株式会社JMDC

業界：情報システム
事業概要：医療統計データサービスを提供
従業員数：約200名（2019年7月時点）

JMDCは2002年の創業以来、「健康で豊かな人生をすべての人に」というビジョンに基づき、医療ビッグデータの力で持続可能な国民医療を実現するために医療統計データサービスを提供しています。560万人分を超えるデータベースは、製薬会社の新薬開発やマーケティング戦略立案、生命保険会社の新商品開発、顧客満足度の向上施策など、幅広く活用されています。東証1部上場企業であるノーリツ鋼機株式会社のグループ会社であり、2018年7月に現在の社名に変更しました。2018年4月には新社長が就任し、パフォーマンス向上につながる人事施策にも次々着手しつつ、組織が拡大するなか、HRMOS採用をどのように活用しているのか、経営管理部の山東あみ様に伺いました。

導入の目的

事業成長に伴う採用数増加に対応しつつ、各部署の採用要件・求める人物像に合致する人材の採用を推進したい

課題

選考に関する情報が一元管理できておらず、採用オペレーション業務に時間がかかっていた

導入の決め手

採用における情報を一元管理できる
自社の採用ページを人事主導で作成できる

効果

自社の採用ページの情報を充実させ、社内外への情報発信を強化することで直接応募が20倍に増加
人材紹介会社からの紹介数が2倍以上、エンジニアの紹介数が3～4倍に増加
採用担当者1人で年間50名以上を中途で採用決定、2020年卒の新卒第1期生も採用決定

40名を超える面接担当者が採用に協力的になり、選考がスピードアップ

ーHRMOS採用を導入された経緯を教えてください。

2017年1月に採用担当を引き継いだ時点では、「Excel」で採用に関するあらゆる情報を管理していました。現在では社員数は約200名ですが、そのころはまだ約120名。年間の中途採用者数は30名弱と急成長しており、書類選考数だけでも700件近くあり、残業時間を増やしても、私一人では採用オペレーション業務をこれ以上増やせない状態でした。実は2016年11月に、前任者がすでにHRMOS採用を導入はしていたのですが、活用できていない状態でした。着任後に改めて説明を受け、新しいやり方に協力的な面接官がいる部署との連携から始めて、徐々に社内に浸透させていき、2017年7月からHRMOS採用へ完全移行しました。

ー実際、HRMOS採用を使われてみて、いかがでしたか。

採用管理システムを使うのは初めてでしたが、情報を一元管理することで格段に業務が楽になりました。私は、採用担当のほかに法務と広報も兼務しており、全体の業務の6～7割を占める採用を効率よく行えるのはとてもありがたいですね。業務を切り分けやすくもなったので、適性検査の管理、HRMOS採用へのアップロード、面接調整などはパートのスタッフに依頼するようにしました。UIが分かりやすいので、HRMOS採用の操作方法は特に説明しなくても使ってもらえています。

また、当社は募集ポジションの種類が常時20件以上あることも多く、面接官も40名を越えるのですが、評価の入力をしていない面接官には、自動でリマインドメールが送られるので楽になりました。以前は、口頭やメールによる個別のリマインドをしていましたが、最近では書類選考のリマインドをしなくても、担当者がHRMOS採用上で速やかに済ませてくれます。また、1次面接官から2次面接官への評価の申し送りも人事が個別に行っていましたが、システム上にすべて履歴が残っているので面接官が自発的に確認するようになりました。

ー採用の状況は変わりましたか。

人材紹介会社による採用がメインだったのですが、採用オペレーションの効率化により時間ができたことで、さらなる採用のスピードアップとより良い人材獲得に向けて、求人媒体やスカウト型サービスも職種により積極的に使い始めました。その結果、エンジニア採用数のうち20％、事務職の採用は40％以上を人材紹介会社以外で採用できました。また、人材紹介会社からの紹介数も、2016年の690件から、2017年には909件に増え、2018年には1,500件と急増しています。

