるべき情報が増えるので、「オンライン面接の招待URLを送っているか」「その情報を候補者が認識しているか」など、タイムラインを見ればすぐにわかるのは助かります。面接日時を面接日時を設定すると「Google カレンダー」とも連携もされるので、スケジュールの把握がしやすいのもうれしいですね。

サポート体制が手厚く導入に不安がなかった。採用戦略にデータをしっかり結び付けていきたい

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか。

脇：
レポート機能の精度を上げるために、しっかり採用データをとりたいです。

今の採用状況は、応募数で見れば求人媒体が一番多く、残りをリファーラル経由と人材紹介会社経由が半々で占めています。私が入社したころは社員が60名ほどでしたが、今は100名になり採用数も増えていますし、選考フローもさまざまなケースが出てきています。

選考結果が出ない面談で予定していたものをあとから面接扱いにしたり、カジュアルな面談で役員が会い採用がほぼ決まった段階で再度面接を設定したりと、候補者によって対応が変わることもあります。そうした例外的なデータも残し、ポジションごとの応募数や通過率を見ていきたいです。

データの信ぴょう性が高まれば、「この時期にこれくらいの応募がなければ採用は間に合わない」など採用計画が立てられます。データを活用した採用戦略の立案を進めていきたいと思っています。

池上：
採用だけにとどまらず、入社後のオンボーディングまで見ていけたら理想的です。

採用のリードタイムや母集団形成の分析を進め、「スキルは未熟でも、こういう素地やマインドがあれば入社後に活躍しやすい」といった、活躍する人材の傾向を見ていきたいです。

当社は、HRMOSのような従業員データベースを活用していないので、まだ肌感覚に頼ってしまう部分もあります。採用をゴールにせず、人材活用を長期的に見ていきたいですね。

※人財活用システム「HRMOS（ハーモス）」についてはこちら

https://hrmos.co/hr/

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

脇：
新しいシステムの導入は、慣れるまでが大変なのではないかと不安に思う方もいるかもしれません。HRMOS採用は、インターフェースが見やすく操作性が高いのに加え、カスタマーサクセスのサポートのレベルがとても高いです。質問や相談への対応が素早く、質問の背景まで考えて回答を用意してくださるので、初めてのシステム導入でも安心だと思います。

私が入社したときも、右も左もわからずすぐに問い合わせていましたが、そもそもサイトのFAQの項目が充実していて自力で解決できることも多かったです。現時点の機能では解決できないことがあっても「こういう使い方をすれば、やりたいことと近いことができるかもしれません」と提案してくれることもあります。また、「機能改善のために、今こんなフェーズにいます」など開発の進捗を教えてくれるなど、採用チームの立場を考えて答えてくださるのがうれしいです。採用に関してやりたいことが具体的にある企業様にも、さまざまな使い方の提案をしてくれるのではないかと思います。

池上：
当社でも、リファーラル採用に協力してくれるのが一部のメンバーに偏っているなどの課題があります。採用状況や人材要件を周知することで「どんな人材を採用したいのかわからないから紹介できない」という状況を打開できそうです。さっそく、当社でも新たな取り組みとして始めようとしています。