属人的な調整業務に割いていた時間が不要になり、本質的な議論が活発化

複雑な採用フローで、情報整理が追いつかなかった

ー採用担当の柳川裕美様に、お話を伺いました

HRMOS採用の導入前、応募者の情報はすべてお手製のシートで管理していました。当社は、常時複数職種を採用しており、さらに面接担当者が職種ごとにいるため、多くの社員が採用に関わります。さらに採用チャネルも、社員紹介経由から媒体広告、人材紹介と幅広く、応募者一人ひとりの現職の状況や転職意欲の度合いなどによって採用フローも異なります。どの応募者がどのチャネルから来たのか、誰が面接をしてどのような評価だったのかなど、把握すべき情報が複雑ゆえ、社内共有に工数が掛かっていました。面接日程の調整や面接官のスケジュール予約、情報共有などを手作業で行っており、業務が非常に煩雑だったことに加え、採用プロセスは採用担当の記憶力に頼る部分が多く、属人的でした。一人の候補者に対し、複数の採用担当者がコミュニケーションをとっている場合もあるので、その都度、過去の会話の履歴を共有。社内ミーティングに時間をとられてしまうのも課題でした。

HRMOS採用を知ったのは、社内で独自の管理システムを構築しようと動き始めた時でした。「採用チャネルや採用フローが画一化されていなくても一括管理できる」という点は、まさに当社向き。採用業務はテクノロジーを使ってもっと整理できるはず、効率化を図れるはずだとずっと感じていたので、これで仕事の仕方が変わるかもしれないと期待しました。

採用コストや媒体効果の可視化で、検証が簡単に

HRMOS採用では、採用担当者や面接官のコミュニケーション履歴を一元管理できるので、応募者が採用フローのどの段階にいるのか、社内で情報共有の時間をとらなくても把握することができます。当社は、応募者によって、10人以上の社員に会ってもらうこともあれば、入社体験やクライアント（店舗）への営業同行などをしていただくこともあり、その方が納得できる採用プロセスを踏みながら選考を進めていきます。そんな複雑なフローだからこそ、応募者の状況把握が素早くできることで、次の応対遅延などのミスを防げます。

また、採用コストや、求人ごとの応募実績などもデータで分析できるので、コストやマンパワーが応募実績や採用実績に確実に結びついているのか、客観的に判断できるようになりました。これまで「先週はスカウトメッセージをたくさん送ったので忙しかった」など感覚的に業務を振り返りがちになっていたところを、HRMOS採用を利用することで、実際にどれくらいの効果が出ているのかが一目瞭然に。広告媒体では、キャッチコピーや写真を変えることで応募数が5倍になることもあり、施策と効果を紐づけて分析できるようになりました。建設的な検証が可能になり、社内にノウハウが蓄積されたことは大きな収穫でした。

採用業務をテクノロジーで解決。仕事の質が大きく改善された

HRMOS採用を活用するようになってからの大きな変化は、業務時間を「本来時間を割くべき採用の仕事」に充てられるようになったことです。これまでは、職種ごとの採用担当者や面接官と毎週会議の場を設け、応募者の「採用フェーズの情報共有」に時間を使っていました。しかし、それらの情報はシステムで管理できるようになったことから、そもそも情報共有のために集まる時間は不要に。その分、「この応募者をどうクロージングしようか」「この応募者は2次面接に進めるべきか」「人材紹介会社からの紹介を増やすために、どうアプローチしようか」といった、本来採用担当が議論すべき内容を深められるようになったのです。人が解決すべき問題は話し合い、テクノロジーに任せられるものはテクノロジーにお願いする。そのすみわけができたことで、社内コミュニケーションの密度もあがりました。

当社のように、採用担当者が少なくて、採用フローも確立されていない企業は多くあると思います。しかし、属人化している採用業務の多くはテクノロジーで解決できるものがほとんど。究極の理想は、人事担当者がいなくても、社員が情報を共有して、誰でも採用担当になれる会社。Rettyは飲食店との出会いや新しい発見をテクノロジーで最適化していくことを追求しています。HRMOSも、採用や人材業務をテクノロジーで最適化していくことで、良い人との新たな出会いを創出してくれると期待しています。