ディーエムソリューションズ株式会社

業界：広告業
事業概要：ダイレクトメールの発送代行・Webマーケティング支援
従業員数： 322名（2018年6月時点）

2004年、ダイレクトメール発送代行で創業後、インターネット事業を加え、現在はダイレクトマーケティングとWebマーケティングを融合させて事業を展開。東京本社のほか、横浜、名古屋、大阪、福岡、仙台に営業所を持ち、メールセンターなど物流部門も多数有して、「つなぐ」をテーマに発送代行とインターネット広告のベスト･ソリューションパートナーとして成長を加速させています。採用活動も活発化するなか、HRMOS採用をどのように活用しておられるか、人事総務部の一瀬泉様に伺いました。

導入の目的

多部門・多職種の採用プロセスの進捗管理を漏れなく行い、それぞれのプロセスでの課題を抽出して改善施策を打ちたい

課題

担当者1人の手作業による採用管理で情報が整理できず、内定承諾にたどり着けなかった

導入の決め手

UIがシンプルで分かりやすく、パソコンが苦手な担当者でも直感的に扱えそうだった

効果

属人化していた採用プロセスが社内で共有され、スムーズに進むように
進捗が明確になったことで選考のスピードが改善。初期接点から内定まで1カ月かかっていたのが2～3週間に
人材紹介会社との連携がスムーズになった結果、受ける紹介数も増加

多部門・多職種で同時進行する採用プロセスを、一元管理し整理整頓

ーHRMOS採用導入の経緯を教えてください。

もともと1人で全社の採用を担当してきましたが、「Excel」による管理が限界になっていました。当社は東京本社のほか、営業所が全国に5カ所、メールセンターが4カ所あり、最近になって物流センターも新設いたしました。そのようにさまざまな勤務地で働く、さまざまな職種の方々の採用について、正社員・派遣社員・アルバイト、そして新卒・中途も全て、1人で担当しなければなりません。また、中途採用については、現場のニーズに合わせてその都度対応するため、常に流動的。50名採用した年もあれば、20～30名の年もあり、計画的に進められないので、ますます混乱しやすかったのです。

そんなとき、HRMOS採用の評判を聞いた副社長から導入を勧められました。ただ、私自身、パソコンが苦手でこうしたツールを使用したことがなかったため戸惑いました。面倒でも自分が使える「Excel」で細々とやっていくことで何とかできるのでは、新しいツールを覚える手間の方が負担になる、と思い込んでいました。そんななか、そのツールをメインで使うことになるのは私なので、私が選んでよいということになり、3社ほどを検討。結果的にUIがシンプルで洗練されており、試用してみて直感的に使いやすかったHRMOS採用を選びました。

ー導入して、改善できたことはありますか？

まず、私自身の働き方として、以前は情報が整理できておらず、候補者ごとの進捗もほとんど管理ができていませんでした。たとえば面接も、並行して多数動いているために混乱しやすく、面接官からのフィードバックをもらっていたかどうかも不明瞭。気づいたら面接から1週間たっていて、2次面接への通過連絡をしても、すでに他社への転職が決まっていたということもありました。そもそも、面接官とのやりとりも電話・メールが混在していて管理しづらかったのですが、HRMOS採用で一元管理できるようになり、候補者ごとに採用プロセスのどの段階にいるかも一目瞭然になりました。おかげで、採用活動を自身で組み立て、動かしていけるようになったと実感しています。

また以前は、デスクで仕事を始める時も、まず今何をやるべきなのか、何がどうなっているのかの確認が必要でした。それが今は、HRMOS採用を開けば、優先順位が明確に。スムーズに業務に入れるようになり、とても楽になりました。毎日のことなので、とても助かっています。

部門の採用課題を本社で把握、ファクトを示してスムーズな改善に

ーそのほか、改善できた点はありますか。

経営陣からも評価が高かったのは、採用実績等が自動的にデータ化されたおかげで、課題が明確になり、対策を打てるようになったことです。具体的には、ある部門だけ、1次面接の通過率や内定承諾率が著しく低いことがデータで分かりました。そこで、当該面接官に面接の方法等を確認するとともに、人材紹介会社から紹介された候補者で、選考途中で辞退されてしまった候補者にヒアリングをしてもらったところ、面接の時間が短く、あっさりとした内容だったために不安をもたれていたことが分かりました。候補者からすれば、自分のどこが評価されたのかが分からず、採用意図を図りかねたわけです。そうしたことを現場に伝え、面接の方法自体を見直してもらった結果、いまでは内定承諾率が他の部門と同じ水準にまで改善しています。

実は、その部門については以前から採用がうまくいっておらず、経営陣も問題視していたのですが、指摘しようにも材料がない状態でした。それが、HRMOS採用のデータで他部門との違いを客観的に示すことができ、その部門としても印象ではなくファクトで示されたことで、速やかに改善しようという意識を持てたのです。経営陣も、もやもやとしていた課題が明確になり、対策を打て、有効な効果測定もできるということで、費用をかけてHRMOS採用を導入した意味があったと評価しています。

ー進捗管理にしても、データ分析にしても、「攻めの採用活動」につながりますね。

そのとおりです。うれしいのは、HRMOS採用を導入してから、10～15社ほどお付き合いしている人材紹介会社との連携がうまくいっており、そのおかげか、紹介数が順調に伸びていることです。実際に2つの部門で、それまで苦戦していたポジションの採用に成功しました。

以前は、人材紹介会社からメールで候補者の職務経歴書を送ってもらっても、私が他の業務で手がつけられずに日数がたってしまうことがよくあったのです。その後、現場担当者にメールを転送して、フィードバックをもらい、人材紹介会社に返事をして……という調子で、本当に時間がかかっていました。HRMOS採用では、人材紹介会社もアカウントを持ち、紹介案件が入ると人事と同時に現場にも通知が届くので、書類選考が速やかです。ボトルネックが解消されたことで、人材紹介会社からも「案件を進めやすい会社」と思ってもらえるようになりました。これは予想外の効果でした。

ー今後、採用活動でさらに改善したいことはありますか？

採用チャネルごとの選考通過率などを分析できるので、採用手法の見直しに着手し、採用の効率をさらに高めたいですね。私は前職が求人広告代理店で、一通りの媒体や手法は理解しており、技術職採用ならこれ、営業職採用ならこれと、案件ごとに採用チャネルをなんとなく関連づけてきました。しかし、固定観念もあり、必ずしもそれが最適とは限りませんでした。HRMOS採用で見てみると発見があるもので、実態把握からの改善が必要だと今は思っています。

また、採用スタッフを1人、営業からの異動で増員するので、今後は2人で求職者対応と分析・対策を手分けして行っていきます。人事は未経験のスタッフですが、HRMOS採用であれば採用プロセスの進行を促してくれるので、すぐに慣れるでしょう。情報共有も容易なので、不安はありません。会社として採用に力を入れていく流れのなか、その期待に応えられるよう、HRMOS採用で「攻めの採用活動」に注力していきたいと思います。