オペレーション業務削減で選考のリードタイムも短縮！ HRMOS採用をハブに、人事と現場の協力体制を構築

年間約70名の中途採用がスタート。業務効率化が必須だった

―HRMOS採用の導入を検討したきっかけとは？　どんな課題があったのでしょうか。

森下：
リコーリースでは、事業拡大に伴う中途採用を2019年より本格化させました。年間約70名採用を、3名の採用担当で進めることになったのですが、それまで使っていた採用管理システムが機能しておらず、アナログなオペレーション業務に時間がとられるばかり。このままでは仕事が回らなくなると、より活用しやすいシステムを早急に導入することを検討し、2021年1月からHRMOS採用を活用しています。

神谷：
当社の採用はポジションごとに進めるため、書類選考段階から現場が判断し、1次面接は主に現場の課長が担当します。
以前までは人材紹介会社や媒体経由で届いた書類を、人事を介して、現場にメール添付で確認を依頼。状況確認で再度メールを送り、面接の日程調整をお願いして会議室を取って連絡して…と、情報伝達だけで膨大な時間をとられていました。
やはりメールでのやりとりですと埋もれてしまい、確認に時間がかかることが多々あり、選考通過までのリードタイムも長くかかっていました。
採用活動においては、現場が主体性を持ち、人事と協働して採用活動を行うという意識や文化が醸成されていなければ、現場ニーズにそった人材をスムーズに採用することは難しいと考えます。
そのため両者の煩雑な業務を解消し、採用活動に前向きに取り組むには、業務負荷がかからない、使いやすいシステム導入が欠かせないと考えました。

―数あるサービスのなかから、HRMOS採用を選んだ理由は何ですか。

神谷：
3社ほどのサービスを比較検討しましたが、最終的には操作性の高いUI/UXが決め手となりました。
現場に協力をお願いするためには、システムが直感的に使いやすいことが重要だと考えます。各選考を進める際には、必ずといってよいほど採用管理システムを使用するわけですから、簡単な操作で使いやすいシステムのほうが現場の負担感は軽減されると考えました。
人事サイドとしても日常的に触れるシステムなのでストレスなく操作したかった。面接進捗や通過率などの分析をシステム上で行えるものが望ましいと考えました。

森下：
人材紹介会社の当社担当の方々から「導入するならHRMOS採用にしてください」と言われたのも大きかったですね。当社の採用は、人材紹介会社の皆さんを巻き込んで「One Team」で進めさせていただいています。人材紹介会社の皆さんにとっての使いやすさも大事な視点でした。
検討の際は、どれだけ工数削減ができるか、かかる時間を人件費換算して数値化しました。結果、年間で約1,300時間削減でき、人事担当者1名分の作業工数を削減できることがクリアになったため、社内でも比較的スムーズに決定に至りました。

スカウトを送る余力が生まれ、リファーラル採用の活性化にもつながっている

―HRMOS採用導入で、苦労した点、工夫したことはありましたか。

神谷： 導入に苦労することはありませんでしたが、「採用成功に向けて一緒に取り組んでいこう」と現場との協力体制を築いていくのは初めての試みだったので、人事サイドでシステムの動作や工数を把握して、現場に負担感がないような設計にする必要はありました。
そこで、システム職の採用活動でパイロット的にHRMOS採用を使用してもらい、どうすればよりスムーズに、現場で活用できるか、選考のリードタイム短縮につながりそうかのフィードバックをもらうことにしました。
すると、システムの細かい仕様で、想定していたフローだと一部スムーズに進められないことが判明。もらったフィードバックを基にフローやマニュアルを再設計しました。
その後、各ポジションも順次HRMOS採用に切り替えを行ったのですが、使用方法に関する問い合わせは少なく、スムーズに切り替えができたと思います。

―HRMOS採用導入によって、現場の採用への取り組みはどう変化していますか。

神谷：
HRMOS採用導入を機に「これからはHRMOS採用を採用活動のハブにする」というオペレーションに一新しました。
書類の確認、面接日程の調整、面接官の評価入力など、「情報はすべてHRMOS採用に集約していく」ことを伝え、UI/UXのわかりやすさもあって、現場にも問題なく浸透していると思います。
面接担当者からは、「紙で書類が見られないのか」と不満の声が上がったこともありましたが、システムを使っているうちに、「面接評価を直接入力できるのはラクだね」と捉え方が変わっていきました。
以前は、「Word」に評価フィードバックを打ち込んでメールで人事に送るというオペレーションで、評価表のフォーマットも分量を多く入力しなければならない内容でした。HRMOS採用は直接入力できるうえ、箇条書きで打ち込みやすく、文書作成の負担も軽減されていると思います。

