現場を巻き込んで採用力を強化！ カスタマーサクセスの伴走が、新たな採用手法の導入にもつながった

中途採用の本格化で、データベースの一元管理が必須になった

―HRMOS採用の導入を検討したきっかけとは？　どんな課題があったのでしょうか。

内藤：
2018年ごろから、中途採用が本格化しました。
当社は長らく新卒中心の採用方針でしたが、離職者のあとを新卒の若手が担うのは限界があり、社内の技術力やノウハウが先細りしていくという課題がありました。
そこで、事業拡大に向けて、それまで年数名だった中途採用人数を十数名に増やす方針が決定。これまでよりも多く、中途採用応募者を募る必要が出てきました。

中途採用では、人材紹介会社や自社の採用ページ経由のほか、複数の求人媒体を同時に使うこともあり、各媒体の管理システムをバラバラに使っていました。管理フォーマットの形式が媒体によって異なるため、一つ一つのシステムにアクセスし、候補者データをダウンロードして管理しなければなりません。非常に煩雑で、応募人数が増えれば対応しきれなくなることが予想されました。
候補者情報を一つのデータベースで管理できれば、オペレーション業務の削減はもちろん、媒体の垣根を超えた候補者比較もできるようになります。データドリブンな採用の実現に向けてもシステムの導入が必要だと考え、検討を始めました。

―数あるサービスのなかから、HRMOS採用を選んだ理由は何ですか。

谷迫：
3社ほどで比較検討した結果、HRMOS採用のインターフェースの分かりやすさ、使い勝手の良さが決め手になりました。
HRMOS採用導入前までは、書類選考と1次面接を人事サイドが担っていましたが、いずれは採用業務に現場、とくにエンジニア部門に携わってもらいたいと考えていました。現場と一緒に進めていく以上、システムの使いやすさは重要です。さらに、採用体制が拡充していったときに、新しいメンバーがストレスなく使い始められるかどうかも大切なポイントでした。

情報共有がスムーズになり、書類選考から現場を巻き込めるようになった

―HRMOS採用導入によって、採用への取り組みはどう変化していますか。

内藤：
現場が書類選考の段階から関わるようになり、選考プロセスは大きく変わりました。
HRMOS採用導入後、1年ほどは人事だけでHRMOS採用を活用。使っていくうちに、URLのリンクを送れば候補者情報をすぐに確認できることや、「Outlook」のスケジュール確認、面接設定、「Zoom」のURLの自動生成など、すべてHRMOS採用上で完結できることが分かりました。
これなら、現場への情報共有もスムーズになると考え、アカウントを作成して書類選考からお願いするオペレーションへと移行することにしました。

鎌倉：
面接後の評価フィードバックも、HRMOS採用上で回収できるため運用がシンプルになりました。保存忘れがあっても、必ずデータ保存される機能がついていて助かっています。
以前は、メールや口頭でもらっていた評価内容を、次の面接担当者への資料としてまとめる業務が発生していました。さらに、紙文化が根強く、出力して渡すことも多かったのですが、HRMOS採用導入後にコロナ禍となりWeb面接、リモートワークが浸透。「すべてデータベースに落とそう」という考え方が広がっていきました。
自動リマインド機能があるので、人事から現場へメールを送る手間もなくなりました。在宅勤務メンバーとの情報共有でも「HRMOS採用を確認しておいて」の一言で済むので非常にスムーズです。

―現場が採用プロセスに関わることは、現場にとっては負担増となるのでは。どのように、現場との連携を進めていったのでしょうか。

谷迫：
中途採用が本格化した段階から、現場トップの意識を変えることが大事だと思い、「一緒に採用をしていこう」とメッセージを発信していました。
具体的には、経営会議の場で中途採用について議論されるたびに、「これからは現場が選考に入っていただかないと、この人数の採用は実現できない。ぜひ協力をお願いします」と幹部メンバーに伝えていきました。

実際に採用現場では、書類選考から1次面接の段階で、「人事の視点が現場とフィットしていないのでは」と思うことが少なからずありました。
人事サイドではあまり評価が高くなかった方を、現場は「ぜひ採用したい」と言うことも。入社後の活躍を見据えれば、配属される現場の意見は重要であり、志向性の一致やカルチャーマッチは現場とともに進めなくてはいけません。選考段階から、現場と会話してもらうことが大切だと考えました。

