新卒、中途採用を一人で担当。ラベル機能を駆使して業務効率化を進め、データに基づき適切な採用チャネルの選定を考える

新卒・中途両方を一人で管理。業務の効率化が必要だった

ーHRMOS採用導入のきっかけはなんでしょうか？

採用データの一元管理のために、2019年3月から活用しています。検討し始めたのは2018年の11月ごろ。もともとほかの採用管理システムを使っていましたが、データ集計がうまくできておらず求人に対する応募数、面接官の評価傾向などは確認できない状況でした。日程調整機能しか活用できていなかったので、ゼロから業務フローを組み直すか、新しいシステムへ切り替えるか検討することになったんです。ちょうどそのころ、それまで中途のみを担当していましたが、新卒・中途両方を私が担当することに。それまで新卒は「Excel」管理だったので、システムを入れて一元管理できなければ業務が回らないだろうという懸念がありました。日程調整や応募者管理を新卒・中途ともに一つの画面で完結できるシステムとして、HRMOS採用の導入を決めました。

ー数ある採用管理システムのなかからHRMOS採用を選んだ理由とは？

デザインのわかりやすさが一番の決め手でした。当社は書類選考から現場の面接官が担当しており、採用業務に携わる人が多くいます。HRMOS採用に切り替えてから「新しい管理システムになりました」と事後報告で伝えましたが、導入後、みなすぐに使えるようになっていました。誰からも操作に関する問い合わせもこなかったので、直感で操作できるUI・UXになっているんだなと実感しました。

数値が明確になり、採用チャネルごとの傾向・課題が見えるようになった

―HRMOS採用を導入し、どんな変化がありましたか？

データが可視化されることで、課題が見えやすくなりました。新卒採用では、ナビサイトや人材紹介会社、スカウトイベントなど採用チャネルごとの内定者数、辞退者数などがわかりPDCAが回せるようになりました。例えば辞退率が多いチャネルに対して、面接時の動機づけに反省点はなかったか、アプローチの頻度が低かったのではないか、といった振り返りができ、来年度以降に生かすことができます。中途採用に関しても、職種によって母集団や書類選考通過率にばらつきが見えています。これまで「この職種にはなかなか紹介がこない」「面接実施数が少ない」と感覚的にとらえていましたが、数字をベースに現場の採用担当者や人材紹介会社と会話できるようになりました。

面接官からもHRMOS採用は「使いやすい」という声が寄せられています。以前は、応募者の書類を私が印刷して面接担当者に配りに行くという、アナログな業務が発生していました。今はみなで同じ画面を共有できるので、必要な書類は現場で出力し、あるいはパソコンで画面を見ながら面接を実施。無駄な工数が減って、お互いに負担が減っています。書類選考や面接後の評価もすぐに記入してくれるようになり、あらゆる工程におけるスピードが上がっています。未記入があればHRMOS採用から自動でリマインドを送ってくれるので、漏れも大幅に減りました。

ラベル機能の活用で、新卒・中途の候補者情報検索も簡単に

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

導入初年度の今年は、新卒採用をミスなく進められるかが大きなチャレンジでした。HRMOS採用を活用し業務効率が上がったことで、新卒は100名以上の面接が設定でき、並行して中途も上期だけで十数名の入社を決めることができました。まずは量をこなせたことにほっとしています。HRMOS採用導入によって、効果的な採用チャネルの選定、選考時のアクションの改善などPDCAを回せる土台ができたので、今後は採用コスト削減に向けた採用ROI分析などを積極的に進めていく予定です。HRMOS採用の求人ページ作成機能も活用していきたいですね。

また今後、新卒は通年採用が増え、中途と同じ動きになっていくのではないかと思います。新卒採用でコンタクトをとった方が2～3年後に中途採用の候補者になる可能性もあるので、新卒・中途共通でタレントプール機能を活用していきたいと思っています。

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

新卒・中途両方を担っている方も採用担当者のなかには多くいらっしゃるのではないでしょうか。HRMOS採用はラベル機能によって、新卒・中途それぞれの候補者をすぐに引き出すことができます。どの候補者がどのステータスにいるのかを簡単に整理できるので、担当業務が多く、複数の求人を担当している方にもおすすめです。