森下：
HRMOS採用導入前から、人材紹介会社と現場の採用責任者とで求人ページの作成ミーティングを実施していましたが、転職マーケットにはいないと思うような条件が並んでしまうことも…。なかなか採用に至らず、現場の人材不足が長期化するという悪循環が続いてしまうこともありました。
HRMOS採用導入後は求人ページ作成ミーティングに私たちが必ず入ることにし、現場の本質的なニーズを把握しながら一緒に求人ページを作成することで、現場の業務状況や職場環境の理解が深まり、市況感に合った人材要件に調整していくことができます。現場に理解してもらいながら、人材紹介会社の方にも「この人材なら紹介できる」と感じてもらい、三者間でアラインメントをとることができ、採用力向上にも影響していると思います。

良い人材を早く採用することは、共通のゴールです。「私たちも頑張りますので、現場の皆さんも一緒に頑張りましょう」と常々伝えてきたことで、意識も変わってきましたね。

―オペレーションが変わり業務効率が上がったことで、仕事の進め方にも変化はありましたか。

森下：
現在、年間約70名の中途採用を3名で進めていますが、私は1次面接に面接官として入り現場のサポートも行っています。それでも時間的な余裕があり、人材データベースのサーチやスカウト送信までできるようになりました。
以前は、書類を現場に送って、戻ってきた結果を人材紹介会社に連絡して…と、情報を各方面に伝達することで1日が過ぎていました。でもHRMOS採用は、書類選考が遅れている人には自動でリマインド通知が送られるので、プッシュメールを送る手間も要りません。
今では、1日約70通のスカウトを送っていて、受け身ではなく、積極的な採用活動にも取り組めています。求人ページを現場と一緒に作成しているので、本質的なニーズを踏まえてスカウトを送ることができます。本来採用担当として割くべき時間を使えているので、満足度も高いです。

神谷：
以前は、選考結果が出るまでのリードタイムが他社より1週間長くかかっていました。
HRMOS採用での一元管理により各選考プロセスの調整業務が減ったことで、リードタイムは1週間程度短縮され、採用力アップにもつながっていると思います。

―HRMOS採用の導入によって実現できた、新たな取り組みがあれば教えてください。

神谷：
HRMOS採用の求人ページを活用し、「今募集している求人」をすべて掲載しています。URLをクリックすれば求人を一覧で見られるようになり、募集を行っているポジションの可視化を行うことができました。こちらのURLを活用し、リファーラル採用の推進や、採用広報をしています。
直近では、社員からリファーラル採用に関する問い合わせを受けたり、実際に紹介を受けるなど、求人ページを活用した採用広報を行うことができ、以前よりもリファーラル採用が活発になってきていると感じます。
中途入社者向けのオリエンテーションでもURLを展開し「ぜひ紹介してください」と毎回アナウンスしています。新規入社者からリファーラル採用のカルチャーを広げていきたいですね。

森下： リファーラル採用制度は以前からありましたが、今回は「リファーラル採用広報を仕組み化した」といえるでしょう。HRMOS採用を活用した採用広報が可能となった今、これからはリファーラル採用のさらなる活性化を考えていきたいです。

採用は、現場と一緒になって取り組んでいく。HRMOS採用がそのカルチャーを作る後押しをしてくれた

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

森下：
現場と人事が一体型で採用していくうえで、ハブになるシステムは欠かせません。
現場のニーズは現場にしかわからないので、人事だけが頑張っても効果的な採用の実現は難しく、疲弊につながっていくかもしれません。現場との協働体制をどう作ればいいだろうと悩んでいる企業があるのなら、使いやすい優れたUI/UXのシステムを導入することが近道になるのではないかと思います。
当社は、HRMOS採用導入とともに「人事と現場が主体的に協力し合い、良い人材を採用していきましょう」という文化を醸成できました。
その意識変容は、HRMOS採用導入によって得られた価値だと思っています。

神谷：
HRMOS採用の使いやすさは、初めてATSを導入する企業にとっても最適だと思います。
人事側での構築や設計は簡単ですし、直感的な操作が可能なので心理的な負担も少ない。何よりも現場から戸惑いの声が少なかったことは、導入に対するハードルが低いことの証明になったと感じています。
中途採用を活性化させたいけれど、なかなか工数を割けないという企業は、HRMOS採用導入が大きなメリットになると思います。