ホールディングス化により、拠点間の人事担当者の情報共有や流動的な選考プロセスのステータス管理を円滑にする一元管理ツールが必要だった

大阪、鹿児島に新拠点を開設。拠点間の人事担当者のコミュニケーションと流動的な選考プロセスのステータス管理が課題だった

ーHRMOS採用の導入はいつ、どんなきっかけでしたか？

大きなきっかけは、2018年4月のホールディングス化です。グループ会社の子会社化、事業部の分社化など大規模な組織変更により、子会社は6社に増加。既存の神保町オフィスに加え、大阪、鹿児島に拠点ができ、全部で3拠点に。しかし、東京、大阪それぞれの人事担当者が採用を進めるなど、拠点間の情報共有が十分にされていない状態が続いていました。

また、当社で採用するのは、雑誌「ハルメク」の編集者や、通販の商品開発、広告・マーケティング担当など、クリエイティブな発想や企画力が求められる職種が多くを占めます。一人ひとりの能力をきちんと見るために、面談、面接のほかにクリエイティブテストを設けたり、プレゼンテーションの機会を作ったりと、選考プロセスは流動的です。その分、誰がどの選考を受けてどのステータスなのか、社内の誰がどういう評価をしたのかといった管理がどんどん煩雑になっていくという特徴がありました。

東京の候補者を大阪で面接するなど柔軟な対応が求められるなか、人材要件のすり合わせ、選考の進捗（しんちょく）管理の一元化を進めなければ、管理ができなくなってしまう。その思いから、2018年8月に「HRMOS採用」を導入しました。まずは東京の人事部で活用してから、大阪の人事部での活用へと広げ、情報共有を進められるよう社内への浸透を進めています。

職務経歴書のメール添付などの手間が省け、さらに書類選考のスピードと現場の対応率が向上した

ーHRMOS採用導入後の大きな変化は何でしたか？

書類選考のスピードは大幅に上がりました。当社では、人事担当者が応募書類をスクリーニングしたうえで、現場の責任者にも応募書類を見てもらいます。今までは、職務経歴書をメールに添付し、「この日までに確認し書類選考結果を返信してください」と都度メールを送っていました。しかし、メールが埋もれて確認漏れがあったり、返信がなかなか戻ってこなかったりと、現在の選考ステータスを把握するのが大変でした。

HRMOS採用導入後は、職務経歴書を添付してメールを開くという手間が省け、現場社員の負担が軽くなったことで書類選考の対応率がぐっと上がりました。未対応の場合も、リマインド機能によってチェックが簡単なので、漏れがありません。

さらにこれまでは、面接に進むと、紙の評価シートに記入し、PDF化して保存するフローになっていました。ひと手間、ふた手間かかるので、「あとで書いて提出しよう」と思っていても、通常業務に追われて後回しになることがどうしてもありました。HRMOS採用では、面接の評価を直接記入できるので面倒なプロセスがなくなります。面接の評価をチェックする人事側としても、書類選考をどういう基準で行い、面接では誰が何を評価したのか、時系列で全部見られるため、情報のキャッチアップが非常に早くなるのです。

東京の人事担当者と大阪の現場責任者が、情報量の格差なく採用業務に取り組める状態にしたい

ー今後、HRMOS採用を使って行いたいこと、期待することはありますか？

今後も、一人ひとりに合わせた流動的な選考プロセスは変えずに進めていきたいと考えています。そのため、必然的に生じる進捗管理の煩雑さを、HRMOS採用で解消できるよう活用していきたいです。

HRMOS採用という新たなツールを取り入れたことは、「ホールディングスとして、採用ルールを統一していこう」という姿勢を示すことにもつながっています。拠点間のコミュニケーションは少しずつ改善されていますが、まだまだ発展途上。面接評価指針の統一、人材要件のすり合わせは今後もっと取り組んでいかなければいけません。東京の人事担当者と大阪の現場責任者が同じ情報を持ち、一緒に面接を行う。そんな状態を目指していきたいですね。

現在、入社後の人材データはほかのシステムで管理していますが、これらをHRMOS採用で一元管理できるようになれば理想的です。選考中にどんな評価だった人が、入社後どう活躍しているのか。そのつながりをデータとして見られるようになれば、選考の段階の評価指針もより明確になります。これが可能になると、どういう評価の人をどこに配属すると、どんなパフォーマンスを発揮するのかを追うことができる。新卒採用においても、最適な配置ができるでしょう。

これまで少人数の人事部に属人的に蓄積されていたノウハウを、データベース上にどんどんオープンにしていきたいと考えています。