HRMOS採用導入前は、1次面接から現場に関わってもらえたらいいなと思っていましたが、「応募書類がこんなに簡単に共有できるなら、書類選考から見てもらおう」と想定よりも早い段階で切り替えに踏み切れました。
現場の巻き込みに向けて、まずは面接への同席から始めてもらい、どういう人を採用したいのか、各部門の求める人物像（ペルソナ）を具体化していけるようにステップを踏んでいきました。

鎌倉：
現場に対しては、HRMOS採用の使い方の説明会を行ったり、作業マニュアルを送ったりしています。インターフェースが分かりやすいので、「マニュアルを見て操作してみてください」と案内したあとは、皆さんとくに問題なく使っています。

―HRMOS採用の導入によって実現できた、新たな取り組みがあれば教えてください。

鎌倉：
HRMOS採用を導入したことで、タレントプールとリファーラル採用に取り組み始めました。
「以前接点を持った人にもう一度アプローチする」というタレントプールの考え方は、アイデアとして持ってはいましたが、具体的にどうすればいいのか分からず、手付かず状態でした。しかし、HRMOS採用にタレントプール機能があったことがきっかけとなり、本格的に動き出せました。
まだまだ採用に結びつけられてはいませんが、今後の候補者接点の重要な一要素になっていくと考えています。

リファーラル採用では、社内限定求人を作成し、中途採用担当者にURLを一斉に発信しています。「周りに転職を考えている人がいたら、このURLを送ってね」と周知し、実際に3～４名、リファーラル採用経由で応募がきています。HRMOS採用導入を機に、母集団形成の思いもよらぬ取り組みができたと感じています。
現在は、人材紹介会社と自社の採用ページ、求人媒体とスカウト経由での流入経路に、リファーラル採用が加わり、９つの入り口があります。すべてHRMOS採用に集約され一元管理できるようになったので、新たな取り組みを始めてもオペレーション業務に負荷がかからず、非常に助かっています。

CSとの定例会で、採用全般の相談から施策の実行まで

―ビズリーチからのフォロー、サポートはどのように活用されていますか。

鎌倉：
月に1回、HRMOS採用のCSとの定例会を行っています。
HRMOS採用をフル活用するには、機能をよく知るCSからのアドバイスが欠かせないと考え、定例会の実施を提案しました。
「Google アナリティクス」を活用したデータドリブンなHRMOS採用の活用のほか、効果的な求人ページの作り方などもアドバイスをいただいています。応募フォームの作り方や求人情報の見せ方、タイトルのつけ方などをアドバイス通りに変えたところ、3名の採用成功に結びついたことも。月1回、振り返りの時間を設けることで、「次までにこのデータを分析しておかなければ」ときちんと取り組めるようになりました。CSという伴走者がいることで、HRMOS採用の機能の新たな使い方に気付かされることもあります。

―今後、取り組みたいことはありますか。

谷迫：
採用の最終ゴールは、自社の採用ページのみで十分な母集団を形成することだと思っています。
自社の採用ページを流入口にするために、HRMOS採用を活用したコンテンツの作成など、チャネル拡大を検討していきたいですね。

内藤：
HRMOS採用では、採用するまでの評価を蓄積できています。これからは、入社後の評価にリンクさせて、入社前の選考段階で期待していることがきちんと成果につながっているかを見ていきたい。採用データベースの段階から、自社の従業員になりうる可能性を秘めているので、そこからタレントマネジメントをスタートさせたいです。

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

鎌倉：
「攻めの採用活動」をしたい企業にとっては、とても使い勝手のいいシステムだと思います。
媒体に求人を出して集まればいいという受け身の採用活動ではなく、媒体以外にもさまざまな採用手法にチャレンジしたい方にとっては、タレントプールやリファーラル採用の機能があってアクションにつなげやすいです。単純な管理にとどまらないシステムになっています。
さらに、CSを活用することで、他社事例など外部の知識を提供してもらえることも多く、ソフト面でのアドバイスもありがたいです。株式会社ビズリーチが持つ豊富なノウハウを取り入れたいという方にもおすすめしたいと思います。