株式会社駅探

業界：情報提供サービス業、ソフトウエア開発
事業概要：乗り換え案内サービス「駅探★乗換案内」をはじめとした情報提供サービスや、乗換案内のノウハウを生かした交通費精算クラウドサービス「駅探BIZ」などの法人向けサービスを展開
従業員数： 63名（2019年3月31日現在）

国内で初めてインターネットによる時刻表連動型乗り換え案内を開始した駅探。コンシューマー向けサービス「駅探★乗換案内」「駅探バリューDays」を展開するほか、検索結果で表示した列車を含む旅行プランをお客様に提案できる独自のシステム、サービスを開発・運営しています。また近年では法人向けのサービスを強化しており、交通費精算クラウドサービス「駅探BIZ」などを展開しています。今回は、総務人事部の亀本圭志様、鈴木夏実様に、HRMOS採用導入を決めた理由、導入によって生まれた変化について話を伺いました。

導入の目的

一部アウトソーシングしていた採用業務をすべて自社の人事主導に切り替えて内製化し、戦略的な採用活動に取り組みたい
人事主導で採用活動に取り組み、採用決定率や候補者とのマッチング精度を上げたい

課題

マンパワー不足のため、人材紹介会社とのやりとりや「1次スクリーニング」などをアウトソーシングしていたが、選考の進捗状況や候補者の志望度など詳細情報の把握が難しくなり、採用活動の質が低下していた。
採用を内製化するにあたり、増加する業務の効率化をはかる必要があった

導入の決め手

直感的に使える操作性のよさ
画面、データの見やすさ、分かりやすさ

効果

社内でのコミュニケーションが効率化され、確認漏れが減少、書類確認などの手間も削減された
紹介会社とのやりとり、求人票の情報共有がスムーズなので、担当者変更などの際も引き継ぎがスムーズになった

アウトソーシングをやめ、人事主導の採用へとかじを切った

ーHRMOS採用導入のきっかけはなんでしょうか？

亀本：
2018年9月にHRMOS採用を導入するまで、人材紹介会社とのやりとりから「1次スクリーニング」まではアウトソーシングしていました。人事のマンパワー不足からアウトソーシングしていたのですが、人材紹介会社と直接的に連携できないため、候補者の情報把握が難しいという課題がありました。採用決定率のアップや、候補者とのマッチングをはかるためには、候補者の志望動機や志望度合い、他社と比較した際の温度感などをより正確にとらえる必要があります。そんな思いから、人事をしっかり組織化して自社内で採用を進めることに。そこで課題となるのが、人事の業務負担でした。アウトソースに頼らなくても限られたマンパワーで業務を回せるように、採用管理システムの活用で業務削減を目指しました。

ーさまざまな採用管理システムがあるなかで、なぜHRMOS採用を選びましたか？

亀本：
画面の見やすさ、使いやすさが決め手でした。当社では、書類選考、1次面接など人材のジャッジはすべて現場の面接官が担当し、人材紹介会社とのやりとりも各現場の採用担当者がHRMOS採用を使って行うことがあります。現場の負担を増やさないよう、システムの画面を見て直感的に操作できる点は重要でした。デモ画面を見て、使いやすそうだったので現場の皆さんにも活用してもらえるシステムだと感じました。

人材紹介会社の担当変更があっても、情報がきちんと蓄積されているため引き継ぎがスムーズに

ー導入後、オペレーション業務はどう変わりましたか？

亀本：
情報の一元管理をはかることができ、人事側も現場も時間のロスが減りました。アウトソーサーを活用していた頃は、メールでパスワードのかかった履歴書を受領し、受け取った側がそれを開くのにもひと手間かかり、という状態でした。今は履歴書などの応募書類はすべてHRMOS採用上で確認ができ、候補者や人材紹介会社とのメールの履歴もHRMOS採用のタイムライン上で確認ができるので、過去のメールを探し、さかのぼって開く必要がありません。情報のやりとりもスムーズなので、人材紹介会社とのコミュニケーションもより密になっています。また、以前は各部署が候補者情報一覧を「Excel」に入力して管理したりもしていたようです。HRMOS採用上で一覧表示されステータスもしっかり管理できるようになったことで、「便利で楽になった！」という声をよく聞きますね。

鈴木：
当社では適性検査を行っており、以前はその記録も応募者ごとに個別のフォルダーを作成し、保存していました。今はHRMOS採用にアップロードできるので、履歴書と適性検査結果を同じ画面ですぐに見られるようになりました。候補者情報が一元化されているので探す手間が省け、効率的です。日々の業務で助かっているのは、メール送信のタイマー機能です。漏れが生じがちなメールも「翌日送信」の予約を入れておけば、同じタイミングで複数の紹介会社に連絡することが可能です。確実に連絡できる機能があって安心です。また、人材紹介会社は、比較的短期間で担当者の変更があるので、蓄積してきた情報の共有や関係構築をまたゼロからスタートするのに苦労することがあります。HRMOS採用には常に最新の求人票情報が入っていますし、その中には人材紹介会社のみに公開している情報を記載しておくことができるので、引き継ぎがとてもしやすくなりました。担当変更に伴う紹介数の減少やマッチング精度の低下は起きにくくなっていると感じます。

日程調整、メール連絡で気がつけば1日が終わっている担当者におすすめしたい

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

亀本：
レポート機能の活用は、まだまだこれからではあるものの、応募状況などをすぐに見られるのは非常に助かっています。役員から「この職種の応募はどれくらい来ている？」「月ごとの採用決定数の推移が見たい」といった要望がきても、即対応できます。今後は、応募数や面接通過率などのデータを、採用戦略、採用チャネルの選定や面接官の評価基準のすり合わせなどに活用していきたいです。「この採用人数であれば、これだけの応募数、面接数が必要」といったデータを数値として抽出し、現場との意識合わせにも使いたいですね。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

鈴木：
書類選考、日程調整、人材紹介会社や候補者への連絡だけで1日が終わってしまう。そういう人事・採用担当者の方はたくさんいらっしゃると思います。より自社にフィットする人材を採用するための施策など、企画、戦略立案に時間やパワーをかけたい、と思っている方なら、ぜひおすすめしたいです。私も以前は、人材紹介会社からの「あの候補者の方の選考状況どうですか？」という問い合わせに対応しているうちに時間がなくなる……という事態に陥っていました。今はHRMOS採用の画面から選考ステータスを簡単に確認することができるので、効率的に回答することができます。その分、今後の動き方の相談などに時間を使えるようになりました。より建設的な話ができていることがうれしいですね。