採用活動に関して、社内の他部門の理解も深まりました。レポート機能で状況が可視化されたことで採用環境の厳しさも伝わり、「面接時にどうやって候補者に自社の魅力を伝えていくか」「どのような面接を実施していくのが効果的か」などを面接官が自ら考え実践してくれています。そのような協力的なムードを受け、本年度からは募集の際、各部門から求人の要件に加えて、ペルソナも具体的に共有してもらうようにしました。おかげで人材紹介会社にも、求める人物像をより的確に伝えられるようになり、書類選考通過率があがりました。

また、自社ホームページに掲載している求人ページも、以前は職種と簡素な業務内容をテキストで表示させているだけのものでしたが、HRMOS採用で採用ページを作成するようになり、自社の採用ページ経由での応募数が20倍近くに増え、採用決定にも至っています。

自社の採用ページを充実させることで、社内外の関係者に求人への理解を促進。人材紹介会社からのエンジニア紹介数が3～4倍に

ー自社の採用ページから、コストゼロで採用ができたわけですね。

そうなんです。作成もメンテナンスも簡単なので、掲載内容を細かに改善できたおかげでしょう。他社がHRMOS採用で作成されているページも参考にしながら、見直しもしました。さらに、社内のデザイナーが掲載写真の加工などを協力してくれ、魅力が伝わりやすいように作り込めたのも功を奏したと思います。

また、HRMOS採用の求人ページは、人材紹介会社から見ても分かりやすいようで、2社がその内容や写真を基に、社内のキャリアアドバイザーへの説明を実施してくれました。企業の採用担当者は、人材紹介会社の営業担当者とは関係構築できていても、キャリアアドバイザーとは接点がないことが多いものです。特に当社は、事業内容もB to Bであるため、人材紹介会社のキャリアアドバイザーを含む担当者に理解を深めてもらうことがとても重要です。実際、そのうちの1社では、エンジニアの紹介数が3～4倍になりました。もう1社は幅広い職種を扱う大手企業なので、さまざまなポジションの紹介をいただけて、ありがたかったですね。それ以外の人材紹介会社も、自社内で求人票を作成するのにHRMOS採用で作成した求人ページの情報を引用したり、掲載写真に対するご提案をもらったりなど、非常に活用していただいています。

求人媒体を使う際も、求人票に書ききれない情報をHRMOS採用の求人ページに記載するようにしています。そうしておくことで、実際に候補者にお会いした後、応募されたポジションとは別のポジションのほうがフィットするだろうと判断した場合、その職種の説明をするために、求人ページのURLを送るだけでいいのでとても簡単です。

ー今後の展望をお聞かせください。

レポート機能のデータは、さまざまな分析に使えます。現在も、募集を開始してから応募が落ち着いてくると、少し求人ページを書き換えて、各人材紹介会社に「内容を変更しました」と再度伝え、人材紹介会社のリテンションに努めています。求人ページに変更を加えても、求人IDは変わらないので、管理が楽なのも良いですね。HRMOS採用だと、特段の作業負荷なしに、さまざまな施策が実施できるので便利です。今後は採用チャネルごとの特性をさらに分析し、人材紹介会社ごと、求人媒体ごと、また職種ごとにより良い形を検討していきたいです。

また、本年度から新卒採用も始めたのですが、その管理もHRMOS採用でスムーズに進められています。

ーHRMOS採用をまだ導入されていない企業様へ、メッセージをお願いします。

採用は、広報活動的な要素も今後さらに必要とされます。自社ホームページは、どうしても本業のお客様向けの構成なので、求職者には分かりにくいものになりがちです。HRMOS採用であれば求人の内容だけではなく、会社の概要も求職者にとってわかりやすいものになるように内容を作り込めるので、より採用における会社のメッセージを的確に届けられます。単純な工数削減以上に、こうした効果は大きいでしょう。リファーラル採用も、HRMOS採用の求人ページで最新の募集状況が分かりますし、そのURLを社員に共有するだけで紹介を促せます。派遣社員の募集でも活用を進めており、限定公開にして求人ページを作成し、そのURLを各人材派遣会社に送るようにしたら、とても楽になりました。採用担当者が一人でも、兼任でも、このようにいろいろな使い方を編み出せるのがHRMOS採用の良さです。