人材紹介会社への求人票の共有が簡単になり、紹介数が2倍に。候補者のデータ集計・グラフ化も可能になり、採用戦略立案に時間を使えるようになった

システムの拡張性、採用チャネルとの相性でHRMOS採用を選んだ

ーHRMOS採用導入のきっかけを教えてください。

「スプレッドシート」での候補者情報管理に限界があり、2018年12月に導入しました。求人媒体、人材紹介会社、「ビズリーチ・ダイレクト」やリファーラル（社員紹介）など、採用チャネルが複数あったので、チャネルごとにメールやメッセージ画面を開くのも手間でした。履歴書を確認する際も、パスワードを入力して開き、社内の面接担当者に展開する際に再びパスワードをかけて送って……と一つひとつの作業が煩雑で日々の業務を圧迫していました。ほかにも、各候補者がどのチャネル経由で来たのかを確認するためにメールやメッセージをさかのぼり、「スプレッドシート」に入力するといった業務などが積み重なり、採用戦略を立てる時間を確保できない状況にありました。

会社の5年後、10年後を見据え、戦略的に採用計画を立てるためには、目の前のオペレーション業務を削減するところから始めようと、社内で合意形成し、導入を決めました。HRMOS採用にはデータが自動的に蓄積されていくため、採用フロー上に改善すべき点はないか、会社に本当に必要な人材をどのようにして採用すべきか、といった戦略立案にも役立つだろうと考えました。

ー数ある採用管理ツールのなかでも、HRMOS採用を選んだ理由とは？

今後の拡張性と、当社の採用手法との相性、他社の人事担当者からの評価がポイントでした。当社は、2年前まで管理部門がなく、親会社であるサイバーエージェントがその役割を担っていました。2016年に自社で管理部門を作ろうということになり、そのタイミングで私も入社してきたのです。経理、法務、総務、人事など各領域のスペシャリストを採用しながら体制を整えてきたのがこの2年間の動き。メンバーもそろった今は、管理部門のシステムに何を導入すべきかを検討しているフェーズです。

採用部門のシステム導入は業務の逼迫（ひっぱく）度合いから待ったなしの状況だったため先に動いたのですが、第一弾としてどのシステムを導入するかは会社にとって重要でした。導入にあたっては、システムとして今後どのような機能が拡張されていくか、運営会社のビズリーチがほかにどのような人事・管理部門ツールをリリースする予定なのかをはじめ、他社とのサービス連携の方針も詳しく伺いました。システムの刷新はもちろん、システムが網羅する領域が広がる予定であるなど、ビズリーチ自体に勢いを感じたことが大きな決め手となりました。

また、「Wantedly」や「ビズリーチ・ダイレクト」など、当社が活用しているチャネルと自動連携できる点も魅力でした。他社の人事担当者や人材紹介会社に採用管理システムの評価を伺いましたが、HRMOS採用が使いやすいという声が多く、評価の高いシステムを導入することで、人材紹介会社からの紹介が増えるのではないかという期待もありました。

応募数の集計データ作成もボタン一つで簡単に。業務内容が一変した

ー導入後、オペレーション業務はどう変わりましたか？

複数の画面を開く必要がなく、HRMOS採用だけを見ていればいい。それがこんなに楽だなんて！と感動しています。

「スプレッドシート」で管理していたときは、候補者の名前をコピーして貼り付け、選考フローのステータスを入力する、面接担当者の評価を転記する……とさまざまな作業が発生していました。1人あたり数分の業務であっても、多様な採用チャネルの活用によって応募者が月400～500人集まることもあるので、本来持つべきスピード感にまったくついていけていませんでした。

今は、一元管理されたシステムがあることで、面接担当者も評価をきちんと入力してくれるようになり、オペレーション業務の大幅な削減につながっています。また、当社はメディア露出が多く、露出を機にどれくらい応募が増えたかといったデータを経営層から求められます。以前は、1営業日丸々かけて数字を集計していましたが、HRMOS採用であればボタン一つで週ごと、月ごとの応募数が出てきます。グラフ化されたページを見せるだけでいいのでとても助かっています。

ー実感している効果、採用実績の変化はありますか？

人材紹介会社からの紹介数は、HRMOS採用の導入前後で約2倍に増えました。HRMOS採用上で作成した求人票を簡単に共有できるため、以前は「この職種は公開しなくてもいいかな」と思っていたものもすべてオープンにするようにしています。人材紹介会社側も気軽な気持ちで連絡いただけるようになったのかもしれません。

また、以前は採用サイトを自社で持っておらず、他社媒体のリンク（URL）を貼って遷移させていました。HRMOS採用によって採用サイトを持てるようになったため、当社の名前で検索して応募してくださった方がどれくらいいるのかもわかるようになりました。「メディア露出があるとこれくらい応募が増える」といった数字も見えやすく、戦略が立てやすいと感じています。

タレントプール機能を活用し、効率的な採用を進めていく

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

自社サービスのブランドやビジョンを再定義するプロジェクトがつい先日まで進行していました。これを機に、採用基準や評価基準も明確にしていこうというのが人事担当としての新たなミッションです。HRMOS採用導入から約3カ月たち、データも蓄積されてきているので、「どういう採用チャネルから自社のビジョンにフィットする人材が来ているのか」「応募者が集まりやすいポジションはどこか」「選考フローで改善すべき点はどこか」など、分析できる土台ができつつあります。「人事・採用戦略」を立てる素材がそろってきたので、より具体的に動き出したいですね。

また、優秀な方であればあるほど現職でも活躍していらっしゃるので、「入社意欲は高いけれど、今すぐには動けない」というケースがあります。以前はステータスが止まると埋もれがちでしたが、HRMOS採用では応募者一人一人にラベルをつけ「タレントプール」として情報管理ができます。しかるべきタイミングでまたアプローチができれば、質が保証された効率的な採用につながると考えています。

ーHRMOS採用をまだお使いでない人事・採用担当の方へ、アドバイスやメッセージはありますか？

人事・採用をお一人で担当している「ひとり人事」の方には、特にご利用をおすすめします。今後、新しくメンバーが増えていく場合はなおさらです。「ここにすべての情報が集約されている」というシステムが用意されていれば、引き継ぎの業務も楽になるはずです。

人事・採用業務は本当に煩雑で、「候補者と面接担当者との日程調整と、会議室をおさえるだけで1日が終わる」という話はよく聞きます。システム導入によってそうした一つひとつの業務が削減できるので、投資する価値は十分にあると思います。